Ohne klare Regel entstehen Spesen-Diskussionen immer am gleichen Punkt: Was wird bezahlt, mit welchem Beleg und bis wann? Ein Spesenreglement beantwortet das einmal für alle. Dieser Ratgeber zeigt, aus welchen Bausteinen es besteht und in welcher Reihenfolge Sie es aufbauen. Die Beträge und Ansätze legen Sie selbst fest.
Brauchen Sie ein Reglement überhaupt? Das Obligationenrecht verlangt kein schriftliches Spesenreglement: Die Art. 327a bis 327c OR enthalten keine solche Pflicht. Gesetzlich gilt aber, dass der Arbeitgeber die durch die Arbeit notwendig entstehenden Auslagen ersetzt (Art. 327a Abs. 1 OR), auch wenn es kein Reglement gibt. Unabhängig von der Rechtslage hilft die schriftliche Form im Alltag, weil Mitarbeitende und Vorgesetzte dieselbe Grundlage haben.
Kurz: Pauschalspesen sind steuerlich nur dann Spesenersatz und kein Lohn, wenn sie tatsächlich notwendige, geschäftlich bedingte Auslagen decken und sauber geregelt sind. Am einfachsten ist das mit einem Spesenreglement, das die kantonale Steuerverwaltung des Firmensitzes genehmigt hat; die Kantone anerkennen solche Reglemente nach dem Muster der Schweizerischen Steuerkonferenz (SSK). Quelle: Mustervorlagen Spesenreglemente, SSK/ESTV. Pauschalen über dem, was das Reglement erlaubt, kann die Steuerbehörde als Lohn behandeln. Das hängt vom Kanton und vom Einzelfall ab, klären Sie es mit Ihrer Treuhandstelle. Privatrechtlich gilt zusätzlich Art. 327a Abs. 2 OR (schriftliche Abrede, Pauschale deckt alle notwendigen Auslagen).
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Am Anfang steht, für wen das Reglement gilt (alle Mitarbeitenden, nur bestimmte Funktionen, Lernende?) und welcher Grundsatz gilt. Der Grundsatz in einem Satz: Ersetzt werden Auslagen, die für die Arbeit notwendig sind. Das entspricht dem Gesetz: Der Arbeitgeber ersetzt alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen, bei Arbeit an auswärtigen Orten auch die für den Unterhalt erforderlichen Aufwendungen (Art. 327a Abs. 1 OR).
Hier regeln Sie, wie Geschäftsreisen ablaufen. Der Kern ist die Frage nach dem Vorgehen, nicht nach dem Betrag:
Wichtig ist, dass die Obergrenzen im Reglement stehen und nicht erst bei der Abrechnung zur Sprache kommen.
Baustein 3: Verpflegung
Bei der Verpflegung unterscheiden Betriebe zwei Wege: Entweder werden effektive Kosten gegen Beleg ersetzt, oder es gibt eine Pauschale pro Tag oder pro Mahlzeit. Ihr Reglement hält fest, welcher Weg gilt, und zwar je Situation:
- auswärtiges Mittagessen bei Kundenterminen
- Verpflegung auf mehrtägigen Reisen
- Geschäftsessen mit Kundschaft (mit Angabe von Anlass und Teilnehmenden auf dem Beleg)
- Alkohol: ersetzt oder nicht ersetzt
Pauschalen sind bequem, haben aber Spielregeln. Eine Pauschale (zum Beispiel Taggeld oder Wochen- oder Monatspauschale) setzt eine schriftliche Abrede, einen Normalarbeitsvertrag oder einen Gesamtarbeitsvertrag voraus und muss alle notwendigen Auslagen decken (Art. 327a Abs. 2 OR). Eine Abrede, dass Arbeitnehmende notwendige Auslagen ganz oder teilweise selbst tragen, ist nichtig (Abs. 3). Eine behördliche Genehmigung verlangt das OR nicht. Steuerlich empfiehlt sich aber ein Reglement, das die kantonale Steuerverwaltung des Firmensitzes genehmigt hat: Die Kantone anerkennen solche genehmigten Reglemente nach den Richtlinien der Schweizerischen Steuerkonferenz, wenn sie dem Muster der Schweizerischen Steuerkonferenz (SSK) folgen. Wer Pauschalen einführen will, klärt vorher mit der Treuhandstelle und der kantonalen Steuerverwaltung, wie sie behandelt werden.
Baustein 4: Kilometer und Fahrzeuge
Wer mit dem eigenen Auto für den Betrieb fährt, bekommt in der Regel eine Kilometerentschädigung. Im Reglement stehen:
- der Ansatz pro Kilometer (Ihr Entscheid)
- was der Ansatz abdeckt (Benzin, Abnutzung, Versicherung) und was nicht (zum Beispiel Parkgebühren)
- wie die Fahrten festgehalten werden: Datum, Start, Ziel, Zweck, Kilometer
- was für Firmenfahrzeuge und Privatfahrzeuge gilt, falls beides vorkommt
Als Orientierung nennt das Muster-Spesenreglement der Schweizerischen Steuerkonferenz (SSK, aktualisiert per 1. Januar 2026, veröffentlicht von der Eidg. Steuerverwaltung) eine Kilometer-Entschädigung von 75 Rappen für das Privatfahrzeug (Ziffer 2.4; Mustervorlagen Spesenreglemente, SSK/ESTV). Das ist ein Muster und kein Gesetzeswert. Wer sein Reglement genehmigen lassen will, orientiert sich an diesen Ansätzen. Ältere Vorlagen im Netz nennen teils andere Sätze. Prüfen Sie, aus welchem Jahr die Quelle stammt.
Zum Nachrechnen der Monatsfahrten gibt es den Spesen-Rechner (im Browser). Er schlägt bewusst keinen Ansatz vor, Sie tragen den Wert aus Ihrem Reglement ein.
Baustein 5: Belege
Ohne Beleg keine Rückerstattung: So lässt sich der Grundsatz kurz fassen. Damit er im Alltag funktioniert, regeln Sie auch die Ausnahmen:
- Was gilt als Beleg (Quittung, Kassenzettel, Rechnung, Bahnticket)?
- In welcher Form wird eingereicht (Papier, Foto, PDF)?
- Was geschieht, wenn ein Beleg fehlt? Üblich ist ein Eigenbeleg mit Datum, Zweck und Betrag, gegengezeichnet von den Vorgesetzten. Legen Sie fest, ab wann er nicht mehr genügt. Das SSK-Muster lässt einen Eigenbeleg ausnahmsweise bis CHF 20 zu, wenn ein Originalbeleg unmöglich oder unzumutbar ist.
- Bis wann muss eingereicht werden (zum Beispiel bis zum Monatsende)?
Die Aufbewahrung der Belege richtet sich nach den Buchführungsregeln. Betriebe, die buchführungspflichtig sind, bewahren Geschäftsbücher und Buchungsbelege zehn Jahre auf, die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR). Spesenbelege gehören dazu, wenn sie Grundlage einer Buchung sind. Fragen Sie dazu Ihre Treuhandstelle.
Baustein 6: Weitere Auslagen
Vieles passiert zwischen den grossen Posten: Telefon und Internet bei Homeoffice, Parkgebühren, Arbeitskleidung, Weiterbildungsmaterial, Kundengeschenke. Entscheiden Sie pro Posten: ersetzt, nicht ersetzt oder nur nach Absprache. Ein Satz im Reglement spart viele Nachfragen. Wie Kosten für Telefon, Internet oder Arbeitsplatz im Homeoffice abgegolten werden, halten Sie im Reglement beziehungsweise im Arbeitsvertrag fest. Das SSK-Muster hat dafür einen eigenen Abschnitt «Private Infrastruktur / Homeoffice» (Ziffer 5.4).
Baustein 7: Abrechnung, Vorschuss und Auszahlung
Am Ende steht der Ablauf: Wann wird abgerechnet (monatlich ist verbreitet), mit welchem Formular, wer prüft und genehmigt, und wann kommt das Geld. Der Auslagenersatz wird zusammen mit dem Lohn fällig, gestützt auf die Abrechnung der Mitarbeitenden, wenn nicht eine kürzere Frist vereinbart oder üblich ist (Art. 327c Abs. 1 OR). Wer regelmässig Auslagen hat, erhält einen angemessenen Vorschuss in bestimmten Zeitabständen, mindestens aber jeden Monat (Art. 327c Abs. 2 OR).
- Abrechnungsrhythmus und Abgabetermin
- Formular und Ablage (ein Ort, auf den Buchhaltung und Vorgesetzte zugreifen)
- Prüfung: Vier-Augen-Prinzip, mindestens bei höheren Beträgen
- Auszahlung mit dem Lohn (gesetzlicher Normalfall) oder in kürzerer Frist
Baustein 8: Inkrafttreten, Änderungen, Kenntnisnahme
Das Reglement trägt ein Datum und eine Versionsnummer. Halten Sie fest, wer Änderungen beschliesst und wie das Team informiert wird. Am besten bestätigen alle Mitarbeitenden die Kenntnisnahme mit Unterschrift oder Antwort-Mail und das Reglement liegt an einem festen Ort bereit. Einmal im Jahr lohnt sich eine Durchsicht: Stimmen Ansätze, Obergrenzen und Abläufe noch?
Checkliste: Ist Ihr Reglement vollständig?
- ☐ Geltungsbereich, Grundsatz und Genehmigung sind geregelt
- ☐ Reisen: Verkehrsmittel, Übernachtung, Vorab-Genehmigung stehen drin
- ☐ Verpflegung: effektiv oder pauschal ist je Situation festgelegt
- ☐ Kilometer: Ansatz, Abdeckung und Fahrtenaufstellung sind beschrieben
- ☐ Belege: Form, Frist und Eigenbeleg sind geregelt
- ☐ Weitere Auslagen sind pro Posten entschieden
- ☐ Abrechnung, Prüfung und Auszahlung sind beschrieben
- ☐ Datum, Version und Kenntnisnahme sind vorgesehen
- ☐ Ihre Treuhandstelle hat das Reglement angeschaut
Häufige Fehler
- Ansätze aus alten Vorlagen übernommen. Prüfen Sie Jahr und Quelle, bevor ein Wert ins Reglement kommt.
- Nur Beträge, kein Ablauf. Ohne Frist, Formular und Zuständigkeit bleibt jede Abrechnung eine Einzelfrage.
- Pauschalen ohne schriftliche Grundlage. Was pauschal gilt, gehört ausdrücklich ins Reglement.
- Reglement nicht bekannt gemacht. Wer es nie gesehen hat, hält sich nicht daran.
- Nie überprüft. Preise und Abläufe ändern sich, das Reglement sollte es auch dürfen.
Häufige Fragen
Brauche ich ein Spesenreglement, wenn ich Mitarbeitende habe?
Gesetzlich ist ein schriftliches Spesenreglement nicht vorgeschrieben: Die Art. 327a bis 327c OR verlangen keines. Der Arbeitgeber muss die durch die Arbeit notwendig entstehenden Auslagen auch ohne Reglement ersetzen (Art. 327a Abs. 1 OR). Pauschalen setzen eine schriftliche Abrede voraus (Abs. 2). Ein Reglement schafft Klarheit für alle Beteiligten.
Brauche ich eine Genehmigung für Pauschalspesen?
Das Obligationenrecht verlangt keine behördliche Genehmigung, aber für Pauschalen eine schriftliche Abrede (Art. 327a Abs. 2 OR); die Pauschale muss alle notwendigen Auslagen decken. Steuerlich ist ein von der kantonalen Steuerverwaltung des Firmensitzes genehmigtes Reglement empfehlenswert, denn die Kantone anerkennen solche Reglemente gegenseitig, wenn sie dem SSK-Muster folgen. Wie nicht genehmigte Pauschalen steuerlich behandelt werden und ob sie als Lohn gelten können, klären Sie mit Ihrer Treuhandstelle und der kantonalen Steuerverwaltung.
Was mache ich, wenn ein Beleg fehlt?
Das regelt Ihr Reglement. Üblich ist ein kurzer Eigenbeleg mit Datum, Zweck und Betrag, den die Vorgesetzten gegenzeichnen. Legen Sie fest, wann ein Eigenbeleg genügt und wann nicht.
Wer legt den Kilometeransatz fest?
Der Betrieb legt ihn im Reglement fest. Als Orientierung nennt das Muster-Spesenreglement der Schweizerischen Steuerkonferenz (veröffentlicht von der Eidg. Steuerverwaltung, aktualisiert per 1. Januar 2026) 75 Rappen pro Kilometer für das Privatfahrzeug. Das ist ein Muster und kein Gesetzeswert.
Wie lange muss ich Spesenbelege aufbewahren?
Betriebe, die buchführungspflichtig sind, bewahren Geschäftsbücher und Buchungsbelege zehn Jahre auf, die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR). Spesenbelege gehören dazu, wenn sie Grundlage einer Buchung sind. Fragen Sie dazu Ihre Treuhandstelle.
Mehr Ratgeber und Hilfen für Schweizer Kleinbetriebe finden Sie auf lezo.ch (Ratgeber und Hilfen).
Wichtig: Arbeitshilfe, Stand November 2026, keine Rechts- oder Steuerberatung. Ansätze, Pauschalen und Fristen legen Sie in Ihrem Reglement fest und klären sie bei Bedarf mit Ihrer Treuhandstelle und der kantonalen Steuerverwaltung.