Betriebsferien-Set: 06 Checkliste vor den Betriebsferien

# 06 Checkliste vor den Betriebsferien

Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung. Stand: 6. November 2026. Drucken Sie die Liste aus, tragen Sie hinter jeden Punkt eine Person und ein Datum ein und haken Sie ab. Wer allein arbeitet, setzt «ich» ein. Streichen Sie, was Sie nicht betrifft. Die Fristen in den Überschriften sind Richtwerte, die Sie an Ihren Betrieb anpassen.

**Beispiel, ausgefüllt (frei erfunden), erster Punkt:** Schliessdaten festlegen: vom 21.12.2026 bis 03.01.2027, erster Öffnungstag 04.01.2027. Wer: Marco Muster. Bis: 20.11.2026.

## Vier bis drei Wochen vorher
- ☐ Schliessdaten festlegen: vom __ bis __, erster Öffnungstag __ (Feiertage und Ruhetage richten sich nach Ihrem Kanton; nur geprüfte Daten eintragen). Wer: ____ Bis: ____
- ☐ Team informieren und Ferienplanung klären: Wer ist wann erreichbar? Wer: ____ Bis: ____
- ☐ Notfallkontakt bestimmen und fragen, ob die Person einverstanden ist: Name ____ Telefon ____
- ☐ Stellvertretung anfragen (Partnerbetrieb, Kollege, Verband) und die Absprache festhalten. Wer: ____ Bis: ____
- ☐ Lieferanten fragen: Wann ist die letzte Lieferung? Wann liefern sie wieder? Wer: ____ Bis: ____
- ☐ Letzte Aufträge, Termine und Bestellungen planen: Annahmeschluss festlegen, bis __.

## Drei bis zwei Wochen vorher
- ☐ Aushang drucken und aufhängen (Teil 02). Wer: ____ Bis: ____
- ☐ Kundeninfo verschicken oder weitergeben (Teil 01). Wer: ____ Bis: ____
- ☐ Webseite aktualisieren: Hinweis auf der Startseite und bei den Öffnungszeiten. Wer: ____ Bis: ____
- ☐ Google-Eintrag (Unternehmensprofil) prüfen und Sonderöffnungszeiten oder Schliessung für die Pause eintragen (Schritt für Schritt: Teil 07). Wer: ____ Bis: ____
- ☐ Einträge in Online-Verzeichnissen, Buchungsplattformen und Social Media prüfen. Wer: ____ Bis: ____
- ☐ Online-Terminbuchung für die Schliesszeit sperren. Wer: ____ Bis: ____
- ☐ Newsletter oder Social-Post mit Gruss und Pausenhinweis vorbereiten (Teil 04). Wer: ____ Bis: ____

## Eine Woche vorher
- ☐ Erinnerung an Kundschaft (kurz, Teil 01, Ton C). Wer: ____ Bis: ____
- ☐ Post: Wer leert den Briefkasten? Gibt es eine Nachsendung, ein Postfach oder eine Absprache mit der Post? Wer: ____
- ☐ Lieferungen in der Pause: Sind sie abbestellt oder wer nimmt sie an? Wer: ____
- ☐ Rechnungen: Welche Rechnungen werden vor der Pause noch gestellt? Bis __.
- ☐ Zahlungen: Welche Rechnungen, Löhne, Versicherungen, Mieten oder Daueraufträge werden in der Pause fällig? Termine prüfen und rechtzeitig auslösen oder planen. Wer: ____
- ☐ Offene Mahnungen und Zahlungserinnerungen vor der Pause erledigen. Wer: ____
- ☐ Abwesenheitsnotiz und Ansage vorbereiten (Teil 03 und Teil 05). Wer: ____

## Am letzten Arbeitstag
- ☐ Abwesenheitsnotiz im Mailprogramm aktivieren und mit einer Testmail prüfen (Teil 03).
- ☐ Combox oder Telefonansage umstellen und von einem anderen Telefon testen (Teil 05).
- ☐ Telefon umleiten, falls Sie das möchten: Auf welche Nummer? Nummer ____ Getestet: ☐
- ☐ Kasse zählen, Kassabuch nachführen und Bargeld sicher aufbewahren (Bank, Tresor).
- ☐ Wertsachen, Schlüssel, Alarm: Wer hat Zugang? Alarmanlage scharf?
- ☐ Fenster, Türen, Licht, Wasser und Geräte prüfen. Stecker ziehen, wo sinnvoll (Kaffeemaschine, Ladegeräte, Drucker). Kühlgeräte nur ausschalten, wenn Inhalt leer ist.
- ☐ Heizung: nicht ganz abstellen, sondern Frostschutz beachten (Wasserleitungen, Sanitär).
- ☐ Lebensmittel und Verderbliches entsorgen oder mitnehmen.
- ☐ Computer: Datensicherung (Backup) durchführen und prüfen, ob sie funktioniert.
- ☐ Mitarbeitende verabschieden und Wiederbeginn bekräftigen: Datum, Uhrzeit.

## Während der Pause
- ☐ Notfallkontakt: Erreichbar? Hat die Person die Unterlagen und Schlüssel?
- ☐ Wer prüft einmal die Woche den Briefkasten und das Postfach (falls abgemacht)?
- ☐ Bei Bedarf Zahlungen prüfen (E-Banking), nur wenn Sie das planen.

## Erster Arbeitstag nach der Pause
- ☐ Abwesenheitsnotiz ausschalten, Ansage zurückstellen, Telefonumleitung beenden.
- ☐ Aushang abnehmen, Webseite und Google-Eintrag auf normal zurücksetzen, Online-Buchung wieder freigeben.
- ☐ Post, Mails und Combox-Nachrichten sichten. Dringendes zuerst, dann der Reihe nach.
- ☐ Rückrufe aus der Combox erledigen, wie angekündigt.
- ☐ Lieferungen, Kasse, Lager und Rechnungen prüfen.
- ☐ Kurze Teamrunde: Was hat gut geklappt? Was ändern wir beim nächsten Mal? Notieren Sie es direkt in dieser Checkliste für das nächste Jahr.

## Zugabe: 5 KI-Prompts für Betriebsferien-Texte
Verwenden Sie die Prompts in einem KI-Assistenten Ihrer Wahl. Geben Sie keine Personendaten von Kundinnen, Kunden oder Mitarbeitenden ein (DSG). Prüfen Sie jeden Text selbst, bevor Sie ihn verwenden.

1. «Schreibe eine freundliche Kundeninfo (max. 120 Wörter, Schweizer Rechtschreibung mit ss statt ß, Sie-Form) für [Branche], die vom __ bis __ Betriebsferien hat. Nenne den Annahmeschluss für Aufträge, den ersten Öffnungstag und den Notfallkontakt. Verwende genau diese Platzhalter statt erfundener Daten.»
2. «Formuliere drei Varianten einer Abwesenheitsnotiz (kurz, mittel, ausführlich) für [Branche]. Schweizer Rechtschreibung, Sie-Form, mit Platzhaltern für Datum, Stellvertretung und Notfallkontakt. Keine privaten Angaben.»
3. «Schreibe zwei Ansagen für die Combox von [Branche], je 40 bis 50 Wörter, zum Vorlesen in 15 bis 20 Sekunden. Platzhalter für Daten und Telefonnummer. Einfache Sätze, keine Fachwörter.»
4. «Schreibe einen Social-Media-Post für [Plattform] zum Jahresende für einen Betrieb im Bereich [Branche]: ein Dank, ein Hinweis auf die Betriebsferien vom __ bis __ und ein freundlicher Schluss. Maximal 60 Wörter, zwei passende Hashtags.»
5. «Ich habe diese Checkliste für die Betriebsferien: [Liste einfügen, ohne Namen]. Welche Punkte fehlen für einen Betrieb im Bereich [Branche]? Nenne höchstens zehn Ergänzungen und begründe sie in einem Satz.»