Wer das Jahr über sammelt, startet im Frühjahr mit einer fast fertigen Mappe. Was verlangt wird, hängt von Buchführung und Kanton ab. Stand: 7. November 2026.
Die folgende Liste ist eine Sammelhilfe, keine amtliche Vorgabe. Streichen Sie, was bei Ihnen nicht vorkommt, und ergänzen Sie, was Ihr Steueramt oder Ihre Treuhandstelle zusätzlich verlangt.
Buchführung als Grundlage
Wer doppelt buchführt, braucht Geschäftsbücher und eine unterzeichnete Jahresrechnung. Wer vereinfacht buchführt, erstellt Aufstellungen zu Vermögen, Einnahmen, Ausgaben und Privatentnahmen. Welche Form für Sie gilt, bestimmt Ihr Steueramt. Welche Form für Sie gilt, klären Sie am besten mit Ihrem Steueramt oder Ihrer Treuhandstelle.
Privates und Geschäftliches trennen
Je klarer die Trennung während des Jahres, desto weniger Arbeit im Frühjahr. Führen Sie getrennte Konten und halten Sie Belege getrennt: geschäftliche Zahlungen über das Geschäftskonto, private Ausgaben privat. Welche Kosten steuerlich zählen, klärt Ihr Steueramt. Diese Seite macht dazu keine Aussage.
Belege ablegen, statt später suchen
Ein einfaches System genügt: ein Ordner (oder Verzeichnis) pro Jahr, darin ein Unterordner pro Bereich der Tabelle oben. Beschriften Sie Einzelbelege mit Datum und Zweck, wenn man es dem Beleg nicht ansieht.
- Ein Beleg sollte vier Dinge zeigen: Datum, Betrag, Lieferant, Zweck. Fehlt eines, ergänzen Sie es sofort.
- Kontoauszug und Beleg zusammen ablegen. Der Kontoauszug zeigt die Zahlung, der Beleg den Grund.
- Monatlich abstimmen. Zwanzig Minuten pro Monat ersetzen einen Tag im Frühjahr.
Belege müssen Sie für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer aufbewahren. Auskunft zur genauen Frist gibt Ihr Steueramt. Der Ablageplan im Kit hilft beim Ordnen, ersetzt diese Auskunft aber nicht.
Was Sie beim Steueramt Ihres Kantons nachsehen
Vieles ist von Kanton zu Kanton verschieden: Formulare, verlangte Beilagen und die Frist für die Steuererklärung. Die Frist ist je nach Kanton verschieden, Auskunft gibt Ihr Steueramt. Verlassen Sie sich deshalb nicht auf Daten aus dem Kopf oder aus Foren. Die verbindliche Auskunft steht auf der Website Ihres kantonalen Steueramts, oft in einer Wegleitung für Selbständigerwerbende.
- Abgabetermin der Steuererklärung
- Welche Aufstellungen und Beilagen für Selbständige verlangt werden
- Ob und wie die Erklärung elektronisch eingereicht wird
Der Weg zur Steuererklärung in fünf Schritten
- Laufend sammeln. Belege nach Bereich ablegen, Geschäftskonto vom Privatkonto trennen.
- Jahresende vorbereiten. Kontostände, offene Rechnungen und Bestände per 31. Dezember festhalten. Eine Checkliste dafür reicht meist schon.
- Abschluss erstellen. Selbst oder mit der Treuhandstelle, je nach Buchführung.
- Vorgaben des Kantons prüfen. Formulare, Beilagen und Termin beim Steueramt nachsehen.
- Einreichen und Kopie ablegen. Die Erklärung samt Beilagen im Jahresordner aufbewahren.
Typische Stolpersteine
- Belege ohne Zweck. Ein Kassenzettel «Diverses» lässt sich nach einem Jahr nicht mehr zuordnen. Notieren Sie den Zweck sofort.
- Privat und Geschäft vermischt. Wer alles über ein Konto laufen lässt, sortiert im Frühjahr Zahlung für Zahlung.
- Offene Posten vergessen. Unbezahlte Rechnungen und Guthaben am Jahresende gehören in die Liste.
- Bescheinigungen fehlen. Vorsorge- und Versicherungsbelege treffen unter Umständen erst nach Jahresende ein. Setzen Sie sich eine Erinnerung.
- Termin geschätzt statt nachgesehen. Die Frist steht beim Steueramt Ihres Kantons.
Wichtig: Allgemeine Information, keine Steuerberatung. Stand 7. November 2026. Welche Unterlagen verlangt werden, was abzugsfähig ist und welche Fristen gelten, hängt von Ihrer Buchführung, Ihrem Kanton und Ihrer persönlichen Situation ab. Fragen Sie im Zweifel das Steueramt Ihres Kantons oder eine Treuhandstelle. Massgebend sind die Gesetze auf
fedlex.admin.ch und die Vorgaben Ihres Kantons.
Weitere Hilfen für Selbständige: Säule 3a berechnen · MWST-Rechner · Stundensatz berechnen
Häufige Fragen
Welche Unterlagen brauche ich für die Steuererklärung als Selbständige oder Selbständiger?
Zum Sammeln eignen sich Unterlagen zu Einnahmen (ausgestellte Rechnungen, Kontoauszüge), zu Ausgaben (Eingangsrechnungen, Quittungen), zu Versicherung und Vorsorge sowie zu den Beständen am Jahresende. Welche Aufstellungen das Steueramt verlangt, hängt von der Buchführung und vom Kanton ab. Fragen Sie im Zweifel Ihr Steueramt oder Ihre Treuhandstelle.
Reichen Kontoauszüge und Quittungen für die Steuererklärung?
Ein Kontoauszug zeigt, dass bezahlt wurde, aber oft nicht wofür. Ein Beleg mit Datum, Betrag, Lieferant und Zweck ordnet die Zahlung zu. Ob im Einzelfall etwas genügt, entscheidet das Steueramt oder Ihre Treuhandstelle. Sammeln Sie darum beides und legen Sie es zusammen ab.
Bis wann muss ich die Steuererklärung als Selbständige einreichen?
Die Frist für die Steuererklärung ist je nach Kanton verschieden. Auskunft gibt Ihr Steueramt.
Stand: 7. November 2026. Dieser Ratgeber erklärt Abläufe in eigenen Worten. Allgemeine Information, keine Steuerberatung.
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