4. Zuteilung
Wählen Sie in jedem Feld eine Person. «Automatisch verteilen» füllt nur die freien Plätze, bestehende Einträge bleiben. Der Vorschlag verteilt die Einsätze möglichst gleichmässig und beachtet Überschneidungen und die höchste Zahl Einsätze. Prüfen Sie ihn danach mit Ihrem Wissen über die Leute.
Hinweis: Die Zuteilung gilt je Zeile der Posten- und Schichtenliste. Wenn Sie Zeilen einfügen oder löschen, kontrollieren Sie die Zuteilung.
Prüfung
Keine Doppelbelegung gefunden.
5. Ausdruck
6. Texte für Einladung und Erinnerung
Die Texte werden aus Ihren Angaben gebildet. Sie können sie unten anpassen und mit einem Klick kopieren, um sie in Ihr Mailprogramm oder in den Chat einzufügen. Versenden müssen Sie sie selbst.
Was gehört in einen guten Helferplan?
- Ein klares Raster. Welche Posten gibt es, in welchen Schichten, mit wie vielen Personen? Aufbau und Abbau haben oft andere Zeiten als der Betrieb, deshalb kann ein Posten auf einzelne Schichten beschränkt werden.
- Keine Doppelbelegung. Wer in der Küche steht, kann nicht gleichzeitig an der Kasse sein. Das Programm warnt, wenn sich zwei Einsätze einer Person überschneiden.
- Gerechte Verteilung. Wer nur einen Einsatz hat, ist schneller bereit zu helfen als jemand, der den ganzen Tag arbeiten muss. Mit der Angabe «höchste Zahl Einsätze» setzen Sie eine Grenze je Person.
- Ein Plan, den alle lesen können. Die Gesamtübersicht hängt im Vereinslokal, die Postenblätter gehen an die Verantwortlichen, jede Person erhält ihren Einsatzplan.
- Ersatz. Rechnen Sie mit Ausfällen. Eine Reserveliste mit Personen, die kurzfristig einspringen können, hilft am Anlass mehr als ein perfekter Plan.
Und nach dem Anlass? Mitglieder, Beiträge und Kasse
LeZo Büro: Mitgliederliste, Beitragsrechnung und Kassabuch für Ihren Verein
Mitgliederliste, Beitragsrechnung mit QR-Zahlteil und Kassabuch im Browser. Ihre Daten bleiben auf Ihrem Gerät.
Annahmen
- Höchstens 12 Posten, 10 Schichten, 8 Helfende pro Posten und Schicht, 400 Plätze und 100 Namen pro Plan.
- Überschneidungen erkennt das Programm nur bei Uhrzeiten im Format 08:00-12:00 und gleich geschriebenem Tag vor der Zeit. Schichten über Mitternacht werden bis zum Ende der Schicht gerechnet, Schichten mit anderem Tagesnamen gelten als getrennt.
- Die Stunden je Person ergeben sich aus den Uhrzeiten der Schichten, Pausen sind nicht abgezogen.
- Der Ausdruck hängt von Browser und Drucker ab. Prüfen Sie die Seitenvorschau im Druckfenster.
Häufige Fragen
Wie erstelle ich einen Helferplan für einen Vereinsanlass?
Legen Sie zuerst die Schichten fest (zum Beispiel Samstag 08:00-12:00), dann die Posten mit der Zahl der Helfenden pro Schicht. Tragen Sie die Helferliste ein und teilen Sie ein, von Hand oder mit «Freie Plätze automatisch verteilen». Danach drucken Sie die Gesamtübersicht, ein Blatt je Posten oder einen Einsatzplan je Person.
Können sich die Helfenden selbst eintragen?
Nein. Dafür bräuchte es einen Server, auf dem die Namen aller liegen; dieses Werkzeug speichert nichts auf unserer Seite. Sammeln Sie die Zusagen per E-Mail, Telefon oder Chat, der Einladungstext aus Abschnitt 6 hilft dabei, danach tragen Sie die Namen ein.
Was bedeutet Doppelbelegung?
Eine Person ist zur gleichen Zeit zweimal eingeteilt: in derselben Schicht auf zwei Posten oder in zwei Schichten, deren Uhrzeiten sich am selben Tag überschneiden (zum Beispiel 08:00-12:00 und 11:00-15:00). Das Programm zeigt solche Fälle unter «Prüfung» an und markiert die Felder rot. Eine Überschneidung erkennt es nur, wenn die Zeit im Format 08:00-12:00 steht und der Tag vor der Zeit gleich geschrieben ist.
Wie funktioniert die automatische Verteilung?
Das Programm füllt die freien Plätze Schicht für Schicht und wählt jeweils die Person mit den bisher wenigsten Einsätzen, die in dieser Schicht noch frei ist und ihre höchste Zahl Einsätze nicht überschreitet. Wünsche zu Posten oder Zeiten kennt es nicht, darum ändern Sie den Vorschlag, wo Sie es besser wissen.
Wie sichere ich den Plan für nächstes Jahr?
Klicken Sie auf «Plan als Datei sichern»: Die Datei landet in Ihrem Download-Ordner und enthält alle Angaben und die Zuteilung. Nächstes Jahr laden Sie sie mit «Gesicherten Plan laden» und passen Datum und Helferliste an. Behandeln Sie die Datei vertraulich, sie enthält Namen und Kontaktdaten.
Was passiert mit den Namen und Telefonnummern?
Der Generator läuft in Ihrem Browser, wir erhalten keine Eingaben und speichern nichts, auch nicht im lokalen Speicher des Browsers; nach dem Neuladen ist das Formular leer. Sie sind für die Daten Ihrer Helfenden selbst verantwortlich. Nutzen Sie Namen und Kontakte nur für den Anlass, Details in der Datenschutzerklärung.
Weiterführend
Stand: November 2026.