Die Nebenkostenabrechnung ist für viele private Vermieterinnen und Vermieter die Arbeit, die sie am liebsten vor sich herschieben: viele Rechnungen, mehrere Mietparteien, und am Ende ein Brief, der verständlich sein sollte. Dieser Ratgeber zeigt den Ablauf in fünf Schritten, eine Beleg-Liste, einen Beispiel-Begleitbrief mit Platzhaltern und die Punkte, die bei einem Mieterwechsel zusätzlich anfallen. Er ersetzt weder den Mietvertrag noch eine Rechtsberatung: Was im Einzelfall zulässig ist, hängt vom Vertrag und vom Gesetz ab.
Der Ablauf in fünf Schritten
- Mietvertrag lesen. Schauen Sie nach, welche Nebenkosten dort aufgeführt sind, ob dafür Akontozahlungen vereinbart sind und nach welchem Schlüssel die Kosten verteilt werden (zum Beispiel nach Wohnfläche oder nach Verbrauch). Notieren Sie sich diese drei Punkte pro Mietpartei.
- Belege der Periode sammeln. Alle Rechnungen und Zählerstände der Abrechnungsperiode, sortiert nach Position (siehe nächster Abschnitt). Fehlende Rechnungen jetzt anfordern, nicht erst beim Schreiben.
- Kosten verteilen. Pro Position die Gesamtkosten durch die Verteilgrösse teilen und mit dem Wert der Mietpartei multiplizieren. Beispiel mit Platzhaltern: Gesamtkosten Position × Fläche der Wohnung ÷ Fläche aller Wohnungen = Anteil der Mietpartei.
- Abrechnung erstellen. Alle Anteile addieren und den Akontozahlungen der Periode gegenüberstellen. Ist die Summe der Anteile höher als die Akontozahlungen, gibt es eine Nachzahlung, sonst ein Guthaben. Prüfen Sie die Rechnung mit dem Taschenrechner zweimal.
- Begleitbrief schreiben, Belege ablegen. Der Brief erklärt das Ergebnis in wenigen Sätzen (Vorlage unten). Legen Sie alle Belege geordnet ab, am besten je Abrechnungsperiode ein Ordner oder ein Verzeichnis, damit Sie Rückfragen schnell beantworten können.
Wer das jedes Jahr zur gleichen Zeit macht, spart Arbeit: Setzen Sie sich einen festen Termin im Kalender und sammeln Sie die Belege laufend statt am Ende des Jahres.
Akonto oder Pauschale
Werden Nebenkosten als Akontozahlung erhoben, muss der Vermieter jährlich mindestens einmal abrechnen und dem Mieter die Abrechnung vorlegen. Sind Pauschalen vereinbart, entfällt diese jährliche Abrechnungspflicht; die Pauschale muss sich am Durchschnitt der letzten drei Jahre orientieren. Welche Regel für Ihre Wohnung gilt, steht im Mietvertrag und im Gesetz.
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Quellen und Grenzen
Dieser Ratgeber nennt keine Gesetzesartikel und keine Beträge. Zu Fristen steht nur, dass bei Akonto jährlich abzurechnen ist und sich eine Pauschale am Durchschnitt der letzten drei Jahre orientieren muss. Nicht berücksichtigt: kantonale Formulare und kantonale Abweichungen, Ihr konkreter Mietvertrag.
Verordnung über die Miete und Pacht von Wohn- und Geschäftsräumen (VMWG, SR 221.213.11) und Obligationenrecht (OR, SR 220), fedlex.admin.ch. Stand der Prüfung: 07.11.2026.
Häufige Fragen
Wie erstelle ich eine Nebenkostenabrechnung als Vermieter?
Sie prüfen im Mietvertrag, welche Nebenkosten dort aufgeführt sind, sammeln die Belege der Abrechnungsperiode, verteilen die Kosten nach dem vereinbarten Schlüssel, stellen die Anteile den Akontozahlungen gegenüber, schreiben einen Begleitbrief und legen alle Belege geordnet ab.
Welche Unterlagen brauche ich für die Abrechnung?
Den Mietvertrag, die Rechnungen und Zählerstände der Abrechnungsperiode, eine Liste der Mietparteien mit Flächen oder anderen Verteilgrössen, Ihre Kontoauszüge zu den Akontozahlungen und die letzte Abrechnung zum Vergleich.
Was gehört in den Begleitbrief zur Nebenkostenabrechnung?
Die Abrechnungsperiode, das Ergebnis (Nachzahlung oder Guthaben), die Zahlungsangaben mit Datum, ein Hinweis, wo Rückfragen hingehen, und das Angebot, die Belege zu zeigen. Weiter oben auf dieser Seite steht ein Beispielbrief mit Platzhaltern.
Was ist bei einem Mieterwechsel zu tun?
Termin für die Abnahme vereinbaren, Zählerstände und Schlüssel festhalten, den Zustand der Wohnung in einem Übergabeprotokoll für die Wohnung festhalten und die Abrechnung für die Mietzeit vorbereiten. Kündigungstermine und Fristen ergeben sich aus dem Mietvertrag und dem Gesetz.
Stand: 7. November 2026. Dieser Ratgeber erklärt Abläufe in eigenen Worten. Die Muster enthalten Platzhalter statt Beträge. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.