Rechnung schreiben in der Schweiz: Pflichtangaben und QR-Rechnung

Allgemeine Information, keine Rechts-, Steuer- oder Treuhandberatung. Stand: November 2026. Im Zweifel fragen Sie die Eidg. Steuerverwaltung (ESTV), Ihre Treuhandstelle oder eine Fachperson.

Eine saubere Rechnung beschleunigt die Zahlung und erspart Rückfragen. Hier die wichtigsten Punkte für Selbständige und kleine Firmen.

Pflichtangaben bei MWST-Pflicht

Wer mehrwertsteuerpflichtig ist, stellt dem Leistungsempfänger auf Verlangen eine Rechnung aus, die die Angaben nach Art. 26 Abs. 2 MWSTG enthält. Dazu gehören sinngemäss:

• Name und Ort (Adresse ist üblich) des Leistungserbringers, der Hinweis auf die Eintragung als steuerpflichtige Person und die MWST-Nummer (Format CHE-123.456.789 MWST)
• Name und Ort (Adresse ist üblich) des Leistungsempfängers
• Datum oder Zeitraum der Leistung, falls vom Rechnungsdatum abweichend
• Art, Gegenstand und Umfang der Leistung
• Entgelt für die Leistung
• anwendbarer Steuersatz und der auf dem Entgelt geschuldete Steuerbetrag (bei inbegriffener Steuer genügt der Steuersatz)

Quelle: MWSTG auf fedlex.admin.ch; Hinweise der ESTV.

Ohne MWST-Pflicht: was üblich ist

Firmen ohne MWST-Pflicht stellen keine MWST in Rechnung und weisen sie nicht aus. Die oben genannten Angaben zur MWST entfallen. In der Praxis sind trotzdem folgende Angaben üblich und sinnvoll:

• Absender mit Kontaktangaben, Empfänger
• Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Leistungsbeschreibung, Menge, Preis, Gesamtbetrag in CHF
• Zahlungsfrist (z. B. 30 Tage) und Zahlungsverbindung
• ein Hinweis wie «Nicht MWST-pflichtig», wenn das zutrifft

Die QR-Rechnung kurz erklärt

Die QR-Rechnung wurde am 30. Juni 2020 eingeführt. Die Übergangsfrist für die bisherigen orangen und roten Einzahlungsscheine endete am 30. September 2022; seit dem 1. Oktober 2022 werden diese von Banken und Post nicht mehr akzeptiert. Die QR-Rechnung besteht aus einem Zahlteil mit Empfangsschein und enthält einen QR-Code mit den Zahlungsdaten, sodass Kundinnen und Kunden per E-Banking-App scannen können.

• Der Zahlteil steht unten auf der Rechnung (bzw. auf einem separaten Blatt) und ist durch eine Trennlinie abgesetzt.
• Währung: CHF oder EUR.
• Referenzarten: QR-Referenz (mit QR-IBAN), Creditor Reference (ISO 11649, mit normaler IBAN) oder ohne Referenz.
• Die QR-IBAN und das Format erhalten Sie von Ihrer Bank bzw. Ihrer Buchhaltungssoftware. Der QR-Code selbst muss vom Programm erzeugt werden.

Technische Vorgaben und Muster: SIX Group, Standard QR-Rechnung.

Gratis-Beispiel: Rechnungstext

Rechnung Nr. 2026-014
Datum: 12. November 2026

Muster AG, Hauptstrasse 1, 8000 Zürich

Leistung: Erstellung Website-Texte (3 Seiten), gemäss Offerte vom 28. Oktober 2026
Leistungszeitraum: 1.–10. November 2026

Betrag: CHF 540.00
(Nicht MWST-pflichtig)

Zahlbar innert 30 Tagen, bis 12. Dezember 2026.
Bitte verwenden Sie den beiliegenden Zahlteil.
Vielen Dank für Ihren Auftrag!

Das Beispiel ist frei erfunden. Bei MWST-Pflicht ergänzen Sie MWST-Nummer, Steuersatz und Steuerbetrag.

Checkliste vor dem Versand

• Stimmen Adresse, Datum und Betrag?
• Ist die Leistung nachvollziehbar beschrieben?
• Sind Zahlungsfrist und Zahlverbindung klar?
• Bei MWST: Nummer, Satz und Betrag vorhanden?

Wenn eine Rechnung unbezahlt bleibt, hilft unser Ratgeber zum Mahnwesen. Zum Anfang des Prozesses: Offerte richtig aufbauen.

Gratis-Werkzeug

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