# 02 Mailvorlagen für Ihre Gäste

Fünf Mails, die Sie von der Anfrage bis nach der Abreise brauchen. Alle Platzhalter heissen in allen Vorlagen gleich: [Anrede und Name], [Name der Ferienwohnung], [Anreisedatum], [Abreisedatum], [Anzahl Personen], [Gesamtpreis] und so weiter. Passen Sie Ton und Länge an Ihren Stil an.

**Zwei Hinweise:** Schicken Sie Zugangscodes erst kurz vor der Anreise und nicht in der Buchungsbestätigung. Kurtaxe, Anzahlung und Stornobedingungen müssen mit dem übereinstimmen, was Sie bei der Buchung vereinbart haben. Bei Buchungen über ein Portal gelten dessen Regeln, die Sie hier nicht ändern.

## 1. Antwort auf eine Anfrage (Wohnung frei)

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Betreff: Ihre Anfrage für [Name der Ferienwohnung], [Anreisedatum] bis [Abreisedatum]

[Anrede und Name]

Vielen Dank für Ihr Interesse an unserer Ferienwohnung in [Ort]. Für den Zeitraum vom [Anreisedatum] bis [Abreisedatum] ist die Wohnung frei.

Die Eckdaten:
- Personen: bis [Anzahl Personen]
- Preis: CHF [Preis pro Nacht] pro Nacht, [Anzahl Nächte] Nächte, total CHF [Gesamtpreis]
- Im Preis enthalten: [Bettwäsche, Handtücher, Endreinigung, WLAN usw.]
- Nicht enthalten: [Kurtaxe nach Gemeindeansatz / Haustier-Zuschlag / weitere Posten]

Wenn Sie buchen möchten, antworten Sie bitte bis [Datum] auf diese Mail. Wir reservieren die Wohnung bis dahin für Sie. Für Fragen erreichen Sie uns unter [Telefon].

Freundliche Grüsse
[Vorname Nachname]
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## 2. Absage (Wohnung nicht frei, ehrlich und freundlich)

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Betreff: Ihre Anfrage für den [Anreisedatum]

[Anrede und Name]

Vielen Dank für Ihre Anfrage. Leider ist unsere Wohnung im gewünschten Zeitraum bereits vergeben.

(Optional: Alternativ ist die Wohnung vom [Datum] bis [Datum] frei.)

Wir würden uns freuen, Sie ein anderes Mal bei uns zu begrüssen.

Freundliche Grüsse
[Vorname Nachname]
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## 3. Buchungsbestätigung

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Betreff: Buchungsbestätigung [Name der Ferienwohnung], [Anreisedatum] bis [Abreisedatum]

[Anrede und Name]

Herzlichen Dank für Ihre Buchung. Wir bestätigen Ihnen gerne:

- Wohnung: [Name der Ferienwohnung], [Adresse]
- Aufenthalt: [Anreisedatum] bis [Abreisedatum], [Anzahl Nächte] Nächte
- Personen: [Anzahl Personen] (davon Kinder: [Zahl], Alter: [Alter])
- Gesamtpreis: CHF [Gesamtpreis], inklusive [Leistungen]
- Anzahlung: CHF [Betrag] bis [Datum] auf [Kontoverbindung / IBAN]; Rest [bei Anreise / bis Datum]
- Kurtaxe / Gästetaxe: [wird von der Gemeinde erhoben und bei Abreise abgerechnet / ist im Preis enthalten / entfällt]. Massgebend sind die Regeln von [Gemeinde / Tourismusorganisation].
- Annullierung: [Ihre vereinbarten Bedingungen, z. B. kostenlos bis Datum, danach Prozentsatz]
- Haustiere: [nicht erlaubt / erlaubt gegen Zuschlag von CHF Betrag]

Anreise ist ab [Uhrzeit], Abreise bis [Uhrzeit]. Etwa [Zahl] Tage vor Ihrer Anreise senden wir Ihnen die Anreise-Informationen mit allen Details zur Schlüsselübergabe.

Bitte teilen Sie uns mit, wann Sie ungefähr ankommen, und falls Sie Allergien oder besondere Wünsche haben, die wir wissen sollten.

Freundliche Grüsse
[Vorname Nachname], [Telefon]
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## 4. Anreise-Info (ca. 3 Tage vor Ankunft)

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Betreff: Ihre Anreise nach [Ort]: alle Infos auf einen Blick

[Anrede und Name]

in wenigen Tagen ist es so weit. Hier alles Wichtige für Ihre Ankunft am [Anreisedatum]:

Adresse: [Strasse Nr., PLZ Ort], [Stockwerk], Türschild [Name]
Anreise ab: [Uhrzeit]. Bitte melden Sie uns Ihre voraussichtliche Ankunft unter [Telefon].
Schlüssel: [persönliche Übergabe durch Name / Schlüsselbox mit Code / weitere Beschreibung]
Parkplatz: [Nummer / Lage / Hinweis]
Mit dem öffentlichen Verkehr: Haltestelle [Name], ca. [Zahl] Minuten zu Fuss
WLAN: [Netzwerkname], Passwort in der Gästemappe in der Wohnung
Einkaufen: [nächster Laden, Öffnungszeiten, bei Anreise am Sonntag Hinweis]
Sonstiges: [z. B. Wegbeschreibung bei Schnee, Winterreifen, Zufahrt gesperrt, Baustelle]

In der Wohnung finden Sie unsere Gästemappe mit Hausregeln, Abfallhinweisen, Notfallnummern und Tipps für die Umgebung.

**Beispiel, ausgefüllt (frei erfunden), Mail 1:** Betreff: Ihre Anfrage für Chalet Alpenblick, 10.07.2027 bis 17.07.2027. Guten Tag Frau Muster. Vielen Dank für Ihr Interesse an unserer Ferienwohnung in Interlaken. Für den Zeitraum vom 10.07.2027 bis 17.07.2027 ist die Wohnung frei. Preis: CHF 120 pro Nacht, 7 Nächte, total CHF 840. Im Preis enthalten: Bettwäsche, Handtücher, Endreinigung, WLAN. Nicht enthalten: Kurtaxe nach Gemeindeansatz. Wenn Sie buchen möchten, antworten Sie bitte bis 20.06.2027 auf diese Mail.

Falls sich Ihre Pläne ändern oder Sie unterwegs Fragen haben, erreichen Sie uns unter [Telefon].

Wir wünschen Ihnen eine gute Reise.

Freundliche Grüsse
[Vorname Nachname]
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## 5. Abreise-Erinnerung und Danke (am Abend vor oder am Tag der Abreise)

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Betreff: Ihre Abreise am [Abreisedatum]

[Anrede und Name]

wir hoffen, Sie hatten schöne Tage bei uns. Zur Abreise am [Abreisedatum] noch kurz das Wichtigste:

- Abreise bis [Uhrzeit]
- Schlüssel: [Rückgabe-Ort]
- Abfall bitte wie in der Gästemappe beschrieben entsorgen
- Die Endreinigung übernehmen [wir / Sie nach Checkliste in der Gästemappe]
- [Kurtaxe / Restzahlung: Hinweis]

Falls Sie etwas vergessen haben, melden Sie sich bitte bei uns, wir schicken es Ihnen gerne nach [Adresse] (gegen Portokosten).

Vielen Dank für Ihren Besuch. Wenn Sie uns Rückmeldungen geben möchten, was Ihnen gefallen hat oder wo wir etwas verbessern können, freuen wir uns über eine kurze Mail an [E-Mail].

Gute Heimreise und herzliche Grüsse
[Vorname Nachname]
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## Wichtig
- Bewahren Sie Gästedaten nur so lange auf, wie Sie sie für Buchung, Abrechnung und gesetzliche Pflichten brauchen, und geben Sie sie nicht weiter, ausser wo Sie dazu verpflichtet sind (Datenschutzgesetz).
- Bitten Sie nicht um Bewertungen mit Gegenleistung (Rabatt, Geschenk) und schreiben Sie keine Bewertungen für sich selbst.
- Kurtaxe, Meldepflicht und weitere Auflagen regeln Gemeinde und Kanton. Beträge nennen wir hier nicht. Fragen Sie bei Ihrer Gemeinde nach.