Zirkularbeschluss GmbH: Ablauf und Unterschiede

Der Ablauf in fünf Schritten

Schritt 1: Statuten und Zulässigkeit prüfen

Lesen Sie zuerst die Statuten Ihrer Gesellschaft. Stehen dort Regeln zur Beschlussfassung auf dem Schriftweg, gelten diese. Klären Sie auch, ob der Punkt, den Sie entscheiden wollen, überhaupt auf diesem Weg beschlossen werden kann. Bei Beschlüssen, die eine öffentliche Beurkundung brauchen, gehen Sie zur Urkundsperson.

Schritt 2: Antrag genau formulieren

Ein guter Antrag ist so geschrieben, dass er mit «Ja» oder «Nein» beantwortet werden kann. Nennen Sie, worüber entschieden wird, was die Folge ist und bis wann geantwortet werden soll. Fügen Sie alle Unterlagen bei, die für den Entscheid nötig sind (zum Beispiel die Offerte oder die Jahresrechnung). Ein Antrag mit mehreren Punkten wird besser in einzelne Anträge aufgeteilt, damit jede Person jeden Punkt einzeln beantworten kann.

Schritt 3: An alle verschicken und den Versand festhalten

Der Antrag geht an alle Personen, die mitentscheiden. Notieren Sie, wann und wie er verschickt wurde, und bewahren Sie den Nachweis auf (Mail mit Versandzeit, Kopie des Briefs). Das ist die Grundlage Ihrer Dokumentation.

Schritt 4: Antworten sammeln

Jede Person antwortet schriftlich auf dem Weg, den die Statuten zulassen. Welche Form die Antwort braucht (Mail, Brief, Unterschrift), klären Sie vorher anhand der Statuten. Legen Sie eine Liste an: Name, Datum der Antwort, Ja / Nein / Enthaltung. Wenn eine Antwort ausbleibt, erinnern Sie freundlich einmal. Eine fehlende Antwort wird nicht als «Ja» gewertet, und ob sie als «Nein» zählt, regeln Gesetz und Statuten. Der Beschluss steht erst nach Ablauf der Antwortfrist fest, denn bis dahin kann jede Person mündliche Beratung verlangen. Für den Verzicht auf die eingeschränkte Revision gilt eine Ausnahme: Ausbleiben der Antwort gilt dort als Zustimmung, wenn die Geschäftsführung mit mindestens 20 Tagen Frist darauf hingewiesen hat (Art. 727a Abs. 3 OR, für die GmbH über Art. 818 Abs. 1 OR).

Schritt 5: Ergebnis festhalten und ablegen

Halten Sie das Ergebnis im Protokoll (Erwahrungsprotokoll) fest: Antrag im Wortlaut, Versanddatum, Liste der Antworten, Ergebnis, Datum, Unterschrift der Person, die das Ergebnis festhält. Legen Sie alles zusammen ab, damit auch in Jahren noch klar ist, wie der Entscheid zustande kam.

Was gehört ins Protokoll?

Der Zirkularbeschluss hat kein Treffen. Trotzdem wird er nach der Praxis wie eine Versammlung protokolliert (Erwahrungsprotokoll). Das Protokoll beantwortet die Fragen: Worüber wurde entschieden? Wer wurde gefragt? Wer hat wann wie geantwortet? Was ist das Ergebnis? Eine Checkliste für die Ablage:

• ☐ Titel und Datum des Beschlusses
• ☐ Wortlaut des Antrags (genau so, wie er verschickt wurde)
• ☐ Anlagen, die dem Antrag beilagen
• ☐ Versanddatum und Versandweg, mit Nachweis
• ☐ Liste der angeschriebenen Personen
• ☐ Eingegangene Antworten mit Datum (Ja, Nein, Enthaltung) und Unterschrift oder Bestätigung
• ☐ Ergebnis in einem Satz («Der Antrag ist angenommen» oder «abgelehnt»)
• ☐ Unterschrift der Person, die das Ergebnis festhält

Welche dieser Angaben das Gesetz mindestens verlangt und wie lange Sie sie aufbewahren, steht in Gesetz und Statuten.

Wann die Versammlung die bessere Wahl ist

• Bei Streit oder Zweifeln. Wenn sich nicht alle einig sind, hilft ein Gespräch mehr als ein Mailwechsel.
• Bei grossen Entscheiden. Wenn viel Geld oder die Zukunft der Gesellschaft betroffen ist, lohnt sich die Aussprache.
• Bei der ordentlichen Jahresversammlung. Welche Beschlüsse jedes Jahr gefasst werden müssen und ob dafür ein Zirkularweg offen steht, klären Sie in den Statuten und mit einer Fachperson.
• Wenn ein Gesellschafter mündliche Beratung verlangt. Dann findet eine Versammlung statt, der Schriftweg reicht nicht.
• Wenn Statuten oder Gesetz eine Versammlung oder eine Urkundsperson verlangen.

Häufige Fehler

1. Antrag zu ungenau. «Wir würden gern das Darlehen besprechen» ist keine Beschlussvorlage. Schreiben Sie den Satz, der später im Protokoll stehen soll.
2. Jemanden vergessen. Eine fehlende Person kann den ganzen Beschluss gefährden. Machen Sie vor dem Versand eine Liste aller, die mitentscheiden.
3. Keine Daten. Ohne Versand- und Antwortdatum lässt sich später nicht belegen, wann was beschlossen wurde.
4. Mündliche Zusage statt schriftlicher Antwort. Ein «Passt schon, ich bin einverstanden» am Telefon reicht nicht. Bitten Sie um die schriftliche Antwort.
5. Statuten nicht gelesen. Was dort steht, geht vor. Klären Sie das vorher, nicht erst beim Streit.

Häufige Fragen

Was ist ein Zirkularbeschluss?

Ein Zirkularbeschluss ist ein Beschluss, der schriftlich gefasst wird, ohne dass sich die Gesellschafterinnen und Gesellschafter versammeln. Der Antrag geht reihum, alle antworten schriftlich, und das Ergebnis wird festgehalten.

Ersetzt ein Zirkularbeschluss die jährliche Versammlung?

Das hängt von Gesetz und Statuten Ihrer Gesellschaft ab. Prüfen Sie vor dem Start die Statuten und fragen Sie bei Zweifeln die Treuhandstelle oder eine Fachperson. Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung.

Was gehört ins Protokoll eines schriftlichen Beschlusses?

In der Praxis gehören dazu der genaue Wortlaut des Antrags, das Datum des Versands, die Liste der angeschriebenen Personen, die eingegangenen Antworten mit Datum, das Ergebnis und die Unterschrift der Person, die das Ergebnis festhält. Rechtliche Mindestanforderungen prüfen Sie in Ihren Statuten und im Gesetz.

Wann ist ein Zirkularbeschluss gültig?

Das hängt von Gesetz und Statuten ab. Nach Gesetz ist der schriftliche Weg für Beschlüsse möglich, die sonst der Gesellschafterversammlung vorbehalten sind, solange kein Gesellschafter mündliche Beratung verlangt. Der Beschluss steht erst nach Ablauf der Antwortfrist fest. Form und Verfahren regeln die Statuten genauer, und sie können den schriftlichen Weg auch ausschliessen. Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung.

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