# 03 Debitoren und Mahnwesen: Stand zum Jahresende Arbeitshilfe, keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: 6. November 2026. ## Was sind Debitoren? Debitoren sind Ihre offenen Kundenrechnungen: Leistung erbracht, Rechnung gestellt, Geld noch nicht da. Im Abschluss erscheinen sie als Forderung. Darum muss die Liste zum Stichtag stimmen. ## Schritt 1: Debitorenliste erstellen Erstellen Sie eine Tabelle mit diesen Spalten: | Rechnungsnr. | Datum | Kunde (Firma) | Betrag CHF | Fällig am | Mahnstufe | Bemerkung | |---|---|---|---|---|---|---| | | | | | | | | - Jede offene Rechnung bis zum 31. Dezember gehört in die Liste. - Gleichen Sie die Liste mit Ihren Zahlungseingängen auf dem Konto ab. Eine bezahlte, aber nicht verbuchte Rechnung ist der häufigste Fehler. - Summe der Liste notieren: das ist Ihr Debitorenbestand per Stichtag. ## Schritt 2: Alter der Forderungen prüfen - Bis 30 Tage nach Fälligkeit: normal, evtl. Zahlungserinnerung. - 31 bis 90 Tage: Mahnung, telefonisch nachfragen. - Über 90 Tage: Entscheid nötig (letzte Mahnung, Betreibung, Verzicht, Teilzahlung). Die Grenzen sind Richtwerte aus der Praxis, keine Rechtsfristen. ## Schritt 3: Mahnwesen sauber führen Kurz erklärt, was das Gesetz sagt (Obligationenrecht, kein Ersatz für eine Beratung): - Ist auf der Rechnung ein Zahlungstermin («Verfalltag») vereinbart, gerät die Kundschaft nach Ablauf in Verzug. Ohne vereinbarten Termin braucht es eine Mahnung (Art. 102 OR). - Verzugszins: 5 % pro Jahr, wenn nichts anderes vereinbart ist (Art. 104 OR). - Ob Mahngebühren verlangt werden dürfen, hängt von der Vereinbarung ab. Machen Sie es transparent (Angebot, Rechnung, AGB). - Verjährung: In der Regel 10 Jahre (Art. 127 OR). 5 Jahre für Forderungen aus Handwerksarbeit, Kleinverkauf von Waren, ärztlicher Besorgung, Anwalts- und Notarsleistungen und Arbeitnehmerlohn, jeweils eng ausgelegt (Art. 128 Ziff. 3 OR). Auch für Gastro gilt eine kürzere Frist von 5 Jahren: für Forderungen aus der Lieferung von Lebensmitteln, aus Beköstigung und aus Wirtsschulden (Art. 128 Ziff. 2 OR, SR 220, [Gesetzestext auf fedlex.admin.ch](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)). Ob Ihre Forderung darunter fällt, klärt im Zweifel eine Fachperson. - Wenn eine Forderung zu verjähren droht, kann eine Betreibung die Verjährung unterbrechen (Art. 135 OR). Informationen zur Betreibung erhalten Sie beim Betreibungsamt an Ihrem Geschäftssitz (Rechtsgrundlage: Bundesgesetz über Schuldbetreibung und Konkurs, SchKG, auf [fedlex.admin.ch](https://www.fedlex.admin.ch)). ## Mahnstufen im Überblick (Vorschlag) 1. Zahlungserinnerung (freundlich, 1 bis 2 Wochen nach Fälligkeit). Rechnung nochmals beilegen. 2. 1. Mahnung (neue Frist, z. B. 10 Tage). 3. 2. Mahnung (Frist 10 Tage, Hinweis auf nächste Schritte). 4. Letzte Mahnung oder Betreibung einleiten. Formulierungshilfen: die KI-Prompts 3 und 4 in Teil 08, oder im [LeZo-Ratgeber Mahnung](https://lezo.ch/ratgeber-mahnung-schweiz.html). ## Schritt 4: Zweifelhafte Forderungen - Zahlt jemand voraussichtlich nicht, markieren Sie die Rechnung und sprechen Sie mit Ihrer Treuhandstelle, wie Sie das im Abschluss behandeln. - Verbreitet, aber nicht überall gleich: Manche Steuerämter akzeptieren auf dem Debitorenbestand eine pauschale Wertberichtigung (Delkredere). Die Sätze sind kantonal verschieden, z. B. in Bern und Aargau 5 % für Schweizer Kundschaft und 10 % für Kundschaft im Ausland; in anderen Kantonen teils abweichend. Prüfen Sie die aktuelle Praxis Ihres Kantons. - Verlustscheine und Abschreibungen: unbedingt belegen (Zahlungsbefehl, Verlustschein). ## Schritt 5: Jahresende-Rechnungen - Alle bis 31. Dezember erbrachten Leistungen noch im alten Jahr in Rechnung stellen. - Rechnungsdatum nicht zurückdatieren. Das Datum muss dem Zeitpunkt der Rechnungsstellung entsprechen. - Angefangene Aufträge: Stand notieren (Zwischenrechnung, Material, Stunden). ## Checkliste Debitoren - Debitorenliste per 31. Dezember vollständig und mit dem Konto abgeglichen - Mahnlauf im Dezember durchgeführt, Mahnstufen notiert - Forderungen über 90 Tage: Entscheid gefasst - Forderungen kurz vor Verjährung: geprüft - Dezember-Leistungen alle in Rechnung gestellt - Zweifelhafte Forderungen mit Treuhand oder Steueramt besprochen ## Gratis-Angebote - [LeZo Büro](https://lezo.ch/buero/): Offerte und QR-Rechnung erstellen - [KI für Treuhand und Büro](https://lezo.ch/ki-treuhand/): 5 gratis Prompts, darunter eine Zahlungserinnerung