Die Anlieferung ist der Moment, in dem Sie entscheiden, was in Ihren Betrieb kommt. Meist passiert sie mitten im Betrieb: Der Fahrer wartet, das Telefon klingelt, die Ware muss ins Kühlhaus. Genau dann hilft ein fester Ablauf, der für alle gleich ist. Dieser Ratgeber vertieft den Wareneingang aus dem Überblick «Selbstkontrolle Gastro: Was gehört ins Konzept?». Dort finden Sie die übrigen Bausteine.
Was wichtig ist: Dieser Ratgeber nennt keine Soll-Werte, keine Fristen und keine Pflichten für Ihren Betrieb. Die legen Lebensmittelrecht, Ihre Branchenleitlinie und die kantonale Lebensmittelkontrolle fest. Hier geht es um den Ablauf.
Bestimmen Sie eine Person pro Schicht, die Lieferungen annimmt, und eine Stellvertretung. Diese Person hat das Recht, Ware nicht anzunehmen, ohne vorher fragen zu müssen. Wenn nur die Chefin entscheiden darf, aber um 7 Uhr niemand da ist, wird im Zweifel einfach eingeräumt.
Schritt 2: Erst schauen, dann einräumen
Räumen Sie die Ware nicht sofort weg, sondern gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:
- Lieferschein gegen Bestellung: Stimmen Menge und Artikel?
- Sichtprüfung: Verpackung, Zustand, Geruch, Aussehen.
- Messen und Datum lesen, soweit es für die Ware gilt. Die Soll-Werte holen Sie aus Ihrer Quelle, nicht aus dem Gedächtnis.
- Entscheiden: annehmen, teilweise annehmen oder zurückweisen.
- Einräumen und Visum: Ware an den richtigen Lagerort, Eintrag im Lieferprotokoll.
Die Reihenfolge ist wichtig, weil Ware, die einmal im Kühlraum steht, kaum noch zurückgegeben wird. Und im Zweifel gilt: lieber nicht annehmen als hinterher rätseln.
Schritt 3: Die Rückweisung festhalten
Eine Rückweisung ist nur dann hilfreich, wenn Sie sie später belegen können, gegenüber dem Lieferanten und intern. Halten Sie fest:
- Datum und Lieferant
- Ware und, wenn vorhanden, Chargen- oder Lieferscheinnummer
- Grund in einem Satz (zum Beispiel «Verpackung beschädigt»)
- Massnahme: zurückgegeben, Gutschrift oder Ersatz vereinbart
- Wann und wie der Lieferant informiert wurde
- Visum der Person, die entschieden hat
Ein Foto mit dem Telefon ergänzt den Eintrag, wenn der Lieferant die Beanstandung bestreitet. Nehmen Sie darauf nur die Ware und den Lieferschein auf, nicht das Personal.
Schritt 4: Die Lieferantenliste aktuell halten
Eine Lieferantenliste mit Kontakt, Produkten und dem Ort, wo die Lieferscheine liegen, braucht nach dem Aufbau nur gelegentliche Pflege. Sie nützt bei Rückfragen zur Rechnung, bei Reklamationen und bei einem Rückruf: Wer seine Lieferscheine geordnet hat, sieht schnell, ob ein betroffenes Produkt im Haus sein könnte.
Häufige Fehler beim Wareneingang
- Erst einräumen, dann prüfen. Danach ist die Rückgabe fast immer zu spät.
- Der Lieferschein wird unterschrieben, ohne zu lesen. Wer ohne Prüfung unterschreibt, kann Abweichungen später kaum noch belegen.
- Nur die Chefin darf zurückweisen. Dann wird es in der Praxis nie gemacht.
- Rückweisungen bleiben mündlich. Nach zwei Wochen weiss niemand mehr, was vereinbart war.
- Lieferantenliste veraltet. Neue Lieferanten fehlen, alte Telefonnummern stimmen nicht mehr.
Häufige Fragen
Wer darf im Gastrobetrieb eine Lieferung annehmen?
Das legen Sie im Betrieb fest. Sinnvoll ist eine benannte Person mit Stellvertretung, die weiss, worauf bei der Anlieferung zu achten ist. Tragen Sie die Namen ins Konzept ein.
Muss ich jede Lieferung aufschreiben?
Das Lebensmittelrecht verlangt, dass Lebensmittel rückverfolgbar sind. Wie genau Sie Lieferungen festhalten, richtet sich nach Ihrer Branchenleitlinie und den Hinweisen Ihrer kantonalen Lebensmittelkontrolle. Ein kurzer Eintrag pro Lieferung macht Abweichungen später nachvollziehbar.
Welche Temperatur muss die Ware bei der Annahme haben?
Soll-Werte nennt dieser Ratgeber bewusst nicht. Sie finden sie auch in der Hygieneverordnung (HyV) des Bundes, in Ihrer Branchenleitlinie oder im Merkblatt Ihres Kantons.
Mehr Ratgeber und Hilfen für Schweizer Kleinbetriebe finden Sie auf lezo.ch (Ratgeber und Hilfen).
Wichtig: Arbeitshilfe, Stand November 2026, keine Rechtsberatung und keine Zusicherung, dass ein Betrieb das Lebensmittelrecht erfüllt. Soll-Werte, Rhythmen und Aufbewahrungsfristen legen Lebensmittelrecht, Branchenleitlinie und Ihre kantonale Lebensmittelkontrolle fest. Tragen Sie nur ein, was Sie dort geprüft haben.