QR-Rechnung erstellen: Was Kleinbetriebe wissen müssen
Allgemeine Information, keine Rechts-, Steuer- oder Treuhandberatung. Stand 11/2026, SIX Implementation Guidelines QR-Rechnung, Version 2.3 (gültig ab 22.11.2025). Version 2.4 gilt ab 14.11.2026; für Rechnungen in Franken ändert sich technisch nichts. Im Zweifel fragen Sie Ihre Bank oder Treuhandstelle.
Für Rechnungen auf Papier oder als PDF, die per E-Banking, Post oder Schalter bezahlt werden, ist der QR-Zahlteil der Standard. Dieser Ratgeber erklärt, was darin steht und wo Kleinbetriebe, Einzelfirmen und Vereine am häufigsten stolpern. Welche Angaben ausser dem Zahlteil auf eine Rechnung gehören, steht im Ratgeber zu den Pflichtangaben.
Was ist eine QR-Rechnung?
Die QR-Rechnung ist eine Rechnung mit Zahlteil und Empfangsschein. Der Zahlteil enthält einen QR-Code mit den Zahlungsdaten, den Kundinnen und Kunden mit der E-Banking-App scannen. Eingeführt wurde sie am 30. Juni 2020. Die roten und orangen Einzahlungsscheine haben die Finanzinstitute per 30. September 2022 vom Markt genommen; seither wird mit der QR-Rechnung (oder eBill) bezahlt.
Was gehört in den Zahlteil?
Pflicht: Konto des Empfängers (IBAN oder QR-IBAN, nur Schweiz oder Liechtenstein)
Pflicht: Name und Adresse des Empfängers (Postleitzahl, Ort und Land zwingend)
Pflicht: Währung (nur CHF oder EUR)
Pflicht: Referenztyp (QR-Referenz, Creditor Reference oder ohne Referenz)
Optional, aber empfohlen: Betrag
Optional, aber empfohlen: Name und Adresse des Zahlungspflichtigen
Optional: eine Mitteilung
Die Adresse wird strukturiert angegeben (Strasse, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land). Der Zahlteil kann auf Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch gedruckt werden.
Welche IBAN und welche Referenz?
Sie möchten
IBAN
Referenz
Zahlungen mit QR-Referenz zuordnen
QR-IBAN
QR-Referenz (27 Stellen, die letzte ist eine Prüfziffer)
Zahlungen mit Creditor Reference zuordnen
normale IBAN
Creditor Reference (SCOR): beginnt mit «RF», 5 bis 25 Zeichen
Einfach, ohne Referenz
normale IBAN
ohne Referenz, Mitteilung im Freitext möglich
Andere Kombinationen sind nicht erlaubt (etwa eine QR-IBAN mit Creditor Reference oder eine normale IBAN mit QR-Referenz). Die QR-IBAN gilt nur für Zahlungseingänge. Ob und wie Sie eine bekommen, fragen Sie bei Ihrer Bank an oder sehen im E-Banking nach.
Die häufigsten Fehler
Falsche IBAN-Art für die Referenz. So prüfen Sie es: QR-Referenz nur mit QR-IBAN, sonst lehnt die Bank die Zahlung ab oder meldet sie zurück.
Zahlteil verschoben oder verkleinert. Vorgabe: Der Zahlteil (148 × 105 mm, Empfangsschein links daneben mit 62 × 105 mm) sitzt unten am Blattrand, mit Schnittkante oder Perforation. So prüfen Sie es: Drucken Sie die Rechnung einmal aus und messen Sie nach. Auf den Zahlteil gehören keine Werbung und kein Logo.
Zahlungspflichtiger fehlt oder Adresse unvollständig. Die Adresse muss strukturiert und vollständig sein (Postleitzahl, Ort und Land sind zwingend); seit 22.11.2025 unterstützt der QR-Code nur noch strukturierte Adressen. Für Zahlungsaufträge mit kombinierten Adressen haben Banken Übergangsfristen; das gültige Datum nennt die Bank Ihrer Kundschaft. Unvollständige Adressen können am Schalter abgelehnt werden. So prüfen Sie es: Vergleichen Sie Name und Adresse mit der Offerte.
QR-Code verkleinert oder skaliert. Der Swiss QR Code misst 46 × 46 mm. Zahlteile, die nicht den Massen entsprechen, können von Finanzinstituten abgelehnt werden. Tipp: Drucken Sie in 100 Prozent, nicht mit «Auf Seite anpassen». Ein PDF taugt für E-Banking, am Schalter zählt der korrekte Ausdruck.
Betrag offen gelassen, ohne es zu wollen. So prüfen Sie es: Scannen Sie den Code; der Betrag muss in der App erscheinen.
Selber erstellen: drei Wege
Bankportal: Manche Banken bieten ein Formular für QR-Rechnungen. Vorteil: Die IBAN stimmt. Grenze: Sie bekommen meist nur den Zahlteil, keine vollständige Rechnung.
Buchhaltungssoftware: Vorteil: Rechnung, Zuordnung der Zahlungen und Mahnwesen in einem. Grenze: Abo-Kosten und Einarbeitung, für wenige Rechnungen im Jahr oft zu viel.
Browser-Werkzeug: Vorteil: schnell, kein Konto. Grenze: Zahlungen ordnen Sie selber zu. Ein Beispiel ist LeZo Büro (unser eigenes Werkzeug; ohne Abo nur eine Demo mit Beispieldaten, die Rechnung mit QR-Zahlteil und eigenen Daten ist im LeZo Büro-Abo enthalten, ab CHF 19 pro Monat; ohne Konto bleiben Ihre Daten auf Ihrem Gerät).
Checkliste vor dem Versand
IBAN geprüft (passt zur Referenzart)
Betrag stimmt
Währung stimmt (CHF oder EUR)
Zahlungspflichtiger mit vollständiger, strukturierter Adresse
Referenz vorhanden, falls gewünscht
Zahlungsfrist steht auf der Rechnung
Zahlteil vollständig sichtbar
Scan mit der E-Banking-App oder Testzahlung gemacht
Häufige Fragen
Wie erstelle ich als Kleinbetrieb eine QR-Rechnung ohne Buchhaltungssoftware?
Mit dem Bankportal oder einem Browser-Werkzeug, siehe die drei Wege oben. Entscheidend sind richtige IBAN, Referenz und ein vollständiger Zahlteil.
Brauche ich eine QR-IBAN?
Nur, wenn Sie die QR-Referenz nutzen wollen. Mit normaler IBAN genügt eine Creditor Reference oder keine Referenz; beides ist zulässig.
Darf ich meine alte Rechnung mit Einzahlungsschein noch verwenden?
Nein, nicht mehr zum Bezahlen. Die Finanzinstitute haben die Einzahlungsscheine per 30. September 2022 vom Markt genommen.
Muss der Betrag auf der QR-Rechnung stehen?
Nein, nicht zwingend. Ein offener Betrag ist im Standard vorgesehen, zum Beispiel bei Spenden. Der Zahlteil druckt dann ein leeres Feld, in das die zahlende Person den Betrag selbst einträgt.
Wie prüfe ich, ob der QR-Code funktioniert?
Scannen Sie ihn mit Ihrer E-Banking-App, bevor Sie die Rechnung versenden, und prüfen Sie den Ausdruck. Eine Testzahlung über kleinen Betrag ist die sicherste Probe.
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Die Rechner gibt es ab CHF 9 pro Monat, LeZo Büro (mit QR-Rechnung) ab CHF 19 pro Monat, jederzeit kündbar. Für Firmen, Vereine und Selbständige mit Sitz in der Schweiz. Der Ratgeber ist mit einem Abo lesbar.