Ferienwohnung direkt buchen: Ablauf bis zur Bewertung

Der Ablauf in acht Schritten

Schritt 1: Die Anfrage beantworten

Antworten Sie am gleichen Tag, wenn möglich. Wer Gäste sucht, schreibt oft mehreren Vermietern. Prüfen Sie zuerst den Kalender, dann die Eckdaten: Anreise- und Abreisedatum, Anzahl Personen, Haustier ja oder nein. Fehlt etwas, fragen Sie in derselben Antwort nach, statt in drei Mails nacheinander. Ist der Termin nicht frei, nennen Sie einen Alternativtermin. Das ist ehrlicher als eine knappe Absage und führt manchmal doch noch zur Buchung.

Schritt 2: Konditionen schriftlich nennen

Das Angebot nennt, was im Preis enthalten ist (zum Beispiel Bettwäsche, Endreinigung, Nebenkosten) und was extra kommt. Nennen Sie auch, wie die Anzahlung gehandhabt wird, ob es eine Kaution gibt und wie bei Stornierung vorgegangen wird. Gäste sollen vor der Buchung wissen, worauf sie sich einlassen. Das spart Rückfragen und Streit. Ob eine Kurtaxe anfällt und wer sie schuldet, regeln Kanton und Gemeinde in Gesetz oder Reglement. Fragen Sie bei Ihrer Gemeinde oder Tourismusorganisation nach.

Schritt 3: Die Buchung bestätigen

Eine schriftliche Bestätigung hält für beide Seiten fest, was vereinbart ist. Die Bestätigung enthält Namen der Gäste, Anzahl Personen, Anreise und Abreise, den vereinbarten Gesamtpreis, die Zahlungsangaben und den Hinweis auf Ihre Mietbedingungen. Bitten Sie die Gäste, kurz zu bestätigen, dass sie alles gelesen haben. Bewahren Sie diese Antwort auf: Sie hilft, falls später etwas strittig ist.

Schritt 4: Zahlung vereinbaren und kontrollieren

Legen Sie fest, ob eine Anzahlung nötig ist, wann der Rest fällig wird und wie bezahlt wird (Überweisung, Twint oder über das System einer Plattform). Tragen Sie die Zahlungstermine in eine Übersicht ein und schauen Sie am Tag nach der Frist ins Konto. Bleibt die Zahlung aus, schicken Sie eine freundliche Erinnerung: Oft ist sie nur untergegangen. Bestätigen Sie jeden Zahlungseingang kurz. Gäste sind dann sicher, dass die Buchung steht.

Schritt 5: Vor der Anreise informieren

Ein paar Tage vor der Ankunft schicken Sie die Details: Adresse und Anfahrt, Parkplatz, Ankunftszeit, wie die Schlüsselübergabe oder der Zugang funktioniert, Ihre Telefonnummer für den Notfall. Fragen Sie nach der geplanten Ankunftszeit. So müssen Sie nicht den ganzen Tag warten. Haben Sie eine Gästemappe oder eine Hausregel-Karte in der Wohnung, erwähnen Sie das. Zum Ausdrucken gibt es die WLAN- und Hausregel-Karte. Ob und welche Angaben zu den Gästen Sie melden müssen, hängt vom Ort ab. Erfassen Sie nur, was Sie für Buchung und allfällige Meldung brauchen.

Schritt 6: Check-in

Beim persönlichen Empfang gehen Sie kurz durch die Wohnung: Heizung, Geräte, Abfall, Hausordnung. Bei kontaktlosem Zugang schicken Sie den Code erst am Anreisetag oder kurz davor und fragen am ersten Abend nach, ob alles passt. Halten Sie den Zustand der Wohnung bei der Übergabe fest, am besten mit Datum-Fotos oder einer kurzen Liste. Dann lässt sich später klar sagen, was schon vorher so war.

Schritt 7: Check-out und Schlusskontrolle

Schicken Sie am Vortag der Abreise eine kurze Mail mit Abreisezeit, Schlüsselrückgabe und der Bitte, Abfall und Geschirr wie vereinbart zu hinterlassen. Nach der Abreise prüfen Sie die Wohnung und vergleichen sie mit dem Zustand bei der Ankunft. Fällt ein Schaden auf, melden Sie ihn den Gästen rasch, sachlich und mit Fotos. Ist ein Abzug nötig, begründen Sie ihn schriftlich und belegen Sie ihn mit Ihren Fotos.

Schritt 8: Um eine Bewertung bitten

Schreiben Sie kurz nach der Abreise, solange der Aufenthalt frisch ist. Bedanken Sie sich zuerst für den Aufenthalt und nennen Sie dann den Weg zur Bewertung, etwa den Link zu Ihrem Google-Eintrag oder Ihrer Website. Bitten Sie um eine ehrliche Bewertung, nicht um eine gute. Bieten Sie keinen Rabatt und keinen anderen Vorteil als Gegenleistung für eine Bewertung an: Google verbietet solche Anreize für Google-Bewertungen. Antworten Sie später auf jede Bewertung, auch auf kritische, freundlich und ohne Rechtfertigung. Das lesen künftige Gäste mit.

Checkliste pro Buchung

Ein Blatt pro Buchung genügt. Haken setzen, Datum dazu:

• ☐ Anfrage: Datum, Kanal, Personen, Haustier, Antwort verschickt
• ☐ Angebot: Preis, was inbegriffen ist, Anzahlung, Kaution, Stornoregel genannt
• ☐ Bestätigung versandt, Antwort der Gäste erhalten, Mietbedingungen beigelegt
• ☐ Anzahlung: Betrag, Fälligkeit, Eingang bestätigt
• ☐ Restzahlung: Fälligkeit, Eingang bestätigt
• ☐ Anreise-Mail mit Adresse, Zugang, Notfallnummer
• ☐ Ankunftszeit erfragt, Wohnung gereinigt und gelüftet
• ☐ Check-in: Übergabe, Zustand festgehalten
• ☐ Nachfrage am ersten Abend
• ☐ Abreise-Mail, Schlusskontrolle, Zustand verglichen
• ☐ Kaution zurück oder Abzug begründet mitgeteilt
• ☐ Dank mit Bewertungsbitte verschickt
• ☐ Gästedaten gelöscht, die Sie nicht mehr brauchen

Welche Pflichten zu Gästemeldung, Kurtaxe und Aufbewahrung von Unterlagen gelten, entnehmen Sie den Vorgaben von Kanton und Gemeinde sowie dem Gesetz.

Direkt oder über eine Plattform?

• Direkt: Sie bestimmen Preis, Ablauf und Mietbedingungen selbst und sparen die Plattformgebühren. Dafür sind Sie auch selbst für Sichtbarkeit, Zahlung und Kommunikation zuständig.
• Plattform: Die Plattform sorgt für Reichweite und Zahlungsabwicklung. Dafür gelten deren Regeln für Nachrichten, Stornierung und Bewertung, und Sie zahlen in der Regel eine Gebühr.
• Beides: Viele Vermieter nutzen eine Plattform für neue Gäste und bieten Stammgästen die Direktbuchung an. Der Ablauf oben passt dann auf beide Wege, nur Zahlung und Stornoregeln folgen bei der Plattform deren System.

Häufige Fehler

1. Nur mündlich zusagen. «Passt, wir freuen uns» am Telefon, ohne schriftliche Bestätigung. Später weiss niemand mehr genau, was vereinbart war.
2. Konditionen erst nach der Buchung nennen. Wer Kaution, Reinigung oder Stornoregel erst bei der Anreise erwähnt, erntet Ärger und schlechte Bewertungen.
3. Zahlungen nicht nachverfolgen. Ohne Übersicht fällt zu spät auf, dass eine Anzahlung fehlt.
4. Den Zustand nicht festhalten. Ohne Fotos oder Liste vom Check-in lässt sich ein Schaden schwer einordnen.
5. Zu viele Daten sammeln. Fragen Sie nur ab, was Sie für Buchung und allfällige Meldung brauchen, und löschen Sie danach, was nicht mehr nötig ist.
6. Die Bewertungsbitte vergessen. Zufriedene Gäste schreiben selten von sich aus. Eine freundliche Nachricht kurz nach der Abreise genügt.

Häufige Fragen

Wie läuft eine Direktbuchung einer Ferienwohnung ab?

Anfrage beantworten, Verfügbarkeit und Konditionen schriftlich nennen, Buchung bestätigen, Zahlung vereinbaren und kontrollieren, vor der Anreise die Details schicken, Check-in und Check-out begleiten und am Schluss um eine Bewertung bitten. Jeder Schritt wird mit Datum festgehalten.

Was gehört in eine Buchungsbestätigung?

Name und Anzahl der Gäste, Anreise und Abreise, der vereinbarte Gesamtpreis, wie und bis wann bezahlt wird, Hinweis auf die Mietbedingungen und eine Kontaktmöglichkeit für Rückfragen. Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung.

Wann bitte ich um eine Bewertung?

Kurz nach der Abreise, solange der Aufenthalt frisch ist. Bedanken Sie sich zuerst, nennen Sie den Link oder Weg für die Bewertung und lassen Sie den Gästen die Wahl. Bitten Sie um eine ehrliche Bewertung, nicht um eine gute.

Die Checkliste oben funktioniert ohne weitere Hilfsmittel: Passen Sie Mietbedingungen und Buchungstexte an Ihre Wohnung an.

Dieser Ratgeber ist eine Arbeitshilfe und keine Rechtsberatung.

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