Der Ablauf in sieben Schritten
- Reglement und Beschlüsse lesen. Notieren Sie die Wertquote jeder Einheit (die Summe muss das ganze Haus ergeben, zum Beispiel 1000 Promille), die Kostenarten und alle abweichenden Schlüssel, etwa für Lift, Heizung oder Parkplätze.
- Belege des Jahres sammeln. Alle Rechnungen und Kontoauszüge des Abrechnungsjahres, geordnet nach Kostenart: Hauswartung, Versicherung, Allgemeinstrom, Wasser, Lift, Kehricht, Unterhalt, Verwaltung, Bankgebühren.
- Kosten den Schlüsseln zuordnen. Pro Kostenart: «nach Wertquote», «Sonderschlüssel» (mit Liste der beteiligten Einheiten) oder «direkt an eine Einheit». Kosten für eine einzelne Wohnung gehören nicht in den allgemeinen Topf.
- Anteile berechnen. Betrag × Wertquote der Einheit ÷ Summe der Wertquoten aller beteiligten Einheiten. Bei einem Sonderschlüssel zählen nur die beteiligten Einheiten.
- Einlage in den Erneuerungsfonds aufnehmen, wenn die Gemeinschaft sie über die Akonto-Beiträge einzieht. Ob es einen Fonds gibt und wie hoch die Einlage ist, regeln Reglement oder Beschluss; über die Schaffung eines Erneuerungsfonds befindet die Versammlung (Art. 712m Abs. 1 Ziff. 5 ZGB), eine allgemeine gesetzliche Pflicht dazu gibt es heute nicht.
- Akonto abziehen, Saldo bilden. Anteil minus Akonto: Ein positiver Saldo ist eine Nachzahlung, ein negativer ein Guthaben.
- Prüfen und mitteilen. Die Summe aller Anteile muss dem Gesamtbetrag der verteilten Positionen entsprechen, die Summe der Salden dem Unterschied zwischen diesem Gesamtbetrag und dem Akonto. Dann folgen Abrechnungsblatt je Einheit, Begleitbrief und Genehmigung an der Versammlung.
Rechenbeispiel: Haus «Bergblick» (erfunden)
Das Haus Bergblick hat vier Einheiten. Alle Zahlen sind erfunden. Der Lift ist nur ab dem ersten Obergeschoss zugänglich; laut Reglement des Beispiels tragen ihn die Einheiten B, C und D nach ihren Wertquoten, Einheit A im Erdgeschoss trägt ihn nicht.
| Einheit | Wertquote (Promille) | Akonto im Jahr CHF |
|---|
| A (Erdgeschoss) | 300 | 3'300.00 |
| B (1. OG) | 250 | 3'000.00 |
| C (1. OG) | 250 | 3'000.00 |
| D (2. OG) | 200 | 2'600.00 |
| Total | 1000 | 11'900.00 |
Die Kosten des Jahres und ihre Verteilung:
| Position | Schlüssel | Betrag CHF | A | B | C | D |
|---|
| Hauswartung | Wertquote | 2'400.00 | 720.00 | 600.00 | 600.00 | 480.00 |
| Gebäudeversicherung | Wertquote | 3'150.00 | 945.00 | 787.50 | 787.50 | 630.00 |
| Allgemeinstrom und Wasser | Wertquote | 1'236.40 | 370.92 | 309.10 | 309.10 | 247.28 |
| Lift | Sonderschlüssel: B, C, D | 1'400.00 | 0.00 | 500.00 | 500.00 | 400.00 |
| Einlage Erneuerungsfonds | Wertquote | 4'000.00 | 1'200.00 | 1'000.00 | 1'000.00 | 800.00 |
| Total Anteil | | 12'186.40 | 3'235.92 | 3'196.60 | 3'196.60 | 2'557.28 |
So wurde gerechnet. Wertquotenposten: Betrag × Promille ÷ 1000, zum Beispiel Hauswartung für A: 2'400.00 × 300 ÷ 1000 = 720.00. Der Lift verteilt sich nur auf B, C und D mit zusammen 700 Promille: 1'400.00 × 250 ÷ 700 = 500.00 für B und für C, 1'400.00 × 200 ÷ 700 = 400.00 für D. A trägt nichts.
Nun der Vergleich mit dem Akonto:
| Einheit | Anteil CHF | Akonto CHF | Saldo CHF | Ergebnis |
|---|
| A | 3'235.92 | 3'300.00 | −64.08 | Guthaben |
| B | 3'196.60 | 3'000.00 | +196.60 | Nachzahlung |
| C | 3'196.60 | 3'000.00 | +196.60 | Nachzahlung |
| D | 2'557.28 | 2'600.00 | −42.72 | Guthaben |
| Total | 12'186.40 | 11'900.00 | +286.40 | |
Gegenprobe: Die Anteile ergeben zusammen 12'186.40 CHF, genau der Gesamtbetrag der verteilten Positionen (2'400.00 + 3'150.00 + 1'236.40 + 1'400.00 + 4'000.00). Die Salden ergeben zusammen +286.40 CHF, das ist der Unterschied zwischen diesem Gesamtbetrag und dem Akonto von 11'900.00 CHF. Stimmt eine der beiden Proben nicht, liegt ein Fehler bei einer Position oder bei den Wertquoten.
Im Beispiel liegt das Akonto von B und C unter dem tatsächlichen Anteil, bei A und D darüber. Anhand dieser Abrechnung lässt sich das Akonto fürs nächste Jahr neu berechnen; darüber beschliesst die Gemeinschaft.
Rundung: Rappen für Rappen
Im Beispiel sind alle Anteile auf den Rappen aufgegangen. Im Alltag ist das selten so. Teilen Sie 100.00 CHF zu gleichen Teilen auf drei Einheiten, ergibt jeder Anteil 33.333…, gerundet 33.33 CHF, zusammen 99.99 CHF. Ein Rappen fehlt. Verteilen Sie solche Reste auf die Einheiten mit den grössten abgeschnittenen Bruchteilen oder nach einer festen Regel, zum Beispiel immer an die erste Einheit der Liste (33.34, 33.33, 33.33), und halten Sie die Regel in der Abrechnung fest. Entscheidend ist, dass die Summe der Anteile den Kosten entspricht und dass die Regel jedes Jahr gleich bleibt.
Genehmigung und Mitteilung
Die Versammlung genehmigt jährlich die Rechnung und die Verteilung der Kosten (Art. 712m Abs. 1 Ziff. 4 ZGB). Legen Sie dazu die Abrechnung, die Belege zur Einsicht und das Blatt je Einheit bereit. Wie und wann die Einladung zu versenden ist, steht im Reglement. Einen Beschluss, der Gesetz oder Reglement verletzt, kann anfechten, wer nicht zugestimmt hat; die Frist beträgt einen Monat, nachdem die Person vom Beschluss Kenntnis erhalten hat (Art. 712m Abs. 2 ZGB mit Art. 75 ZGB). Bei Streit über eine Abrechnung ziehen Sie Notariat oder eine Fachperson bei.
Nach der Versammlung erhält jede Eigentümerin und jeder Eigentümer das Blatt der eigenen Einheit mit Anteil, Akonto, Saldo, Zahlungsangaben und Frist. Nachzahlungen und Guthaben legen Sie nach Reglement und Beschluss fest. Für Beitragsforderungen der letzten drei Jahre kann die Gemeinschaft die Errichtung eines Pfandrechts am Anteil des Eigentümers verlangen (Art. 712i Abs. 1 ZGB, SR 210); wie Sie bei Zahlungsrückständen vorgehen, klären Sie im Einzelfall mit einer Fachperson.
Typische Stolpersteine
- Falsche Wertquote: Eine Wertquote aus dem Gedächtnis oder aus einer alten Abrechnung übernommen. Prüfen Sie sie gegen den Begründungsakt oder den Grundbuchauszug.
- Summe der Wertquoten stimmt nicht: Sie sollte das ganze Haus ergeben (zum Beispiel 1000 Promille). Weicht sie ab, stimmt etwas in der Tabelle nicht.
- Sonderschlüssel ohne Grundlage: Ein abweichender Schlüssel gilt nur, wenn Reglement oder Beschluss ihn vorsehen. Fragen Sie nach, bevor Sie einen Lift nur auf drei Einheiten verteilen.
- Kosten einer Einheit im allgemeinen Topf: Reparaturen an Teilen, die nur eine Einheit betreffen, gehören je nach Reglement in deren Rechnung. Klären Sie die Abgrenzung zwischen gemeinschaftlichen und privaten Teilen.
- Periodenabgrenzung vergessen: Eine Rechnung für Dezember, die erst im Januar bezahlt wird, gehört in das Jahr, in dem die Leistung erbracht wurde, wenn Ihre Gemeinschaft so abgrenzt. Legen Sie eine Regel fest und bleiben Sie dabei.
- Fondseinlage doppelt oder gar nicht: Wird die Einlage über das Akonto eingezogen, gehört sie in die Abrechnung, sonst nicht.
- Eigentümerwechsel im Jahr: Wie Beiträge bei einem Verkauf zwischen Verkäufer und Käufer aufgeteilt werden, ist zunächst Sache des Kaufvertrags. Lassen Sie sich im Einzelfall beraten.
Rechner und Kit
Mietwohnung? Siehe Nebenkostenabrechnung erstellen.
Wichtig: Allgemeine Information, Stand November 2026, keine Rechtsberatung. Das Reglement Ihrer Gemeinschaft geht vor. Gesetzesstellen sind gekürzt wiedergegeben (ZGB, SR 210); massgebend ist der Wortlaut auf Fedlex. Das Parlament berät eine Revision des Stockwerkeigentumsrechts (Botschaft des Bundesrates vom 13. Mai 2026); bis sie in Kraft tritt, gilt das heutige Recht. Prüfen Sie vor wichtigen Beschlüssen den aktuellen Stand beim Bundesamt für Justiz (bj.admin.ch) oder auf Fedlex. Keine Gewähr für Vollständigkeit und Aktualität.
Häufige Fragen
Wer erstellt die Jahresabrechnung im Stockwerkeigentum?
Die Verwaltung verteilt die Kosten und stellt die Rechnung (Art. 712s Abs. 2 ZGB). Wer die Verwaltung ist, bestimmt die Gemeinschaft; das kann auch eine Eigentümerin oder ein Eigentümer sein. Die Versammlung genehmigt die Abrechnung. Wer wann zuständig ist, steht im Reglement Ihrer Gemeinschaft.
Nach welchem Schlüssel werden die Kosten verteilt?
Grundsätzlich nach den Wertquoten. Das Reglement oder ein Beschluss kann für einzelne Kosten einen anderen Schlüssel festlegen, zum Beispiel für einen Lift, der nur einem Teil der Einheiten dient, oder für die Heizung nach Verbrauch.
Wie gehe ich mit Rundungsdifferenzen um?
Rechnen Sie jeden Anteil auf den Rappen und verteilen Sie einen allfälligen Rest von einem oder wenigen Rappen so, dass die Summe der Anteile genau den Kosten entspricht. Notieren Sie in der Abrechnung, wie Sie gerundet haben.
Gehört die Einlage in den Erneuerungsfonds in die Abrechnung?
Wenn die Gemeinschaft die Einlage über die Akonto-Beiträge einzieht, ja: Sie steht als eigene Position in der Abrechnung, damit Akonto und Anteil vergleichbar sind. Ob es einen Fonds gibt und wie hoch die Einlage ist, regeln Reglement oder Beschluss.
Gilt dieser Ratgeber auch für Mietwohnungen?
Nein. Er behandelt die Abrechnung unter Stockwerkeigentümern. Für die Nebenkostenabrechnung zwischen Vermieter und Mieter gelten andere Regeln und der Mietvertrag.