# 02 Belege und Kassabuch abschliessen

Arbeitshilfe, keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: 6. November 2026.

## Warum das wichtig ist
Wer im Obligationenrecht buchführungspflichtig ist, muss Geschäftsbücher und Belege ordnungsgemäss führen und aufbewahren. Einzelunternehmen unter CHF 500'000 Jahresumsatz müssen nur über Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage Buch führen («Milchbüchlein-Buchhaltung», Art. 957 Abs. 2 OR). Für Einzelunternehmen ab CHF 500'000 Umsatz gilt die doppelte Buchhaltung. Welche Regel für Sie gilt, klären Sie mit Ihrer Treuhandstelle oder dem Steueramt.

Aufbewahrungsfrist für Geschäftsbücher und Buchungsbelege: 10 Jahre (Art. 958f OR). Gesetz: [fedlex.admin.ch, Obligationenrecht](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de).

## Schritt 1: Belegstand feststellen
- Bis zu welchem Datum ist alles gebucht oder abgelegt? Schreiben Sie das Datum auf.
- Wie viele Belege fehlen noch? Zählen Sie grob: unter 20, bis 100, mehr als 100. Mehr als 100 heisst: ab sofort pro Woche einen festen Termin.
- Wo liegen die Belege: Schublade, Handy-Fotos, Mailpostfach, Kassenzettel im Auto?

## Schritt 2: Belege vervollständigen
- Kontoauszug Zeile für Zeile durchgehen. Jede Zahlung braucht einen Beleg (Rechnung, Quittung) oder eine kurze Notiz mit Grund.
- Barauslagen: Quittung ablegen. Fehlt eine, notieren Sie Datum, Betrag, Zweck und wer bezahlt hat (Ersatzbeleg). Ersatzbelege sind die Ausnahme.
- Online-Käufe: PDF der Rechnung oder Bestellbestätigung speichern.
- Kreditkarte und Zahlungsdienste (PayPal, TWINT): Monatsabrechnungen dazulegen.
- Digitale Belege dürfen Sie elektronisch ablegen, solange sie lesbar bleiben und nicht verändert werden können. Fragen Sie bei Unsicherheit Ihre Treuhandstelle.

## Schritt 3: Ablage prüfen
- Pro Monat ein Ordner oder pro Konto ein Ordner, Hauptsache einheitlich.
- Dateinamen: Datum, Lieferant, Betrag (z. B. «2026-12-03_Lieferant_245.00.pdf»).
- Zahlungseingänge den Kundenrechnungen zuordnen, siehe Teil 03.

## Kassabuch abschliessen (Barkasse)
Gilt, wenn Sie bar einnehmen oder auszahlen.

1. Alle Barbewegungen bis Jahresende im Kassabuch eintragen (Datum, Text, Einnahme, Ausgabe, Saldo).
2. Am 31. Dezember das Bargeld zählen, Datum und Betrag notieren und im Kassabuch eintragen.
3. Saldo im Buch mit dem gezählten Betrag vergleichen.
4. Bei Differenz: Prüfen Sie zuerst Rechenfehler und vergessene Quittungen. Ist die Differenz nicht erklärbar, tragen Sie sie als «Kassadifferenz» mit Datum und Erklärungsversuch ein. Nichts nachträglich «zurechtbiegen».
5. Saldo auf das neue Jahr als Anfangsbestand vortragen.
6. Kassabuch ausdrucken oder als PDF speichern und zu den Abschlussunterlagen legen.

## Privateinlagen und Privatbezüge
Bar aus der Kasse für private Zwecke entnommene Beträge als «Privatbezug» eintragen, Bargeld aus eigener Tasche in die Kasse als «Privateinlage». Mehr dazu in Teil 05.

## Checkliste Belege und Kasse
- Belege bis 31. Dezember vollständig abgelegt
- Kontoauszüge per 31. Dezember vorhanden (alle Konten, auch Post, Online-Konten)
- Kreditkartenabrechnung Dezember dazugelegt
- Kassabuch nachgeführt, Kasse gezählt, Differenz erklärt
- Fehlende Belege: Ersatzbelege erstellt und begründet
- Ablage für 10 Jahre geplant (Ort, Backup digital)

## Gratis-Angebot als Hilfe
Ein Kassabuch können Sie im [LeZo Büro](https://lezo.ch/buero/) kostenlos führen (App im Browser, die Daten bleiben auf Ihrem Gerät). Das Kit hier erklärt den Abschlussablauf, die App ist das Werkzeug dazu.