Allgemeine Information, keine Rechts-, Steuer- oder Treuhandberatung. Stand: November 2026.
Ein Arbeitsrapport hält fest, wer wann an welchem Objekt gearbeitet hat und welches Material verwendet wurde. Er dient als Nachweis gegenüber der Kundschaft und als Grundlage für die Rechnung. In der Schweiz gibt es für den Arbeitsrapport kein gesetzlich vorgeschriebenes Formular. Wichtig ist, dass die Angaben vollständig und für Dritte nachvollziehbar sind.
Typische Angaben auf dem Arbeitsrapport
Kundin oder Kunde mit Name und Adresse, Objekt oder Baustelle
Datum der Arbeit
Namen der Mitarbeitenden, pro Person Beginn, Ende und Pause
Beschreibung der ausgeführten Arbeit, so konkret wie nötig
Material mit Menge und Einheit (z. B. 3 Stk., 12 m, 2 kg)
Bemerkungen, zum Beispiel Mängel, Wünsche oder offene Punkte
Unterschrift der Kundschaft, Name in Druckschrift, Ort und Datum
Die Unterschrift
Die Unterschrift der Kundschaft bestätigt, dass die erfassten Stunden und das Material mit der Arbeit übereinstimmen. Sie dient im Alltag als Bestätigung. Eine Unterschrift auf dem Bildschirm oder auf dem Handy ist nicht automatisch eine qualifizierte elektronische Signatur nach ZertES. Das Obligationenrecht stellt unter bestimmten Voraussetzungen eine qualifizierte elektronische Signatur nach ZertES (SR 943.03) der eigenhändigen Unterschrift gleich, wenn das Gesetz die Schriftform verlangt (Art. 14 OR, SR 220, Gesetzestext auf Fedlex). Wie viel Beweiskraft ein Rapport im Streitfall hat, entscheidet das Gericht im Einzelfall.
Beispiel: Arbeitsrapport
Arbeitsrapport Nr. 2026-031
Datum: 12. November 2026
Kunde: Muster AG, Hauptstrasse 1, 8000 Zürich
Objekt: Lagerhalle, Werkstrasse 4, 8004 Zürich
Mitarbeitende Beginn Ende Pause Stunden
Anna Beispiel 07:30 16:00 60 Min 7.5
Ben Probe 07:30 12:00 0 Min 4.5
Arbeit: Montage Regalsystem, Anschlüsse geprüft
Material: 12 Stk. Schrauben M8, 1 Stk. Dübel-Set
Bemerkung: Boden im Lager muss noch ausgebessert werden.
Kunde: ______________________ Ort/Datum: Zürich, 12.11.2026
Das Beispiel ist frei erfunden. Ihre Angaben richten sich nach Ihrem Betrieb.
Arbeitszeit und Gesetz
Ob und wie Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeitenden erfassen müssen, richtet sich nach dem Arbeitsgesetz (ArG) und der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz sowie nach dem Arbeitsvertrag oder einem Gesamtarbeitsvertrag. Ein Rapport ersetzt diese Pflichten nicht automatisch. Fragen dazu klären Sie am besten mit Ihrer Treuhandstelle oder einer Arbeitsrechtsberatung.
Aufbewahrung
Ein Rapport, der als Grundlage für eine Rechnung dient, ist in der Regel ein Beleg für Ihre Buchhaltung. Die Buchführungspflicht richtet sich nach Art. 957 OR (SR 220, Gesetzestext auf Fedlex). Sie gilt unter anderem für AG und GmbH sowie für Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Umsatz ab 500'000 CHF. Für Geschäftsbücher und Buchungsbelege gilt bei Buchführungspflicht eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren (Art. 958f OR). Für Einzelunternehmen und Personengesellschaften unterhalb dieser Umsatzschwelle sowie für bestimmte Vereine und Stiftungen gelten Erleichterungen bei der Buchführung (Art. 957 OR). Welche Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten für Ihren Betrieb oder Verein gelten, klären Sie am besten mit Ihrer Treuhand. Die Aufbewahrung muss lesbar bleiben, digital oder auf Papier. Bewahren Sie unterschriebene Rapporte deshalb geordnet und auffindbar auf. Wie Sie das PDF an die Kundschaft senden und Rapporte sichern, steht im Ratgeber Rapport als PDF senden.
Checkliste vor dem Versand der Rechnung
Sind alle Mitarbeitenden mit Zeiten erfasst?
Stimmen Pausen und Stunden mit der tatsächlichen Arbeit überein?
Mit LeZo Rapport erfassen Sie Arbeitsrapporte auf dem Handy, lassen sie unterschreiben und erstellen das PDF. Die App ist im LeZo Abo enthalten, und es gibt einen Demo-Modus mit Beispieldaten. Die Daten bleiben auf Ihrem Gerät. Keine Rechtsberatung.
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