Sie haben eine Offerte geschickt, und dann kommt nichts. Viele Betriebe warten still und hoffen, andere rufen schon nach zwei Tagen an und fühlen sich dabei unwohl. Beides ist verständlich, und beides lässt sich einfacher lösen: mit einem festen Ablauf, den Sie jedes Mal gleich anwenden.
Eine ausbleibende Antwort heisst selten «Nein». Häufiger ist die Offerte im Posteingang untergegangen, die Entscheidung liegt bei jemand anderem, oder es fehlt eine kleine Auskunft. Eine freundliche Nachfrage räumt genau das aus dem Weg. Sie zeigt ausserdem, dass Ihnen der Auftrag wichtig ist, ohne dass Sie am Preis drehen müssen.
Das Nachfassen beginnt schon in der Offerte. Drei Dinge machen es leichter:
Der Ablauf in vier Schritten
Schritt 1: Versand und Ankündigung (Tag 0)
Schicken Sie die Offerte mit einer kurzen Begleitmail und nennen Sie den Tag, an dem Sie sich wieder melden. Notieren Sie das Versanddatum und das Gültigkeitsdatum an einem festen Ort, zum Beispiel in Ihrer Auftragsliste.
Schritt 2: Bei grösseren Aufträgen kurz anrufen (Tag 2 bis 3)
Bei einem Auftrag, der für Sie oder die Kundschaft wichtig ist, lohnt ein kurzer Anruf: «Ist die Offerte angekommen? Gibt es offene Fragen?» Zwei Minuten genügen. Bei kleinen Offerten können Sie diesen Schritt weglassen.
Schritt 3: Erste Nachfrage (etwa nach einer Woche)
Eine kurze Mail, die drei Dinge tut: auf die Offerte verweisen (Nummer, Auftrag), fragen, ob sie angekommen ist und ob Fragen offen sind, und anbieten, etwas anzupassen. Kein Vorwurf («Sie haben noch nicht geantwortet»), kein Rabatt als Köder. Ihr Betreff darf ruhig die Offertnummer enthalten, damit die Mail sofort zuzuordnen ist.
Schritt 4: Zweite Nachfrage mit Ausweg (nach etwa zwei Wochen)
Wenn wieder nichts kommt, schicken Sie eine zweite, noch kürzere Nachricht und fragen offen, ob das Projekt noch aktuell ist. Geben Sie dabei drei Antworten zur Auswahl vor: weiter, später oder nein. Wer «nein» sagen darf, ohne sich rechtfertigen zu müssen, antwortet eher. Und Sie haben danach Klarheit.
Danach nicht mehr nachfassen. Notieren Sie die Offerte als offen, und wenn das Gültigkeitsdatum verstrichen ist, als abgelaufen. Wenn sich die Person später meldet, freut sie sich über Ihre Zurückhaltung.
Zeitplan auf einen Blick
| Tag | Was |
|---|
| 0 | Offerte mit Begleitmail und angekündigtem nächsten Schritt |
| 2 bis 3 | Nur bei grossen Aufträgen: kurzer Anruf |
| etwa 7 | Erste Nachfrage per Mail |
| etwa 14 | Zweite Nachfrage mit Ausweg |
| nach Gültigkeitsende | Offerte als abgelaufen notieren, nicht mehr nachfassen |
Die Tage sind ein Vorschlag. Bei kleinen Aufträgen mit schneller Entscheidung dürfen die Abstände kürzer sein, bei Projekten mit Gremium oder Ausschreibung länger.
Was Sie sagen und was Sie lassen
- Das hilft: ein konkreter Anlass («Die Offerte gilt bis Ende Monat»), eine einzige Frage pro Nachricht, ein Angebot zur Anpassung, ein freundlicher, kurzer Ton.
- Das schadet: «Ich wollte nur mal nachhaken», Druck («Das Angebot gilt nur noch heute»), mehrere Nachrichten in wenigen Tagen, versteckte Rabatte, die frühere Kundschaft ungleich behandeln.
- Schweigen ist in der Regel keine Zusage. Auch nach mehreren Nachrichten dürfen Sie nicht davon ausgehen, dass die Person einverstanden ist. Das Gesetz kennt nur eine enge Ausnahme: Wenn nach der Natur des Geschäfts oder den Umständen keine ausdrückliche Annahme zu erwarten ist, gilt der Vertrag als abgeschlossen, falls der Antrag nicht innert angemessener Frist abgelehnt wird (Art. 6 OR). Bei einer gewöhnlichen Offerte für einen Auftrag sollten Sie damit nicht rechnen.
Anrufen oder schreiben?
Für die erste Nachfrage ist die Mail der Standard: Sie ist nachvollziehbar, die Person antwortet, wann es passt. Bei grösseren Aufträgen, bei Kundschaft, die Sie schon kennen, oder wenn Sie eine Frage schnell klären wollen, ist ein Anruf besser. Halten Sie ein Telefongespräch danach in einem Satz per Mail fest («Wie besprochen …»), damit beide dasselbe im Kopf haben.
Datenschutz und Werbung: Darf ich überhaupt nachfassen?
Die Nachfrage zu einer Offerte, die jemand bei Ihnen angefragt hat, ist ein Teil dieser Anfrage. Etwas anderes ist es, dieselbe Adresse später für Newsletter oder Aktionen zu nutzen. Eine einzelne Nachfass-Mail zu einer angefragten Offerte hat einen direkten Zusammenhang mit der Anfrage und ist keine Massenwerbung im Sinn des Wettbewerbsrechts. Massenwerbung ohne einen solchen Zusammenhang, etwa ein Newsletter, ist nur zulässig, wenn die Person vorher eingewilligt hat, der Absender korrekt angegeben ist und eine problemlose, kostenlose Ablehnung möglich ist (Art. 3 Abs. 1 Bst. o UWG). Die Ausnahme für ähnliche eigene Angebote gilt nur für Kundschaft, deren Kontaktdaten Sie beim Verkauf erhalten haben, nicht für eine blosse Anfrage. Ausserdem dürfen Personendaten nur zu einem erkennbaren Zweck beschafft und nur damit vereinbar bearbeitet werden (Art. 6 Abs. 3 DSG). Nutzen Sie die Kontaktdaten aus der Anfrage nur für diesen Auftrag, solange die Person nichts anderes wünscht.
Checkliste
- ☐ Die Offerte hat ein Gültigkeitsdatum und eine klare Annahme
- ☐ Die Begleitmail nennt den nächsten Schritt (zum Beispiel Rückruf)
- ☐ Versanddatum und Nachfass-Tage stehen in Ihrer Auftragsliste
- ☐ Erste Nachfrage nach etwa einer Woche, mit einer einzigen Frage
- ☐ Zweite Nachfrage mit Ausweg (weiter, später, nein)
- ☐ Nicht öfter als zweimal nachgefasst
- ☐ Abgelaufene Offerten als abgelaufen notiert
Häufige Fehler
- Gar nicht nachfassen. Die meisten Offerten bleiben liegen, nicht weil die Antwort Nein ist, sondern weil niemand sie anstösst.
- Zu früh und zu oft. Drei Nachrichten in vier Tagen wirken wie Druck. Halten Sie sich an feste Abstände.
- Keine Antwortmöglichkeiten. Eine offene Frage («Und, was meinen Sie?») ist schwerer zu beantworten als «weiter, später oder nein».
- Preis als Erstes senken. Fragen Sie erst nach Umfang, Termin und offenen Punkten. Ein Rabatt verrät sonst, dass der Preis verhandelbar war.
- Nach Ablauf weiter nachfassen. Wenn die Offerte abgelaufen ist, lassen Sie es gut sein und melden sich frühestens mit einem neuen Anlass.
Häufige Fragen
Wie oft darf ich eine Offerte nachfassen?
Als Faustregel höchstens zweimal: etwa eine Woche nach dem Versand und, falls wieder keine Antwort kommt, ein zweites Mal rund eine Woche später. Danach notieren Sie die Offerte als offen und warten, bis das Gültigkeitsdatum abgelaufen ist. Das ist eine Praxisregel, kein Gesetz.
Soll ich anrufen oder schreiben?
Bei kleinen Offerten genügt eine kurze Mail. Bei grösseren Aufträgen oder wenn Sie die Person schon kennen, ist ein kurzer Anruf persönlicher und liefert oft sofort eine Antwort. Halten Sie das Gespräch danach in einer Zeile per Mail fest.
Bin ich noch an meine Offerte gebunden, wenn niemand antwortet?
Nur bis zum Ende der Frist. Wenn Ihre Offerte eine Annahmefrist nennt («gültig bis …»), sind Sie bis zu deren Ablauf gebunden und danach wieder frei, sofern bis dahin keine Annahme bei Ihnen eingetroffen ist (Art. 3 OR). Ohne Frist gelten kürzere Zeiträume (Art. 4 und 5 OR). Schweigen der Kundschaft ist in der Regel keine Annahme (Art. 6 OR). Wer nicht gebunden sein will, hält das in der Offerte ausdrücklich fest (Art. 7 Abs. 1 OR). Keine Rechtsberatung: Bei grossen Aufträgen lassen Sie die Bedingungen von einer Fachperson prüfen.
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