Am Ende des Semesters sitzen viele Lehrpersonen mit dem Kalender, einer Excel-Tabelle und einem Stapel Zettel am Tisch: Wer hatte wie viele Lektionen? Wer hat abgesagt, und wann? Was war mit der Nachholstunde im März? Bei fünf Familien geht das noch, bei zwanzig kostet es einen ganzen Abend, und jeder Fehler wird zur Diskussion mit den Eltern. Dieser Ratgeber zeigt einen Ablauf, der das Rechnen am Semesterende verkürzt, weil die Arbeit schon während des Semesters passiert.
Wie gehe ich mit Absenzen und Nachholstunden um?
Hier entstehen die meisten Diskussionen, nicht weil jemand unfair wäre, sondern weil die Regel nie ausgesprochen wurde. Drei Fälle decken fast alles ab:
- Die Lehrperson sagt ab. Der Termin wird nachgeholt oder nicht verrechnet. Wichtig ist, dass Sie es für alle gleich handhaben.
- Die Schülerin meldet sich rechtzeitig ab. Ob nachgeholt wird oder die Stunde entfällt, legen Ihre Bedingungen fest. Eine gute Regel nennt die Abmeldefrist in Tagen oder Stunden.
- Die Schülerin fehlt kurzfristig oder ohne Meldung. Ob verrechnet wird, steht ebenfalls in den Bedingungen. Wenn Sie es verrechnen, steht es auf der Rechnung als eigene Position, damit die Eltern es nachvollziehen können.
Eine Nachholstunde ist keine zusätzliche Lektion, sondern ersetzt eine ausgefallene. Sie wird deshalb mit dem Status «Nachholstunde» erfasst und nicht doppelt gezählt. Bei einer Semesterpauschale entscheiden Sie vorher, ob nicht verrechnete Ausfälle vom Betrag abgezogen werden oder ob die Pauschale unabhängig davon gilt.
Rechenbeispiel: eine Familie mit zwei Kindern (alle Zahlen erfunden)
Die Zahlen zeigen nur den Rechenweg, sie sind kein Richtwert für Ihren Preis.
| Position | Termine geplant | nicht verrechnet | verrechnet | Preis je Lektion | Betrag |
|---|
| Kind A, Klavier, 30 Min. | 20 | 2 (1 Lehrperson krank, 1 rechtzeitig abgemeldet) | 18 | CHF 38.00 | CHF 684.00 |
| Kind B, Blockflöte, 20 Min. | 15 | 0 | 15 | CHF 25.00 | CHF 375.00 |
| Total Familie | CHF 1059.00 |
Rechenweg: 18 × 38 = 684, 15 × 25 = 375, zusammen 1059. Mit dieser Tabelle können die Eltern jede Zahl selbst nachprüfen. Das hilft, Rückfragen zu vermeiden.
Was gehört auf die Semesterrechnung?
Für die Eltern zählt Verständlichkeit: Name des Kindes, Zeitraum, Anzahl verrechneter Lektionen, Preis, Gesamtbetrag, Zahlungsfrist. Wenn eine Lektion nicht verrechnet wurde, darf das auf der Rechnung stehen, es zeigt, dass sauber gezählt wurde. Welche Angaben eine Rechnung in der Schweiz mindestens enthalten muss und ob Ihr Unterricht von der Mehrwertsteuer ausgenommen ist, prüfen Sie an der Quelle, bevor Sie die erste Rechnung verschicken.
Häufige Fehler
- Regeln erst bei der Rechnung erklären. Wer Ausfälle erst im Streitfall regelt, hat verloren, auch wenn er recht hat. Regeln gehören vor das Semester.
- Lektionen am Semesterende rekonstruieren. Aus dem Kalender nachträglich zu zählen ist fehleranfällig. Erfassen Sie den Status direkt nach dem Termin.
- Rechnung pro Kind statt pro Familie. Geschwister mit getrennten Rechnungen bedeuten doppelte Arbeit für Sie und für die Eltern.
- Nachholstunden doppelt zählen. Eine Nachholstunde ersetzt, sie ergänzt nicht.
- Kinderdaten unnötig sammeln. Für die Abrechnung genügen Name, Rechnungsempfänger und die Lektionen. Alles andere brauchen Sie nicht.
Häufige Fragen
Wie rechne ich ausgefallene Lektionen ab?
Legen Sie vorher fest, welche Ausfälle verrechnet werden und welche nicht, und schreiben Sie es in Ihre Unterrichtsbedingungen. Erfassen Sie dann jeden Ausfall mit einem Status (verrechnet, nicht verrechnet, nachgeholt), damit die Semesterrechnung daraus folgt und nicht aus der Erinnerung.
Soll ich pro Lektion oder pro Semester abrechnen?
Beides ist möglich. Eine Semesterrechnung spart Ihnen und den Familien Aufwand, braucht aber klare Regeln für Ausfälle. Eine Rechnung pro Monat verteilt die Beträge gleichmässiger. Wichtig ist, dass die Familien vor Semesterbeginn wissen, welches Modell gilt.
Was mache ich mit Geschwistern?
Eine Rechnung pro Familie ist übersichtlicher als eine pro Kind: Die Positionen sind je Kind aufgeführt, der Gesamtbetrag steht einmal unten. Klären Sie bei der Anmeldung, wer die Rechnung bezahlt.
Lektionen erfassen und alle Familien in einem Lauf abrechnen
Wenn Sie das Lektionsbuch nicht selbst in Excel führen möchten: LeZo Büro hat ein Modul für Musik- und Nachhilfelehrpersonen. Es erfasst Lektionen mit Status, rechnet das Semester je Familie und erstellt die Rechnungen als QR-Rechnung in einem Lauf. Das Modul gehört zum Abo (ab CHF 19 pro Monat). Ohne Abo zeigt die Demo mit einer erfundenen Musikschule, wie es funktioniert. Die Einstiegsseite zeigt die Einzelheiten.
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Wichtig: Arbeitshilfe, Stand November 2026, keine Rechts- oder Steuerberatung. Was bei Ihnen gilt, hängt von Ihrer Tätigkeit, Ihrem Kanton und Ihren Unterrichtsbedingungen ab. Bei Fragen zu Mehrwertsteuer und Steuern wenden Sie sich an die zuständige Stelle oder eine Fachperson.