# 02 Ablaufplan über 3 Wochen Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung. Der Plan ist für ein Neujahrsfenster gedacht und lässt sich auf jede andere Jahreszeit verschieben. Das Beispieldatum ist ein Vorschlag: Start Montag, 11. Januar 2027. Passen Sie Daten an Ihre Öffnungszeiten, Betriebsferien und Schulferien an. ## Überblick | Wann | Schritt | Kanal | Texte im Set | |---|---|---|---| | Dezember (Vorbereitung) | 1. Liste erstellen und bereinigen (Teil 01) | intern | Teil 01 | | Dezember (Vorbereitung) | 2. Kapazität und Angebot festlegen, Buchungslink prüfen | intern | Teil 01, Abschnitt 4 | | Dezember (Vorbereitung) | 3. Texte wählen, Platzhalter ausfüllen, Testversand an sich selbst | intern | Teile 03 bis 06 | | Woche 1 (Mo 11.01.) | 4. Nachricht 1: persönlicher Gruss, ohne Druck | Mail oder Brief | Text A (Mail) oder Text C (Brief) | | Woche 2 (Mo 18.01.) | 5. Nachricht 2: konkreter Anlass oder Angebot | Mail, SMS oder Brief | Text B, C oder D | | Woche 3 (Mo 25.01.) | 6. Nachricht 3: freundlicher Abschluss | Mail oder SMS | Text E | | Ende Woche 3 | 7. Dank an die Stammkundschaft, Liste aufräumen, Auswertung | intern | Abschnitt unten | ## Schritt 1 bis 3: Vorbereitung (Dezember, ca. 2 bis 3 Stunden) - [ ] Inaktiv-Liste erstellt, Abmeldungen und Sperren gestrichen (Teil 01, Abschnitt 2). - [ ] Kanal je Person festgelegt: Mail/SMS nur bei bestehender Kundschaft oder Einwilligung, sonst Brief. - [ ] Wellen festgelegt, falls die Liste lang ist (z. B. 30 Personen pro Woche). - [ ] Angebot entschieden (oder bewusst keines), mit Enddatum und Bedingungen. - [ ] Termine/Kapazität vorhanden, Online-Buchung funktioniert, Telefon wird beantwortet. - [ ] Absenderangaben stimmen: Betriebsname, Adresse, Telefon, E-Mail. - [ ] Abmelde-Satz in jeder Nachricht, Abmeldeliste angelegt. - [ ] Testversand an sich selbst: Betreff, Anrede, Links, Darstellung auf dem Handy. - [ ] Wer antwortet auf Rückmeldungen, und innerhalb welcher Zeit? (Vorschlag: am gleichen Arbeitstag.) ## Schritt 4: Woche 1, Nachricht 1 (Text A, «Wir denken an Sie») Ziel: Sie melden sich, ohne etwas zu verlangen. - Versand am Vormittag unter der Woche. Mails einzeln oder in Bcc. - Kein Rabatt nötig. Ein Satz zu dem, was Sie ihr/ihm Gutes tun können, und der Buchungslink. - Antworten und Buchungen am gleichen Tag bestätigen. - Notieren Sie: wer hat geantwortet, wer gebucht, wer sich abgemeldet. ## Schritt 5: Woche 2, Nachricht 2 (Text B, C oder D) Ziel: Wer nicht reagiert hat, bekommt einen konkreten Grund, jetzt zu buchen. - Nur an Personen ohne Antwort und ohne Abmeldung (Liste abgleichen). - Konkreter Anlass: freie Termine im Februar, neue Leistung, Jahresstart-Angebot mit Enddatum, Wartungstermin vor der Saison. - Papierbrief (Text C) für die ältesten Kontakte und für alle, bei denen kein Mail-/SMS-Kanal erlaubt ist. - SMS (Text D) nur an Personen, die bei Ihnen gebucht und Ihre Nummer angegeben haben. Kurz halten, Absender nennen. ## Schritt 6: Woche 3, Nachricht 3 (Text E, «Ein letztes Mal») Ziel: höflicher Abschluss. Sagen Sie ehrlich, dass dies Ihre letzte Nachricht zu diesem Thema ist. - Nur an Personen ohne Antwort. Wer sich abgemeldet hat, bekommt keine Nachricht. - Wenn ein Angebot wirklich endet, nennen Sie das Datum. Verlängern Sie es danach nicht stillschweigend, sonst verlieren Ihre Fristen ihr Gewicht. - Danach kein weiteres Nachfassen zu diesem Thema. ## Schritt 7: Abschluss in Woche 3 (ca. 1 Stunde) - [ ] **Dank an die Stammkundschaft:** Ein kurzes Dankeschön an alle, die Sie ohnehin regelmässig besuchen (Mail, Karte, Aushang), damit sie sich neben den «Rückkehrenden» nicht zurückgesetzt fühlen. - [ ] **Liste aufräumen:** Rückläufer (Briefe, die zurückkamen), ungültige Mails, Abmeldungen eintragen. Personen ohne Reaktion nach drei Nachrichten in «ruhend» setzen und frühestens in einem Jahr wieder prüfen. - [ ] **Auswertung:** Zählen Sie verschickte Nachrichten, Rückmeldungen, gebuchte Termine, Abmeldungen. Vergleichen Sie mit Ihrer eigenen Planung, nicht mit fremden Zahlen. - [ ] **Lernen:** Welcher Kanal brachte Rückmeldungen, welcher Text? Notieren Sie 3 Zeilen für das nächste Mal. - [ ] **Neukundinnen und Neukunden:** Wer neu kommt, erhält bei der Buchung den Hinweis, wie er sich von Nachrichten abmelden kann (so ist die Kundenbeziehung später sauber). ## Wenn jemand antwortet - Dank, Termin anbieten, Grund der Pause nicht hinterfragen. - Bei Kritik: zuerst zuhören, dann Lösung anbieten. Keine Rechtfertigung per Mail-Schleife, lieber anrufen. - «Bitte keine Nachrichten mehr»: sofort bestätigen und eintragen. Beispieltext: «Danke für Ihre Nachricht. Wir haben Sie aus unserer Liste gestrichen und melden uns nicht mehr. Alles Gute. [Name Absender]» ## Wenn nichts passiert Das kann vorkommen: Liste zu alt, Kanal falsch, Zeitpunkt ungünstig. Prüfen Sie Betreffzeile, Absender, Buchungslink und ob Mails im Spamordner landen (Testmail an eine zweite Adresse). Fragen Sie 3 aktive Stammkunden, was sie an Ihrem Text stört. Versuchen Sie es erst in einigen Monaten wieder, mit anderem Anlass.