# 09 Ablage- und Ordnerplan 2027 und Debitorenliste (Vorlage) Arbeitshilfe, keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: 6. November 2026. Die Teile 01 bis 08 bringen Sie durch den Abschluss 2026. Dieser Teil sorgt dafür, dass der Abschluss 2027 weniger Arbeit macht: eine feste Ordnerstruktur für das neue Jahr und eine Debitorenliste, die Sie von Januar an laufend führen. ## Abschnitt A: Ablage- und Ordnerplan 2027 ### Grundsätze - Eine Struktur für alles: Papier und Dateien heissen und sortieren sich gleich. - Ein Ordner pro Jahr. Alles, was zum Geschäftsjahr 2027 gehört, liegt in 2027 (nach Belegdatum bzw. Leistungsdatum, im Zweifel mit der Treuhandstelle klären). - Belege sofort ablegen, nicht sammeln. Ein fester Wochentermin ist besser als ein grosser Termin im Dezember. - Die Aufbewahrungsfrist für Geschäftsbücher und Buchungsbelege beträgt 10 Jahre (Art. 958f OR), siehe Teil 02 und Teil 06. Geschäftskorrespondenz gehört dazu, soweit sie als Buchungsbeleg dient (z. B. eine Bestellung oder Auftragsbestätigung ohne anderen Beleg). Bei MWST-Pflicht gelten für die MWST-Unterlagen zusätzlich eigene Regeln (Art. 70 MWSTG, z. B. 20 Jahre bei Unterlagen zu Liegenschaften). Prüfen Sie diese auf [estv.admin.ch](https://www.estv.admin.ch). - Digitale Belege müssen jederzeit lesbar bleiben, und nachträgliche Änderungen dürfen nicht unbemerkt möglich sein (Art. 958f Abs. 3 OR, Art. 3 GeBüV). Fragen Sie bei Unsicherheit Ihre Treuhandstelle. ### Vorschlag Ordnerstruktur (Papier und Dateien gleich) Oberordner: «2027_Geschaeft». Darin diese Unterordner. Nummern vorne, damit die Reihenfolge stimmt: | Ordner | Inhalt | Ablage | |---|---|---| | 01_Einnahmen | Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kassenbelege | nach Rechnungsnummer | | 02_Ausgaben | Lieferantenrechnungen, Quittungen, Online-Käufe | nach Monat, darin nach Datum | | 03_Bank_Post_Kasse | Kontoauszüge, Kreditkartenabrechnungen, PayPal/TWINT, Kassabuch | nach Konto, darin nach Monat | | 04_Debitoren | aktuelle Debitorenliste, Mahnungen, Korrespondenz zu offenen Rechnungen | nach Kunde | | 05_Personal | Lohnabrechnungen, Abrechnungen Ausgleichskasse, Versicherungen | nach Person bzw. Abrechnung | | 06_Sozialversicherung_Vorsorge | AHV, Säule 3a, Pensionskasse, Krankenkasse | nach Stelle | | 07_MWST | Abrechnungen, Belege dazu (nur wenn pflichtig) | nach Abrechnungsperiode | | 08_Steuern | Veranlagung, Steuerrechnungen, Fristverlängerung | nach Steuerart | | 09_Vertraege_Versicherungen | Miete, Leasing, Darlehen, Policen | nach Vertrag | | 10_Anschaffungen | Maschinen, Geräte, Fahrzeuge mit Rechnung | nach Anschaffungsdatum | | 11_Inventar | Zählliste, Fotos, Bewertungsnotizen | nach Stichtag | | 12_Abschluss_2027 | Unterlagen für Treuhand, Privatanteile, Abgrenzungen | siehe Teil 05 und 07 | Passen Sie die Struktur an Ihren Betrieb an. Wer kein Personal hat, lässt 05 weg. Wer nicht MWST-pflichtig ist, lässt 07 weg. Wichtig ist nur, dass die Struktur das ganze Jahr gleich bleibt. ### Dateinamen Gleiches Schema wie in Teil 02: Datum, Lieferant oder Kunde, Betrag. Beispiele zum Anpassen: - 2027-01-12_Lieferant_Betrag.pdf (Ausgabe) - 2027-001_Kunde_Betrag.pdf (Ausgangsrechnung: Rechnungsnummer statt Datum) - 2027-01_Kontoauszug_Geschaeftskonto.pdf (Bank) Keine Umlaute, keine Leerzeichen, Datum immer Jahr-Monat-Tag. So stimmt die alphabetische Reihenfolge mit der zeitlichen überein. ### Wochen- und Monatsroutine Wöchentlich (fester Wochentag): - neue Belege einscannen oder fotografieren und in den Ordner legen - Barbelege ins Kassabuch eintragen - Zahlungseingänge den Rechnungen zuordnen (Debitorenliste aktualisieren, siehe Abschnitt B) Monatlich (am Monatsanfang): - Kontoauszug des Vormonats ablegen und Zeile für Zeile mit den Belegen abgleichen - Kreditkarten- und Zahlungsdienst-Abrechnung ablegen - Debitorenliste durchsehen: Was ist fällig, was wird gemahnt? - fehlende Belege notieren und besorgen, solange man sich noch erinnert Zum Quartalsende: - Fristen im Fristenkalender (Teil 06) kontrollieren, die Daten bei den offiziellen Stellen bestätigen - Sicherung (Backup) der digitalen Ablage prüfen: Lässt sich eine Datei wirklich wiederherstellen? ### Sicherung der digitalen Ablage - Mindestens zwei Kopien an zwei Orten (z. B. Computer und externer Datenträger oder verschlüsselter Cloud-Speicher). - Zugang nur für die Personen, die ihn brauchen. Passwörter nicht in der Ablage. - Jeden Januar die Jahresordner der Vorjahre prüfen: Ist alles noch lesbar? ### Wenn das Jahr zu Ende geht - Ordner «2027_Geschaeft» nach dem Abschluss nicht mehr verändern. Nachträge nur mit Vermerk und Datum. - Papierordner beschriften: Jahr, Inhalt, frühestes Datum zum Entsorgen (Ende Geschäftsjahr plus 10 Jahre, im Zweifel Treuhandstelle fragen). - Dann gleich den Ordner «2028_Geschaeft» anlegen. ## Abschnitt B: Debitorenliste 2027 (Vorlage) Die Liste aus Teil 03 war für den Stichtag 31. Dezember 2026 gedacht. Diese Vorlage führen Sie das ganze Jahr 2027 laufend. Am 31. Dezember 2027 ist sie dann vollständig und Sie müssen nichts mehr zusammensuchen. ### So füllen Sie die Liste aus - Jede Rechnung kommt am Tag des Versands in die Liste. - Spalte «Bezahlt am» und «Betrag bezahlt» füllen Sie beim Zahlungseingang aus. Bei Teilzahlungen tragen Sie die Summe aller Zahlungen in «Betrag bezahlt» ein und notieren Datum und Betrag jeder Teilzahlung in der Bemerkung. - Die Spalte «Offen CHF» ist Betrag minus bezahlt. Die Summe aller offenen Beträge ist Ihr Debitorenbestand zu dem Tag. - Mahnstufe: 0 = noch nicht fällig, 1 = Zahlungserinnerung, 2 = 1. Mahnung, 3 = 2. Mahnung, 4 = letzte Mahnung/Betreibung. Siehe Teil 03. - Wer MWST-pflichtig ist, ergänzt eine Spalte «MWST». Sonst weglassen. ### Vorlage (zum Kopieren) Markieren Sie die Tabelle, kopieren Sie sie in Excel, Google Tabellen oder Word und fügen Sie so viele Zeilen an, wie Sie brauchen. Die erste Zeile unten ist ein Beispiel zum Anpassen. | Rechnungsnr. | Rechnungsdatum | Kunde (Firma) | Betrag CHF | Fällig am | Bezahlt am | Betrag bezahlt CHF | Offen CHF | Mahnstufe | Bemerkung | |---|---|---|---|---|---|---|---|---|---| | z. B. 2027-001 | z. B. 12.01.2027 | z. B. Muster GmbH | | | | | | 0 | Beispiel, überschreiben | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Summe offen am Stichtag: CHF ______ (Datum: ______) ### Monatskontrolle (jeweils am Monatsanfang) 1. Aktueller Kontoauszug neben der Liste: Ist jeder Zahlungseingang eingetragen? 2. Alle Rechnungen mit «Fällig am» im letzten Monat: Ist die Zahlungserinnerung (Mahnstufe 1) verschickt? 3. Rechnungen mit Mahnstufe 1 oder 2 seit mehr als 30 Tagen: Entscheiden Sie, wie es weitergeht (Richtwerte in Teil 03). 4. Summe offen notieren. Wächst sie von Monat zu Monat, lohnt sich ein Blick auf Ihre Zahlungsfristen und Ihr Mahnwesen. 5. Liste als PDF in den Ordner 04_Debitoren legen, mit Datum im Dateinamen. ### Am 31. Dezember 2027 - Liste am 31. Dezember abschliessen: Summe offen, Datum, Abgleich mit dem Konto. - Eine Kopie als PDF in 12_Abschluss_2027 legen. Die Liste gehört auch zu den Unterlagen für die Treuhand (Teil 07). - Zweifelhafte Forderungen markieren und besprechen, siehe Teil 03, Schritt 4. ## Checkliste Ablage und Debitorenliste 2027 - Ordnerstruktur «2027_Geschaeft» angelegt (Papier und Dateien gleich) - Dateinamen-Schema festgelegt und im Betrieb bekannt - Fester Wochentermin für die Ablage im Kalender eingetragen - Monatstermin für Kontoauszug und Debitorenkontrolle im Kalender eingetragen - Sicherung der digitalen Ablage eingerichtet und einmal getestet - Debitorenliste 2027 angelegt, Rechnungen ab 1. Januar eingetragen - Ordner 2028 für den Jahreswechsel eingeplant ## Fragen an die Fachperson - Entspricht meine digitale Ablage den Anforderungen für die Aufbewahrung? - Nach welchem Datum ordne ich Belege dem Jahr zu (Beleg-, Leistungs- oder Zahlungsdatum)? - Welche zusätzlichen Aufbewahrungsregeln gelten für meine Branche und meine MWST-Situation? ## Gratis-Angebote - [LeZo Büro](https://lezo.ch/buero/): Kassabuch, Offerte und QR-Rechnung kostenlos im Browser - [Verzugszins Rechner](https://lezo.ch/verzugszins-rechner/): 5 % nach Art. 104 OR, mit fertigem Mahntext