Jahresabschluss Einzelfirma: Checkliste für die Schweiz

Der Jahresabschluss einer Einzelfirma ist keine Raketenwissenschaft, aber er besteht aus vielen kleinen Aufgaben. Wer sie über mehrere Wochen verteilt, vermeidet die Hektik im Januar. Diese Checkliste zeigt, was dazugehört. Sie ersetzt keine Beratung durch eine Treuhandstelle oder das Steueramt.

Wer die Aufgaben lieber als Fahrplan mit Terminen abarbeitet: Das Jahresabschluss-Kit 2027 mit Wochenplan (kostenpflichtig, CHF 19) ordnet sie für Sie. Die Checkliste unten genügt für den Überblick.

Welche Buchführung gilt für Sie?

Sinngemäss gilt nach dem Obligationenrecht (OR, SR 220, Art. 957): Einzelunternehmen mit einem Umsatzerlös von weniger als CHF 500'000 im letzten Geschäftsjahr müssen nur über Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage Buch führen. Ab CHF 500'000 Umsatzerlös ist eine ordentliche, doppelte Buchhaltung nötig. Massgebend ist der Umsatzerlös, nicht der Gewinn. Zusätzlich können steuerliche oder mehrwertsteuerliche Pflichten gelten. Welche Regel in Ihrem Fall zutrifft, klären Sie mit Ihrer Treuhandstelle oder dem Steueramt.

1. Belege vollständig machen

• Festhalten, bis zu welchem Datum alles gebucht oder abgelegt ist.
• Kontoauszüge Zeile für Zeile durchgehen: Jede Zahlung braucht einen Beleg oder eine kurze Notiz mit Grund.
• Fehlende Quittungen für Barauslagen mit einem Ersatzbeleg (Datum, Betrag, Zweck) ergänzen. Ersatzbelege sind die Ausnahme.
• Online-Rechnungen, Kreditkarten- und PayPal-Abrechnungen speichern.
• Ablage vereinheitlichen, zum Beispiel pro Monat ein Ordner.

Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren (Art. 958f OR), Geschäftskorrespondenz soweit sie als Buchungsbeleg dient.

2. Kasse und Konten abschliessen

• Alle Barbewegungen im Kassabuch nachtragen.
• Am Stichtag 31. Dezember das Bargeld zählen und mit dem Kassabuch vergleichen.
• Differenzen nicht nachträglich «zurechtbiegen», sondern als Kassadifferenz festhalten.
• Kontostände per 31. Dezember dokumentieren: Geschäftskonto, Post, Online-Zahlungsdienste.

3. Offene Rechnungen (Debitoren) prüfen

• Liste der unbezahlten Rechnungen per Stichtag erstellen.
• Überfällige Rechnungen mahnen. Einzelne Forderungen, mit deren Zahlung Sie nicht mehr rechnen, mit der Treuhandstelle besprechen.
• Gutschriften und Anzahlungen den richtigen Rechnungen zuordnen.

4. Inventar und Warenlager

• Lager am Stichtag oder möglichst nahe daran zählen und die Zählung mit Datum und Namen festhalten.
• Beschädigte oder unverkäufliche Ware separat notieren.
• Angefangene Arbeiten und Material für Aufträge dokumentieren, falls das bei Ihnen vorkommt.
• Wie Waren zu bewerten sind, besprechen Sie mit der Fachperson. Das Kit erklärt die Begriffe, gibt aber keine Steuerberatung.

5. Privatanteile und Abgrenzungen

Private Entnahmen und Einlagen müssen sauber getrennt sein. Dazu zählt etwa der private Anteil von Auto, Handy oder Büro zu Hause. Abgrenzungen betreffen Aufwand und Ertrag, die wirtschaftlich zum alten oder neuen Jahr gehören, etwa eine im Dezember bezahlte Versicherungsprämie fürs nächste Jahr. Wie Sie das im Einzelfall behandeln, ist eine Frage an Ihre Treuhandstelle oder das Steueramt.

6. Unterlagen für Treuhand und Steuererklärung

• Kassabuch, Kontoauszüge, Belegordner
• Debitoren- und Kreditorenliste, Inventarliste
• Lohnausweise und Abrechnungen der Ausgleichskasse, falls Sie Personal haben
• Belege zur Säule 3a, zur Krankenkasse und zu weiteren Vorsorgebeiträgen
• Fahrzeug- und Raumkosten, falls Sie einen Privatanteil ausscheiden

7. Fristen im Blick behalten

Steuerfristen sind kantonal verschieden, AHV-Termine bestimmt Ihre Ausgleichskasse, und MWST-Fristen gelten nur für MWST-pflichtige Betriebe. Prüfen Sie die Angaben bei der ESTV, auf ahv-iv.ch und beim Steueramt Ihres Kantons. Für die Säule 3a muss die Einzahlung bis Jahresende gutgeschrieben sein, fragen Sie bei Bank oder Stiftung nach dem letzten Zahlungstag.