# Mitarbeiter-Info-Mails und Einführungs-Checkliste *Muster zum Anpassen. Stand: November 2026. Keine Rechtsberatung, ohne Gewähr.* ## A) Info-Mail Ankündigung (kurz) **Betreff:** Neue Regeln für KI-Tools ab [Datum] Liebes Team KI-Tools helfen uns im Alltag, zum Beispiel bei Textentwürfen, Übersetzungen oder Ideen. Damit wir sie sicher nutzen, gelten ab [Datum] klare Regeln. Die wichtigsten drei: 1. Keine Namen, Adressen, Gesundheits-, Lohn- oder Vertragsdaten in KI-Tools eingeben. 2. KI-Texte sind Entwürfe: Bitte immer selbst prüfen, bevor etwas rausgeht. 3. Bei Fehlern oder Unsicherheit: sofort bei [Name] melden. Niemand wird dafür gerügt, dass er eine Panne meldet. Die vollständige Richtlinie hängt an. Bitte lest sie bis [Datum] und bestätigt sie mit der unterschriebenen Seite. Wir besprechen offene Fragen am [Datum, Zeit] im Team. Freundliche Grüsse [Name, Funktion] **Beispiel, ausgefüllt (frei erfunden) zu A):** Betreff: Neue Regeln für KI-Tools ab 01.12.2026. Liebes Team, ab 01.12.2026 gelten klare Regeln für KI-Tools. Bitte lest die Richtlinie bis 20.11.2026 und bestätigt sie mit der unterschriebenen Seite. Wir besprechen offene Fragen am 25.11.2026 um 10:00 im Team. Freundliche Grüsse, Lea Muster, Geschäftsleitung. ## B) Info-Mail Homeoffice / Spesen / Geschäftsgeräte **Betreff:** Neue Reglemente: Homeoffice, Spesen, Geschäftshandy/-fahrzeug Liebes Team Wir haben Regeln schriftlich festgehalten, damit für alle klar ist, was gilt: [Homeoffice-Reglement / Spesenreglement / Reglement Privatnutzung]. Sie gelten ab [Datum]. Neu für euch: [1–2 wichtigste Punkte, z. B. Spesenabrechnung bis zum 5. des Monats]. Fragen gerne an [Name]. Bitte bestätigt den Erhalt per Antwort-Mail oder Unterschrift bis [Datum]. Freundliche Grüsse [Name] ## C) Erinnerung (nach 4 Wochen) **Betreff:** Kurze Erinnerung: KI-Richtlinie Hallo zusammen, kurze Erinnerung: Die Bestätigung der Kenntnisnahme fehlt noch von [Namen/einzelnen]. Bitte bis [Datum] an [Name]. Danke! ## D) Einführungs-Checkliste ### Vorbereitung - ☐ Verantwortliche Person bestimmen - ☐ Genutzte KI-Tools erheben (auch inoffizielle) - ☐ Freigegebene Tools festlegen, Einstellungen zu Datennutzung prüfen - ☐ Datenampel auf eure Daten anpassen - ☐ Muster-Platzhalter [ ] ausfüllen - ☐ Bei Bedarf Fachperson/Treuhand/Datenschutz um Prüfung bitten - ☐ Bestehende Arbeitsverträge und Personalreglement prüfen (Verträge gehen Reglementen nicht automatisch vor/nach, Änderungen ggf. schriftlich vereinbaren) ### Einführung - ☐ Geschäftsleitung genehmigt - ☐ Info-Mail verschicken - ☐ Kurze Teamschulung (30 Min.) mit 3 Beispielen - ☐ Unterschriften/Kenntnisnahmen einholen und ablegen - ☐ Meldeweg (Name/E-Mail) sichtbar aufhängen ### Betrieb - ☐ Tool-Liste aktuell halten - ☐ Vorfälle dokumentieren (Datum, was, Massnahme) - ☐ Nach 3 Monaten Feedback einholen - ☐ Jährlich überprüfen und Version erhöhen - ☐ Neue Mitarbeitende beim Eintritt instruieren ### Bei Datenpanne - ☐ Zugang sperren/Passwörter ändern - ☐ Betroffene Daten und Personen eingrenzen - ☐ Geschäftsleitung informieren - ☐ Prüfen, ob Meldung an den EDÖB nötig ist (DSG Art. 24, bei voraussichtlich hohem Risiko, so rasch wie möglich) - ☐ Dokumentieren ## E) Schulungsnachweis KI-Richtlinie | Name | Funktion | Schulung am | Durch | Richtlinie Version | Unterschrift | |---|---|---|---|---|---| | ___ | ___ | ___ | ___ | ___ | ___ | | ___ | ___ | ___ | ___ | ___ | ___ | | ___ | ___ | ___ | ___ | ___ | ___ | | ___ | ___ | ___ | ___ | ___ | ___ | | ___ | ___ | ___ | ___ | ___ | ___ | ## F) Freigabeliste KI-Tools | Tool | Zweck | Erlaubte Datenstufe (grün/gelb) | Konto (Firma/privat) | Freigegeben durch, am | Überprüfen bis | |---|---|---|---|---|---| | ___ | ___ | ___ | ___ | ___ | ___ | | ___ | ___ | ___ | ___ | ___ | ___ | | ___ | ___ | ___ | ___ | ___ | ___ | | ___ | ___ | ___ | ___ | ___ | ___ |