# Spesenreglement [Firma]

*Muster zum Anpassen. Stand: November 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung, ohne Gewähr. Beträge sind Platzhalter und frei wählbar. Steuerliche Behandlung (Pauschalspesen) mit Treuhand bzw. der kantonalen Steuerverwaltung abklären; für genehmigte Pauschalspesenreglemente gelten kantonale Vorgaben.*

## 1. Grundsatz
Die Firma ersetzt die durch die Arbeit notwendig entstehenden Auslagen (Art. 327a OR), sofern sie belegt und vorgängig oder nachträglich genehmigt sind. Keine privaten Ausgaben.

## 2. Ansätze (Beispiele – anpassen)
| Position | Regel |
|---|---|
| Mittagessen auswärts (Geschäftstermin/Aussendienst) | effektiv, max. CHF [25] |
| Nachtessen bei auswärtiger Übernachtung | effektiv, max. CHF [35] |
| Übernachtung | effektiv, Mittelklasse, vorgängig genehmigt |
| ÖV | 2. Klasse, günstigste Variante; Halbtax/GA nach Absprache |
| Privatfahrzeug | CHF [0.70] pro km (Art. 327b OR: Ersatz der Betriebs- und Unterhaltskosten, beim eigenen Fahrzeug zusätzlich Abgaben, Haftpflichtprämie und angemessene Abnützung; Ansatz vertraglich festlegen) |
| Taxi | nur, wenn ÖV nicht zumutbar |
| Parkplatz, Maut | effektiv gegen Beleg |
| Kundengeschenke / Bewirtung | max. CHF [__] pro Anlass; Teilnehmende und Anlass auf Beleg notieren |
| Telefon/Internet (privat genutzt) | [Pauschale CHF __ / Monat] |
| Alkohol | nicht erstattet, ausser bei Kundenbewirtung in angemessenem Rahmen |

## 3. Nicht erstattet
Bussen, persönliche Ausgaben, Trinkgelder über [10 %], Familienangehörige, Minibar, Reinigung (ausser ab [5] Tagen Auswärtsaufenthalt).

## 4. Genehmigung
- Bis CHF [200]: Vorgesetzte/r, darüber Geschäftsleitung.
- Reisen und Übernachtungen vorab.

## 5. Abrechnung
- Monatlich bis zum [5.] des Folgemonats mit Formular unten.
- Originalbeleg oder digitales Foto, lesbar, mit Datum, Betrag, Zweck und (bei Bewirtung) Teilnehmenden.
- Spät eingereichte Belege (nach [3] Monaten) können abgelehnt werden.
- Auszahlung mit dem nächsten Lohn / per Überweisung innert [30] Tagen.
- Fremdwährungen: Tageskurs oder Kartenabrechnung.

## 6. Firmenkreditkarte
Nur für Geschäftsausgaben. Belege sind wie oben einzureichen. Verlust sofort melden an [Name].

## 7. Missbrauch
Falsche Angaben oder private Ausgaben führen zur Rückzahlung und können arbeitsrechtliche Folgen haben.

**Beispiel, ausgefüllt (frei erfunden) zu Abschnitt 5:** Ein Mitarbeiter reicht am 3. des Folgemonats eine Taxiquittung über CHF 42.50 ein, Datum, Zweck «Kundentermin Bern» und Betrag stehen lesbar auf dem Beleg. Die Abrechnung wird genehmigt und mit dem nächsten Lohn ausbezahlt.

## 8. Inkrafttreten
Gültig ab [Datum].

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### Spesenabrechnung (Vorlage)
Name: ____ Monat: ____ Kostenstelle/Projekt: ____

| Datum | Beschreibung/Zweck | Teilnehmende | Betrag CHF | MWST-Satz | Beleg Nr. |
|---|---|---|---|---|---|
| ______ | ____________ | ________ | ______ | ______ | ______ |
| ______ | ____________ | ________ | ______ | ______ | ______ |
| ______ | ____________ | ________ | ______ | ______ | ______ |

**Total:** CHF ____ Datum/Unterschrift: ________ Genehmigt: ________