Kassabuch führen in der Schweiz: so geht es
Im Laden, am Marktstand, in der Beiz oder an der Vereinsveranstaltung wird bar bezahlt. Damit am Ende des Monats nachvollziehbar ist, wohin das Geld geflossen ist, führt man ein Kassabuch. Dieser Ratgeber zeigt, wie es aufgebaut ist, wie Sie den Kassensturz machen und welche Fehler Sie vermeiden.
Wer braucht ein Kassabuch?
Das Gesetz schreibt den Begriff «Kassabuch» nicht ausdrücklich vor. Es verlangt aber eine ordnungsgemässe Buchführung (Art. 957 ff. OR). Wer Bargeld einnimmt oder ausgibt, muss diese Vorgänge belegen und nachvollziehbar festhalten können. Das Kassabuch ist dafür das übliche Hilfsmittel. In der Praxis betrifft das:
- Einzelfirmen und Personengesellschaften mit Barverkauf. Liegt der Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr unter CHF 500'000, genügt eine vereinfachte Buchführung über Einnahmen und Ausgaben sowie die Vermögenslage (Art. 957 Abs. 2 OR). Das Kassabuch ist ein Teil davon.
- Grössere Betriebe, die eine doppelte Buchhaltung führen. Hier ist die Kasse ein Konto, das Ihre Treuhand oder Buchhaltungssoftware verbucht.
- Vereine, die Mitgliederbeiträge, Festwirtschaft oder Flohmarkt-Einnahmen bar abwickeln. Ob und wie umfangreich ein Verein Buch führen muss, hängt von seiner Grösse und den Statuten ab. Eine saubere Kassenführung erwartet in jedem Fall die Generalversammlung.
- Klassen- und Reisekassen, wo es weniger um das Gesetz als um Transparenz gegenüber den Beteiligten geht.
Unsicher, was für Ihren Betrieb gilt? Fragen Sie Ihre Treuhandfirma oder die kantonale Steuerverwaltung.
Aufbau eines Kassabuchs
Ein Kassabuch ist eine Liste mit einer Zeile pro Vorgang. Jede Zeile enthält:
- Datum des Vorgangs.
- Belegnummer, die auf den Beleg verweist (Kassenzettel, Quittung, Rechnung).
- Text: Was wurde bezahlt oder eingenommen? Kurz und verständlich, zum Beispiel «Tageseinnahmen Laden» oder «Büromaterial».
- Einnahme oder Ausgabe in CHF.
- Kassenbestand nach dem Vorgang (Saldo).
Am Anfang steht der Anfangsbestand, danach folgen die Vorgänge in zeitlicher Reihenfolge. Der neue Bestand ergibt sich so: bisheriger Bestand plus Einnahme minus Ausgabe. Hilfreich ist eine Kategorie pro Zeile (zum Beispiel Warenertrag, Material, Porto, Privatbezug). Damit lässt sich am Monatsende rasch auswerten, und Ihre Treuhand kann die Zahlen direkt übernehmen.
Wichtig sind die Belege. Jede Buchung braucht einen Beleg, den Sie ablegen und mit der Nummer im Kassabuch verknüpfen. Fehlt der Beleg, schreiben Sie auf einem Eigenbeleg auf, was, wann und wofür bezahlt wurde.
Der Kassensturz
Beim Kassensturz zählen Sie das Bargeld in der Kasse und vergleichen es mit dem Bestand im Kassabuch. So geht es:
- Alle Vorgänge bis zum Zeitpunkt des Zählens ins Kassabuch eintragen.
- Münzen und Noten einzeln zählen und die Summe notieren.
- Die Summe mit dem Sollbestand im Kassabuch vergleichen.
- Stimmen beide Zahlen überein, ist alles in Ordnung. Datum und Zählbetrag können Sie im Kassabuch vermerken.
- Gibt es eine Differenz, suchen Sie zuerst nach Erfassungsfehlern (Zahlendreher, vergessener Beleg, doppelt erfasst). Findet sich nichts, wird die Differenz als «Kassendifferenz» offen verbucht. Nicht stillschweigend anpassen.
Je nach Umsatz lohnt sich der Kassensturz täglich (Laden, Gastro) oder wöchentlich bzw. monatlich (kleine Vereinskasse). Bei mehreren Personen an der Kasse ist das Vier-Augen-Prinzip sinnvoll: Eine Person zählt, eine zweite bestätigt.
Häufige Fehler
- Minusbestand. Eine physische Kasse kann nicht weniger als null Franken enthalten. Zeigt Ihr Kassabuch einen negativen Bestand, stimmt etwas nicht: Meist fehlt eine Einnahme (zum Beispiel Tageseinnahmen, die nicht erfasst wurden) oder eine Ausgabe wurde zu hoch oder zu früh eingetragen. Oft wurde auch Geld aus der Kasse genommen, ohne dass der Bezug als Privatbezug oder Einlage erfasst wurde. Korrigieren Sie die Ursache, statt den Fehler mit einer Zeile «Korrektur» zuzudecken.
- Belege fehlen. Ausgaben ohne Beleg lassen sich im Streitfall (Steuerrevision, Revision im Verein) kaum rechtfertigen.
- Sammelbuchungen. Wer wochenlang nichts einträgt und dann «ungefähr» nachträgt, produziert Fehler. Besser: regelmässig, am besten täglich, erfassen.
- Privates und Geschäftliches vermischt. Privatbezüge und Privateinlagen als solche verbuchen.
- Nachträgliche Änderungen ohne Spur. Ordnungsgemäss geführte Bücher dürfen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr erkennbar ist. Fehler werden mit einer Gegenbuchung korrigiert, nicht überschrieben oder gelöscht.
- Keine Sicherung. Bei einem digitalen Kassabuch gehört die regelmässige Sicherung dazu.
Aufbewahrung: 10 Jahre
Geschäftsbücher und Buchungsbelege müssen Sie zehn Jahre aufbewahren (Art. 958f OR). Die Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgte beziehungsweise der Beleg entstand. Die elektronische Aufbewahrung ist zulässig, wenn die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und die Daten jederzeit lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR). Bei digitalen Kassabüchern heisst das: Exportieren Sie das Kassabuch am Jahresende (zum Beispiel als CSV oder PDF) und legen Sie es an einem sicheren Ort ab, am besten zusätzlich auf einem zweiten Datenträger.
Gratis-Kassabuch im Browser
Mit dem LeZo-Kassabuch erfassen Sie Einnahmen und Ausgaben, sehen den laufenden Kassenbestand und erhalten eine Warnung bei Minusbestand. Es gibt Monatstotale, eine Auswertung nach Kategorien und einen CSV-Export für Ihre Treuhand. Ohne Konto, ohne Installation. Die Daten bleiben in Ihrem Browser auf Ihrem Gerät, laden Sie daher regelmässig die Sicherung herunter.
Quellen
- Obligationenrecht (OR), Art. 957 ff. (Buchführung und Rechnungslegung): fedlex.admin.ch
- Art. 958f OR (Aufbewahrung und Führung der Geschäftsbücher): fedlex.admin.ch
- Eidgenössische Steuerverwaltung, Informationen für Unternehmen: estv.admin.ch
Weiterer Ratgeber: Ferienanspruch berechnen · Zurück zu LeZo Büro