Routinekorrespondenz frisst Zeit, gerade vor Fristen. Ein KI-Assistent (ChatGPT, Claude, Gemini) liefert Entwürfe, die Sie nur noch prüfen und anpassen.
Vorspann (einmal an den Anfang jedes Chats)
Du schreibst für ein Treuhand-/Bürounternehmen in der Schweiz. Schweizer Hochdeutsch (kein «ß», Beträge in CHF), sachlich, freundlich, präzise. Erfinde keine Beträge, Fristen, Gesetzesverweise oder Zusagen. Wenn Angaben fehlen, frage zuerst nach. Gib keine Rechts- oder Steuerberatung.
1. Offerte für ein neues Mandat
Schreibe ein Offertschreiben für [Mandat, z.B. Buchhaltung und Jahresabschluss] für [Firma]. Leistungsumfang: [Punkte]. Honorar: [CHF / Stundenansatz / Pauschale]. Gültig bis [Datum]. Struktur: Dank, Leistungen, Honorar, nächste Schritte. Max. 200 Wörter.
2. Fristerinnerung an Mandanten
Schreibe eine freundliche Erinnerung an [Mandant]: Für [z.B. die Steuererklärung 2025] benötigen wir bis [Datum] folgende Unterlagen: [Liste]. Erkläre kurz, dass sich sonst die Bearbeitung verzögern kann. Keine Drohungen.
3. Fehlende Unterlagen anfordern
Verfasse eine Mail, die höflich fehlende Unterlagen anfordert: [Liste]. Biete an, bei Fragen anzurufen ([Telefon]). Betonung: möglichst einfach für den Mandanten, ein Satz Erklärung je Dokument.
4. Zahlungserinnerung (1. Stufe)
Schreibe eine freundliche Zahlungserinnerung. Rechnung Nr. [Nr.] vom [Datum], CHF [Betrag], fällig seit [Datum]. Ich gehe von einem Versehen aus. Bitte um Zahlung bis [Datum]. Keine erfundenen Gebühren oder Zinsen.
5. Mandantenmail verständlich erklären
Erkläre dem Mandanten [Name], der kein Fachwissen hat, in einfachen Worten: [Sachverhalt]. Max. 150 Wörter, kein Fachjargon, am Schluss ein klarer nächster Schritt. Weise darauf hin, dass die verbindliche Einschätzung durch uns nach Prüfung erfolgt.
Wichtig: KI-Texte sind Entwürfe. Prüfen Sie Beträge, Fristen und Fachaussagen immer selbst. Geben Sie keine vertraulichen Mandantendaten ein, die Sie nicht weitergeben dürfen (Berufsgeheimnis, DSG). Keine Rechts- oder Steuerberatung.
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