Eine Rechnung an Eltern ist keine Firmenrechnung. Die Empfänger sind Privatpersonen, die den Unterricht nicht jeden Monat bezahlen, sondern pro Semester oder pro Block, und die bei jeder Unklarheit zuerst zurückfragen. Eine verständliche Rechnung hilft, diese Rückfragen zu vermeiden. Dieser Ratgeber zeigt, was bei der Rechnung an Eltern anders ist als bei einer normalen Kundenrechnung, und wie der QR-Zahlteil je Familie entsteht.
Rechenbeispiel: Positionen je Kind (alle Angaben erfunden)
| Bereich | Beispiel |
|---|
| Position 1 | Lena, Nachhilfe Mathematik: 10 Lektionen à 45 Min. zu CHF 55.00 = CHF 550.00 |
| Position 2 | Noah, Nachhilfe Französisch: 8 Lektionen à 45 Min. zu CHF 55.00 = CHF 440.00 |
| Hinweis | 1 Lektion (Lena, 14.10.) wegen Krankheit der Lehrperson nicht verrechnet |
| Gesamtbetrag | CHF 990.00 |
Rechenweg: 10 × 55 = 550, 8 × 55 = 440, zusammen 990. Welche Hinweise zur Mehrwertsteuer auf die Rechnung gehören und ob Ihr Unterricht davon ausgenommen ist, klären Sie an der Quelle, bevor Sie die erste Rechnung verschicken.
Wie entsteht der QR-Zahlteil je Familie?
Der QR-Zahlteil ist der abtrennbare Teil am unteren Seitenrand mit dem QR-Code. Er enthält Ihre Kontoangaben, den Betrag und eine Mitteilung. Für die Eltern ist das bequem: Sie scannen den Code im E-Banking, und die Angaben sind schon ausgefüllt. Für Sie heisst das: Jede Familie braucht ihren eigenen Zahlteil mit ihrem Betrag und einer Mitteilung, an der Sie die Zahlung erkennen.
- Der Betrag steht im Zahlteil. Bei Familien mit mehreren Kindern ist es der Gesamtbetrag der Rechnung.
- Die Mitteilung nennt Familie und Zeitraum. So ordnen Sie den Zahlungseingang später ohne Rätselraten zu.
- Der Name der Eltern steht im Zahlteil als Zahlungspflichtige. Nicht der Name des Kindes.
Von Hand heisst das bei zwanzig Familien zwanzig Mal: Betrag eintragen, Mitteilung anpassen, als PDF speichern, per E-Mail verschicken. Hier kann ein Werkzeug mit Sammellauf helfen, weil sich nur der Betrag und der Name ändern.
Was gilt bei getrennten Eltern?
Hier hilft nur eine klare Frage bei der Anmeldung: Wer erhält die Rechnung? Manche Familien teilen die Rechnung zwischen beiden Elternteilen, andere bestimmen einen Empfänger. Halten Sie die Vereinbarung schriftlich fest. Wird die Rechnung aufgeteilt, legen Sie zwei Rechnungsempfänger mit je einem Anteil an und rechnen Sie jeden Teil als eigene Rechnung mit eigenem Zahlteil.
Daten der Kinder: so wenig wie nötig
Für die Rechnung brauchen Sie den Namen des Kindes (oder nur den Vornamen), die Rechnungsadresse der Eltern und die Lektionen. Geburtsdatum, Schule, Noten oder Gesundheitsangaben gehören nicht in die Abrechnung. Je weniger Sie sammeln, desto weniger müssen Sie schützen.
Häufige Fehler
- Die Rechnung auf das Kind ausstellen. In der Regel haben die Eltern den Unterricht vereinbart. Fragen Sie deshalb bei der Anmeldung, an wen die Rechnung geht.
- Pro Kind eine eigene Rechnung. Doppelte Arbeit und doppelte Zahlungen für die Eltern.
- Keine Mitteilung im Zahlteil. Ohne «Familie Muster, Herbstsemester» suchen Sie später Zahlungen auf dem Kontoauszug.
- Zahlungsfrist im Kleingedruckten. Eltern übersehen sie, und Sie müssen mahnen.
- Zahlen ohne Rechenweg. Wer nur den Gesamtbetrag nennt, bekommt Rückfragen.
Häufige Fragen
An wen richte ich die Rechnung: an das Kind oder an die Eltern?
Bei Kindern und Jugendlichen geht die Rechnung in der Regel an die Eltern bzw. an die Person, die den Unterricht vereinbart hat. Das Kind steht als Teilnehmerin oder Teilnehmer in der Position. Fragen Sie bei der Anmeldung, wer die Rechnung erhalten soll.
Brauche ich eine eigene Rechnung für jedes Geschwisterkind?
Nein, eine gemeinsame Rechnung pro Familie ist üblich und übersichtlicher. Die Positionen sind je Kind aufgeführt, der Zahlteil steht einmal unten mit dem Gesamtbetrag.
Muss die Rechnung per Post kommen?
Nicht zwingend. Viele Familien zahlen per E-Banking mit dem QR-Code. Fragen Sie bei der Anmeldung, ob die Rechnung per E-Mail als PDF genügt oder ob Eltern sie ausgedruckt erhalten möchten.
Alle Familien in einem Lauf abrechnen
Wenn Sie nicht jede Rechnung einzeln bauen möchten: LeZo Büro hat ein Modul für Musik- und Nachhilfelehrpersonen. Es führt Familien, Kinder und Lektionen, rechnet die Periode ab und erstellt für jede Familie eine QR-Rechnung, alle in einem Lauf. Das Modul gehört zum Abo (ab CHF 19 pro Monat). Ohne Abo zeigt die Demo mit einer erfundenen Musikschule, wie es funktioniert. Die Einstiegsseite zeigt die Einzelheiten.
LeZo Büro für Lehrpersonen ansehen (kostenpflichtig mit Abo)
Ohne Anmeldung bleiben die Daten auf Ihrem Gerät. Mit aktivem Abo und Anmeldung sichert LeZo Büro sie zusätzlich automatisch in der Cloud. Bei wenigen Familien genügt der Ablauf oben auch von Hand.
Auf lezo.ch: Alle Ratgeber und Hilfen und Rechner.
Wichtig: Arbeitshilfe, Stand November 2026, keine Rechts- oder Steuerberatung. Was bei Ihnen gilt, hängt von Ihrer Tätigkeit und Ihren Unterrichtsbedingungen ab. Bei Fragen zu Mehrwertsteuer und Steuern wenden Sie sich an die zuständige Stelle oder eine Fachperson.