# KI-Nutzungsrichtlinie für [Firma]

*Muster zum Anpassen. Stand: November 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung, ohne Gewähr. Eckige Klammern [ ] anpassen. Bei Unsicherheit eine Fachperson (Anwaltschaft, Datenschutzberatung) beiziehen.*

**Gültig ab:** [Datum] **Verantwortlich:** [Name/Funktion] **Version:** 1.0

## 1. Zweck
KI-Tools (z. B. Chat-Assistenten, Übersetzer, Bild- und Textgeneratoren) sollen uns Arbeit erleichtern. Diese Richtlinie legt fest, wie wir sie sicher und verantwortungsvoll nutzen. Sie ist eine Weisung des Arbeitgebers (vgl. Art. 321d OR).

## 2. Geltungsbereich
Alle Mitarbeitenden, Lernenden, Praktikantinnen und Praktikanten sowie externe Personen, die für [Firma] arbeiten. Gilt für Geschäfts- und private Geräte, sobald damit Firmeninhalte bearbeitet werden.

## 3. Erlaubte Tools
- Freigegebene Tools: [Tool 1], [Tool 2]. Liste führt: [Name].
- Neue Tools nur nach Freigabe durch [Name]. Kein Einsatz privater Gratis-Konten für Firmendaten.
- Wo möglich: Geschäftskonto mit deaktiviertem Training auf unseren Eingaben (Einstellung prüfen).

## 4. Datenregeln (Ampel)
| Stufe | Beispiele | Regel |
|---|---|---|
| **Rot** – verboten | Namen, Adressen, Telefonnummern, E-Mails von Kundschaft/Mitarbeitenden, Gesundheitsdaten, Lohn- und Personaldaten, Vertragsinhalte, Passwörter, Zugangsdaten, Geschäftsgeheimnisse, nicht publizierte Zahlen | Nie in KI-Tools eingeben |
| **Gelb** – nur anonymisiert | Fallbeschreibungen, Offertentexte, interne Abläufe | Namen, Orte, Beträge, Kennzahlen entfernen oder ersetzen |
| **Grün** – erlaubt | Öffentliche Infos, allgemeine Textentwürfe, Ideen, Formulierungshilfen, Vorlagen ohne Personenbezug | Frei nutzbar |

Im Zweifel gilt Rot.

**Beispiel, ausgefüllt (frei erfunden):** Eine Offerte an «Familie Muster, Bahnhofstrasse 4» nennt Namen und Adresse: Stufe Rot, nicht eingeben. Dieselbe Offerte als «Kundin A., Wohnung ca. 120 m²» ohne Adresse: Stufe Gelb, nur anonymisiert verwenden. Eine allgemeine Vorlage für Angebotstexte ohne Personenbezug: Stufe Grün.

## 5. Verantwortung für Resultate
- KI-Ausgaben sind **Entwürfe**. Wer sie verwendet, prüft Inhalt, Zahlen, Quellen und Ton und trägt die Verantwortung.
- Keine ungeprüften Auskünfte zu Recht, Medizin, Steuern oder Sicherheit an Kundschaft.
- Keine Entscheide über Personen (Anstellung, Kündigung, Kreditwürdigkeit) allein durch KI.
- Urheberrecht: Keine fremden, geschützten Inhalte als Eigenes ausgeben; Bilder und Texte auf Rechte prüfen.

## 6. Transparenz
- Wo Kundschaft sonst getäuscht werden könnte (z. B. Chatbot statt Mensch), weisen wir auf den KI-Einsatz hin.
- Wesentliche KI-Nutzung in Kundenprojekten wird intern dokumentiert: [Ort].

## 7. Datenschutz (allgemein, Schweiz)
Das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG, revidierte Fassung seit 1. September 2023) verlangt u.a. Datensicherheit (Art. 8), Transparenz bei der Bearbeitung von Personendaten (Art. 6, 19) und die Meldung von Verletzungen der Datensicherheit mit voraussichtlich hohem Risiko an den EDÖB (Art. 24). Viele KI-Anbieter verarbeiten Daten im Ausland; das ist besonders zu beachten (Bekanntgabe ins Ausland, Art. 16 und 17 DSG). Darum: **keine Personendaten in KI-Tools**, ausser die Geschäftsleitung hat das Tool und die Rechtsgrundlage geprüft und schriftlich freigegeben. Bei EU-Kundschaft kann zusätzlich die DSGVO gelten.

## 8. Meldepflicht
Wurden versehentlich rote Daten eingegeben: **sofort** [Name/E-Mail] informieren (innert 24 Stunden). Keine Schuldzuweisung, aber ohne Meldung können Fristen verpasst werden. [Name] beurteilt, ob eine Meldung nötig ist.

## 9. Konsequenzen
Verstösse können arbeitsrechtliche Folgen haben (Ermahnung bis Kündigung) und ggf. Haftung nach sich ziehen.

## 10. Überprüfung
Diese Richtlinie wird mindestens einmal jährlich und bei neuen Tools überprüft. Verantwortlich: [Name].

**Kenntnisnahme:** Ich habe die Richtlinie gelesen und verstanden.
Name: ________ Datum: ________ Unterschrift: ________