Rapport als PDF senden: Kopie, Versand und Aufbewahrung
Allgemeine Information, keine Rechts-, Steuer- oder Treuhandberatung. Stand: November 2026.
Der Rapport ist unterschrieben, die Kundschaft steht noch vor Ihnen, und zwei Tage später fragt das Büro nach einer Kopie. Wer das PDF gleich vor Ort verschickt, spart sich Nachfragen und hat die Rechnungsgrundlage sofort beisammen. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie ein Rapport-PDF an die Kundschaft senden, wie lange Sie Rapporte aufbewahren und wie Sie sie sichern. Welche Angaben auf den Rapport gehören, steht im Ratgeber Arbeitsrapport Vorlage Schweiz.
Wie schicke ich einen Arbeitsrapport als PDF an den Kunden?
Erst unterschreiben lassen, dann erzeugen. Das PDF soll den Stand nach der Unterschrift zeigen, nicht einen Entwurf.
Dateiname festlegen. Zum Beispiel Rapportnummer, Kundenname und Datum. So finden beide Seiten die Datei später wieder.
Versandweg wählen. Auf dem Handy geht es meist über das Teilen-Menü an Mail oder Messenger. Am PC speichern Sie die Datei und hängen sie an eine Mail.
Empfänger prüfen. Die Adresse gehört der Person, die den Auftrag erteilt hat, bei Firmen meist einer Sammeladresse wie der Buchhaltung. Ein Rapport enthält Namen und Adressen, schicken Sie ihn deshalb nicht an unbeteiligte Dritte.
Kurzer Mailtext. Zwei Sätze genügen: Objekt, Datum und der Hinweis, dass die Rechnung folgt.
Versand festhalten. Behalten Sie die gesendete Mail oder notieren Sie Datum und Empfänger beim Rapport.
Ein Messenger ist bequem, aber Chatverläufe sind schwer zu durchsuchen und gehen mit einem Gerätewechsel leicht verloren. Für Rapporte, die später als Beleg dienen, ist Mail die ordentlichere Spur.
Kopie für die Kundschaft: Was gehört ins PDF?
Die Kundschaft erhält am besten dasselbe Dokument, das Sie selbst ablegen: Kunde, Objekt, Datum, Arbeitszeit, Material, Bemerkungen und Unterschrift. Fotos vom Zustand oder von Mängeln erhöhen die Nachvollziehbarkeit, zeigen Sie darauf aber keine Personen. Interne Notizen, zum Beispiel zur Kalkulation, gehören nicht in die Kundenkopie.
Wie lange muss ich Rapporte aufbewahren?
Das hängt davon ab, wofür der Rapport dient. Zwei Zwecke sind zu unterscheiden:
Rapport als Nachweis der Arbeitszeit der Mitarbeitenden. Hier gilt die Aufbewahrungsvorgabe der Arbeitsgesetzgebung. Die Arbeitsgesetzgebung verlangt, dass Arbeitszeit-Verzeichnisse und andere Unterlagen mindestens fünf Jahre nach Ablauf ihrer Gültigkeit aufbewahrt werden (Art. 73 Abs. 2 ArGV 1, SR 822.111). Das betrifft Betriebe, die dem Arbeitsgesetz unterstehen, und Rapporte, die als Arbeitszeitnachweis dienen.
Rapport als Beleg für die Rechnung. Dann ist er in der Regel ein Buchungsbeleg. Buchungsbelege sind nach Art. 958f OR zehn Jahre aufzubewahren, ab Ablauf des Geschäftsjahres. Einzelunternehmen unter 500'000 Franken Umsatz führen eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und haben weitere Erleichterungen (Art. 957 OR). Welche Pflichten für Ihren Betrieb gelten, klärt Ihre Treuhand.
Digital aufbewahrte Rapporte sind nach Art. 958f Abs. 3 OR zulässig, wenn sie mit den Geschäftsvorfällen übereinstimmen und jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. PDF/A kann für die Langzeitlesbarkeit helfen. Legen Sie die PDFs deshalb in einem festen Ordner pro Kunde oder Jahr ab und überschreiben Sie nichts.
Rapporte enthalten Namen und Adressen. Personendaten werden vernichtet oder anonymisiert, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind (Art. 6 Abs. 4 DSG). Solange eine Aufbewahrungspflicht läuft, bleiben die Rapporte erhalten. Danach löschen Sie sie.
Wie sichere ich Rapporte, wenn das Handy kaputtgeht?
Bei Apps, die Daten nur auf dem Gerät speichern, ist die Sicherung Ihre Aufgabe. Ein Handy kann verloren gehen, ins Wasser fallen, oder der Browser wird geleert. So gehen Sie vor:
Einmal pro Woche sichern, bei Betrieb mit vielen Rapporten nach jedem Arbeitstag.
Die Sicherungsdatei nicht nur auf dem Handy lassen. Kopieren Sie sie in Ihre Büro-Ablage, auf einen PC oder in einen Cloud-Ordner, den Sie ohnehin nutzen.
Fertige PDFs zusätzlich ablegen. Das PDF ist unabhängig von der App lesbar. Die Sicherungsdatei brauchen Sie nur, um Rapporte wieder in der App zu bearbeiten.
Wiederherstellung einmal testen, bevor es ernst gilt.
Handy sperren. Mit Bildschirmsperre sind Kundendaten bei Verlust besser geschützt.
Checkliste
Unterschrift vorhanden, dann PDF erzeugt?
Dateiname mit Nummer, Kunde und Datum?
An die richtige Adresse gesendet und Versand festgehalten?
PDF in der Büro-Ablage gespeichert?
Sicherungsdatei aktuell und nicht nur auf dem Handy?
Wie schicke ich einen Arbeitsrapport als PDF an den Kunden?
Nach der Unterschrift das PDF erzeugen und per Mail oder Messenger senden, auf dem Handy meist über das Teilen-Menü. Halten Sie den Versand fest und legen Sie dieselbe Datei bei sich ab.
Wie lange muss ich Rapporte aufbewahren?
Das hängt vom Zweck ab: Arbeitszeitnachweis oder Rechnungsbeleg. Die Fristen regeln Arbeitsgesetzgebung und Obligationenrecht. Welche für Ihren Betrieb gelten, klären Sie mit Ihrer Treuhand.
Wie sichere ich Rapporte, wenn das Handy kaputtgeht?
Erstellen Sie regelmässig eine Sicherungsdatei, kopieren Sie sie an einen zweiten Ort und legen Sie fertige PDFs zusätzlich in Ihrer Büro-Ablage ab.
Werkzeug
Mit LeZo Rapport erfassen Sie Rapporte auf dem Handy, lassen sie unterschreiben und teilen das PDF über das Teilen-Menü. Die App speichert die Rapporte nur auf Ihrem Gerät und erinnert Sie an die Sicherungsdatei. LeZo verschickt selbst nichts. Die App ist im LeZo Abo enthalten. Keine Rechtsberatung.
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