Betriebsferien sind schnell angekündigt, wenn Sie wissen, wo Ihre Kundschaft hinschaut: an der Ladentür, im Postfach, am Telefon und auf der Webseite. Diese Seite zeigt, welche Kanäle sich lohnen, wann Sie damit beginnen sollten und wie ein guter Text aussieht. Zwei Muster, einen Aushang und eine Abwesenheitsnotiz, können Sie gratis kopieren und anpassen.
Wer nicht jeden Text selbst schreiben möchte: Das Betriebsferien-Set mit fertigen Aushängen und Abwesenheitsmails (kostenpflichtig, CHF 12) spart Zeit. Die zwei Muster unten sind gratis.
Wann sollten Sie die Betriebsferien ankündigen?
Als Faustregel gilt: Je früher, desto besser, und mehrmals. Eine sinnvolle Staffelung:
- Vier bis sechs Wochen vorher: erster Aushang an der Tür oder im Schaufenster, Hinweis in der Mail-Signatur, bei Terminbetrieben ein Satz beim Verabschieden («Wir haben vom __ bis __ Betriebsferien»).
- Zwei Wochen vorher: Kundeninfo per Mail oder Brief, Hinweis auf Webseite und Google-Eintrag.
- Letzter Arbeitstag: Abwesenheitsnotiz einschalten, Combox-Ansage aufsprechen, Aushang gut sichtbar aufhängen.
Rechnen Sie bei Stammkundschaft, die Termine bucht oder regelmässig bestellt, lieber etwas früher: Wer seinen Termin vor den Ferien noch einplanen will, braucht Vorlauf.
Die vier Kanäle im Überblick
1. Aushang an Tür oder Schaufenster
Der Klassiker, und für Laufkundschaft der wichtigste Kanal. Ein Blatt A4, gut lesbar auch aus einem Meter Abstand: grosse Schrift, Datum der Schliessung, Datum der Wiedereröffnung, wenn nötig eine Notfallnummer. Hängen Sie den Aushang auf Augenhöhe auf und befestigen Sie ihn so, dass er bei Wind und Regen hält.
2. Kundeninfo per Mail oder Brief
Für Stammkundschaft, Mandate und Lieferanten. Kurz halten: Zeitraum, ab wann Sie wieder erreichbar sind, was in der Zwischenzeit bei Dringendem gilt. Ein kleiner Dank für das Jahr passt gut dazu.
3. Abwesenheitsnotiz im Mailprogramm
Die automatische Antwort fängt alle Mails ab, die während der Schliessung eintreffen. Sie gehört auf jede Adresse, die Kundschaft nutzt, auch auf die allgemeine Info-Adresse. Testen Sie die Notiz vor dem Weggehen, indem Sie sich selbst von einer anderen Adresse eine Nachricht schicken. Und: Schalten Sie sie am ersten Arbeitstag wieder aus.
4. Combox oder Telefonansage
Wer anruft und nur «Der Teilnehmer ist nicht erreichbar» hört, ruft oft bei der Konkurrenz an. Sprechen Sie eine kurze Ansage auf (15 bis 20 Sekunden): wer Sie sind, bis wann Sie weg sind, ab wann Sie zurückrufen. Nennen Sie das Datum langsam und deutlich.
Ergänzend lohnt sich ein Blick auf Webseite und Google-Eintrag: Haben Sie dort abweichende Öffnungszeiten für die Ferien eingetragen oder einen kurzen Hinweis aufgeschaltet?
Was in jeden Ankündigungstext gehört
- Zeitraum: erster und letzter Tag der Schliessung, am besten mit Wochentag
- Wann Sie wieder geöffnet haben bzw. wieder antworten
- Bei dringenden Fällen: Stellvertretung oder Notfallnummer, falls es sie gibt
- Ein freundlicher Satz zum Schluss
- Name des Betriebs, damit der Text auch ohne Briefkopf klar ist
Schreiben Sie nur Zusagen, die Sie halten können. Wenn Sie in den Ferien nichts beantworten, schreiben Sie das offen, statt «Wir melden uns schnellstmöglich».
Gratis-Muster 1: Aushang für die Tür
Kopieren, in Word, Canva oder einen anderen Editor einfügen, Platzhalter in eckigen Klammern ersetzen und in grosser Schrift ausdrucken.
BETRIEBSFERIEN Wir haben vom [Wochentag, Datum] bis und mit [Wochentag, Datum] geschlossen. Ab [Wochentag, Datum] sind wir wieder gerne für Sie da. [Öffnungszeiten ab Wiedereröffnung, z. B. Mo bis Fr, 8 bis 17 Uhr] In dringenden Fällen erreichen Sie [Name der Stellvertretung] unter [Telefonnummer]. Wir danken Ihnen für Ihr Vertrauen im vergangenen Jahr und wünschen Ihnen schöne Festtage und einen guten Start ins neue Jahr. [Name des Betriebs]
Gratis-Muster 2: Abwesenheitsnotiz Betriebsferien
Für die automatische Antwort in Outlook, Gmail, Apple Mail oder bei Ihrem Hosting-Anbieter. Betreff und Text einfügen und die Platzhalter ersetzen.
Betreff: Betriebsferien vom [Datum] bis [Datum] Guten Tag Vielen Dank für Ihre Nachricht. Unser Betrieb ist vom [Wochentag, Datum] bis und mit [Wochentag, Datum] in den Betriebsferien. Ihre Mail wird in dieser Zeit nicht gelesen. Ab dem [Wochentag, Datum] beantworten wir Ihre Nachricht gerne. In dringenden Fällen erreichen Sie [Name] unter [Telefonnummer / E-Mail]. Wir wünschen Ihnen eine gute Zeit. Freundliche Grüsse [Vorname Nachname] [Name des Betriebs] [Telefon] · [Webadresse]
Tipp: Wenn Sie nicht zusichern möchten, dass Sie am ersten Arbeitstag alles beantworten, schreiben Sie «in den ersten Tagen nach unserer Rückkehr». Das schafft keine falschen Erwartungen.
Fünf häufige Fehler
- Nur einen Kanal nutzen. Wer nur den Aushang macht, erreicht niemanden, der per Mail oder Telefon kommt.
- Das Datum ohne Wochentag nennen. «Ab 2.1.» wird leicht verwechselt. Mit Wochentag gibt es weniger Rückfragen.
- Die Abwesenheitsnotiz nicht testen. Ein Tippfehler im Datum fällt sonst erst nach den Ferien auf.
- Vergessen, die Notiz wieder auszuschalten. Stellen Sie sich am letzten Ferientag eine Erinnerung.
- Webseite und Google-Eintrag vergessen. Dort suchen viele zuerst, ob Sie geöffnet haben.
Gutscheine für die Festtage? Gratis: Gutschein-Generator (A5 oder A4, mit Ihrem Logo).
Wenn Sie nicht jeden Text selbst schreiben möchten: Das Betriebsferien-Set enthält die Kundeninfo in drei Tonlagen, drei Aushänge zum Ausdrucken, fünf Abwesenheitsmails, einen Festtagsgruss, neun Combox-Ansagen und eine Checkliste für die Zeit vor den Ferien, mit Zusätzen für verschiedene Branchen. Preis CHF 12. Sie sehen vor dem Kauf, was enthalten ist: Auf der Set-Seite können Sie das ganze Set online ansehen, die Bezahlung per PayPal folgt danach.