# 08 10 KI-Prompts für den Jahresabschluss

Arbeitshilfe, keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: 6. November 2026.

## Regeln vor dem Start
- **Keine Personendaten und keine Kundennamen** in öffentliche KI-Tools (ChatGPT, Claude, Gemini und ähnliche) eingeben. Das gilt auch für Rechnungen, Kontoauszüge, AHV-Nummern, IBAN und Steuerdaten. Ersetzen Sie Namen durch «Kunde A», «Kunde B» und runden Sie Zahlen, wenn sie nicht nötig sind (Datenschutz, DSG).
- Eine KI kennt Ihren Kanton, Ihre Ausgleichskasse und Ihre aktuelle Steuerpraxis nicht sicher. **Fristen, Beträge und Rechtsfragen immer bei den offiziellen Stellen prüfen** (Teil 06).
- Das Ergebnis ist ein Entwurf. Lesen Sie ihn, passen Sie ihn an, entscheiden Sie selbst.
- Ersetzen Sie alles in [eckigen Klammern].

## Vorspann (einmal an den Anfang jedes Chats)
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Du hilfst mir als Selbständige/r in der Schweiz bei der Vorbereitung meines Jahresabschlusses. Schreibe in Schweizer Hochdeutsch (kein «ß»), klar und kurz. Du gibst keine Rechts- oder Steuerberatung. Erfinde keine Zahlen, Fristen oder Paragraphen. Wenn du etwas nicht sicher weisst, sage es und verweise auf die zuständige Stelle (Steueramt meines Kantons, Ausgleichskasse, ESTV, Treuhandstelle). Wenn Angaben fehlen, frage zuerst nach.
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## 1. Dezember-Fahrplan an meinen Betrieb anpassen
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Ich führe [Art des Betriebs, z. B. Einzelunternehmen im Handwerk] ohne/mit [Anzahl] Mitarbeitende. Ich buche [selbst im Programm / über eine Treuhandstelle / im Kassabuch]. Mein Lager: [kein Lager / kleines Lager / grosses Lager]. Ich habe für den Jahresabschluss pro Woche etwa [Stunden] Zeit. Erstelle mir einen Wochenplan von Mitte November bis Ende Januar mit konkreten Aufgaben pro Woche und jeweils einem Satz, warum die Aufgabe nötig ist. Nenne nur Aufgaben, keine Steuertipps.
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## 2. Belege-Rückstand strukturieren
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Ich habe einen Rückstand von etwa [Anzahl] Belegen aus [Zeitraum]. Ich habe Papierbelege, Fotos auf dem Handy und PDFs im Mailpostfach. Schlage mir eine einfache Ablage-Struktur und einen Arbeitsplan in kleinen Schritten vor, damit ich den Rückstand in [Anzahl] Wochen aufarbeite. Gib auch ein Muster für Dateinamen (Datum, Lieferant, Betrag).
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## 3. Zahlungserinnerung an Kundschaft (1. Stufe)
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Schreibe eine freundliche Zahlungserinnerung für eine offene Rechnung. Rechnungsnummer: [Nr.], Datum: [Datum], Betrag: CHF [Betrag], fällig war sie am [Datum]. Neue Zahlungsfrist: [Datum]. Gehe von einem Versehen aus, bedanke dich für die Zusammenarbeit, erwähne, dass die Rechnung beiliegt und dass man sich bei Fragen melden kann. Keine Drohungen. Maximal 100 Wörter. Name des Kunden: [Anrede ohne Namen, z. B. «Guten Tag»].
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## 4. Mahnung (2. Stufe)
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Schreibe eine sachliche Mahnung. Die Zahlungserinnerung vom [Datum] blieb ohne Antwort. Rechnung Nr. [Nr.], CHF [Betrag], ursprünglich fällig am [Datum]. Neue Frist: [Datum]. Hinweis: Bei weiterem Ausbleiben der Zahlung behalte ich mir weitere Schritte vor (z. B. Betreibung). Erwähne Verzugszins nur, wenn ich [Ja/Nein] schreibe: [Ja/Nein]. Ton: höflich, bestimmt, ohne Vorwürfe. Maximal 120 Wörter.
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## 5. Zählliste fürs Inventar aufbauen
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Ich führe [Art des Betriebs, z. B. Coiffeur-Salon mit Verkaufsprodukten] und muss am 31. Dezember das Lager zählen. Meine Lagerorte: [Orte]. Erstelle mir eine Zählliste als Tabelle (Lagerort, Artikel, Menge, Einheit, Einstandspreis, Total, Bemerkung) und eine Checkliste für den Zähltag (Vorbereitung, Zählen, Nachbereitung). Beschädigte und fremde Ware sollen separat erfasst werden.
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## 6. Fragenliste für das Treuhandgespräch
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Ich treffe im Januar eine Treuhänderin/einen Treuhänder für meinen Jahresabschluss. Mein Betrieb: [Art, Grösse]. Besonderheiten im Jahr: [z. B. neue Maschine, Mitarbeiterwechsel, Umzug, starker Umsatzrückgang]. Erstelle eine Liste mit 15 Fragen, die ich stellen sollte, und eine Liste der Unterlagen, die ich mitbringen sollte. Keine Antworten, nur Fragen.
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## 7. Privatanteile verstehen
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Ich bin Einzelunternehmer/in und nutze [Fahrzeug / Handy / Raum zu Hause / Lebensmittel aus dem Betrieb] teils privat. Erkläre mir in einfachen Worten, was ein Privatanteil ist und welche Fragen ich meinem Steueramt oder meiner Treuhandstelle dazu stellen sollte. Nenne keine Prozentsätze und keine Beträge, weil diese je nach Kanton und Fall verschieden sind.
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## 8. Abgrenzungen an einem Beispiel erklären lassen
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Erkläre mir an einem erfundenen Beispiel (nicht meinen echten Zahlen), was eine Abgrenzung am Jahresende ist: Ein Betrieb bezahlt im Dezember eine Versicherungsprämie für das Folgejahr und erhält im Januar eine Rechnung für Material, das im Dezember geliefert wurde. Zeige in einer kleinen Tabelle, in welches Jahr jeder Betrag gehört, und erkläre es in 5 Sätzen. Weise darauf hin, dass dies nur ein Lernbeispiel ist.
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## 9. Eigener Kurz-Check zum Jahresende
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Ich gebe dir gerundete Angaben ohne Namen: Umsatz ca. CHF [Betrag], Aufwand ca. CHF [Betrag], offene Kundenrechnungen ca. CHF [Betrag], Lager ca. CHF [Betrag], Kassenbestand ca. CHF [Betrag]. Stelle mir 10 Kontrollfragen, mit denen ich prüfen kann, ob diese Zahlen plausibel sind (z. B. Vergleich mit dem Vorjahr, fehlende Rechnungen, doppelte Buchungen). Keine steuerliche Bewertung.
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## 10. Hinweis an Kundschaft zum Jahresende
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Schreibe einen kurzen Hinweis an meine Kundschaft: Mein Betrieb [Name] ist vom [Datum] bis [Datum] geschlossen. Letzte Aufträge/Bestellungen für dieses Jahr bis [Datum]. Rechnungen für Leistungen dieses Jahres stelle ich bis [Datum] aus und bitte um Zahlung innert [Anzahl] Tagen. Danke für das Vertrauen. Freundlich, maximal 90 Wörter, als E-Mail-Text und als kurzer Aushang (zwei Varianten).
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## Hinweis zu den Gratis-Prompts
Weitere 5 Prompts für Treuhandteams (Mandantenmails, Offerte, Zahlungserinnerung) finden Sie gratis auf [lezo.ch/ki-treuhand](https://lezo.ch/ki-treuhand/). Die Prompts hier sind für Selbständige gedacht, die ihren eigenen Jahresabschluss vorbereiten.