Viele Firmen fragen sich, welche Pflichtangaben in die E-Mail-Signatur gehören. Die kurze Antwort: In der Schweiz gibt es keine Vorschrift, die eine feste Signatur mit bestimmten Zeilen verlangt, jedenfalls ist uns keine bekannt. Es gibt aber Regeln für Geschäftskorrespondenz, und E-Mails an Kundschaft zählen in der Regel dazu. Wer diese Regeln kennt, weiss, welche vier bis sechs Zeilen sich lohnen. Diese Seite trennt sauber zwischen dem, was das Gesetz sagt, und dem, was wir empfehlen.
Kurzantwort: Das gehört in die Signatur
| Angabe | Status | Hinweis |
|---|---|---|
| Firma vollständig, wie im Handelsregister | Gesetz (wenn eingetragen) | Art. 954a OR, inklusive Rechtsform wie «GmbH» oder «AG», sofern sie Teil der Firma ist |
| Name und Funktion der schreibenden Person | Empfehlung | Damit Empfänger wissen, wer schreibt |
| Adresse, Telefon, E-Mail | Empfehlung (für Onlineangebote Pflicht auf der Website) | Art. 3 Abs. 1 Bst. s UWG betrifft vor allem Website und Shop |
| Sitz (Ort) | Empfehlung | Die Postadresse mit Ort deckt das meist ab |
| UID | Freiwillig in der Signatur | Auf Rechnungen mit Mehrwertsteuer gelten eigene Angaben |
| Website | Empfehlung | Führt zu Impressum und Kontakt |
| Disclaimer «Diese Mail ist vertraulich …» | Keine Pflicht | Siehe unten, Wirkung unklar |
Was das Gesetz sagt
Firma in der Korrespondenz (Art. 954a OR)
Wer im Handelsregister eingetragen ist, muss in der Korrespondenz, auf Bestellscheinen und Rechnungen sowie in Bekanntmachungen die eingetragene Firma oder den eingetragenen Namen vollständig und unverändert angeben. Kurzbezeichnungen, Logos und Geschäftsbezeichnungen dürfen zusätzlich verwendet werden, ersetzen die Firma aber nicht. Ob eine einzelne E-Mail «Korrespondenz» im Sinn dieser Regel ist, hängt vom Inhalt ab; E-Mails an Kundschaft oder Lieferanten sind es in der Regel. Darum empfehlen wir: Setzen Sie die vollständige Firma immer in die Signatur. Das ist ein Mal eingerichtet und kostet nichts.
Die genaue Schreibweise finden Sie im öffentlichen Handelsregister auf zefix.ch. Achten Sie auf Punkte, Kommas, «&» oder «und» und auf die Rechtsform.
Onlineangebote (Art. 3 Abs. 1 Bst. s UWG)
Wer Waren oder Leistungen im elektronischen Geschäftsverkehr anbietet, muss klare und vollständige Angaben zur Identität und zur Kontaktadresse inklusive E-Mail machen. In der Praxis erfüllen Sie das mit dem Impressum Ihrer Website oder Ihres Shops. Ausgenommen sind nach Art. 3 Abs. 2 UWG Verträge, die ausschliesslich per E-Mail oder durch vergleichbare individuelle Kommunikation geschlossen werden. Es schadet aber nicht, dieselben Angaben in der Signatur zu führen. So wirken Ihre Mails auch für Kundschaft seriös, die Sie nur per Mail kennt.
UID und Mehrwertsteuer
Die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID, Format CHE-123.456.789) ist in der Signatur nicht vorgeschrieben. Sie kann helfen, weil sie die Firma eindeutig macht. Ist Ihre Firma mehrwertsteuerpflichtig, gelten für Rechnungen eigene Pflichtangaben, unter anderem die UID mit Zusatz zur Mehrwertsteuer. Details dazu bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung. Eine Rechnung als PDF im Anhang ist etwas anderes als die Signatur der Begleitmail.
Newsletter und Werbemails
Für Massenwerbung per E-Mail gelten zusätzliche Regeln im UWG (Absenderangabe, Hinweis auf Ablehnung). Das ist ein eigenes Thema und gehört nicht in die normale Signatur. Wenn Sie Newsletter versenden, lesen Sie dazu den Gesetzestext (Link unten) oder fragen Sie eine Fachperson.
Empfehlungen: so wird die Signatur brauchbar
- Kurz bleiben. Vier bis sechs Zeilen. Lange Signaturen werden nicht gelesen und stören in Mail-Verläufen.
- Auch ohne Bild vollständig. Viele Mailprogramme blenden Bilder bei Empfängern zuerst aus. Das Logo ist ein Extra, die Angaben müssen als Text da sein.
- Mobile Nummer nur, wenn Sie erreichbar sind. Sonst nur die Geschäftsnummer.
- Telefon international schreiben. +41 41 000 00 00 klappt auch aus dem Ausland.
- Antworten und Weiterleitungen. Eine kürzere Zweitsignatur für Antworten (Name, Funktion, Telefon) genügt, wenn die volle Signatur auf der ersten Mail steht. Für Mails an neue Kundschaft nehmen Sie die volle.
- Persönliche Angaben von Mitarbeitenden. Wer als Privatperson arbeitet (zum Beispiel Praxis, Treuhand), schreibt nur, was nötig ist. Private Handynummern gehören nicht hinein, ohne dass die Person das möchte.
Beispiele je Rechtsform
Alle Beispiele sind frei erfunden. Ersetzen Sie die Angaben durch Ihre eigenen und prüfen Sie die Firma auf zefix.ch.
Einzelfirma, im Handelsregister eingetragen
Freundliche Grüsse Hans Muster Inhaber Muster Schreinerei, Hans Muster Dorfstrasse 1, 6000 Luzern +41 41 000 00 00 · [email protected] muster-schreinerei.ch · CHE-123.456.789
Bei eingetragenen Einzelunternehmen steht im Handelsregister der Name der Inhaberin oder des Inhabers, oft mit Zusatz. Übernehmen Sie die Schreibweise genau. Einzelunternehmen müssen sich je nach Tätigkeit und Umsatz eintragen lassen; ob das auf Sie zutrifft, klärt das Handelsregisteramt Ihres Kantons. Wer nicht eingetragen ist, schreibt den Namen so, wie er im Geschäft üblich ist, und ergänzt Adresse und Kontakt. Die Pflicht aus Art. 954a OR knüpft an die Eintragung an.
GmbH
Freundliche Grüsse Anna Beispiel Geschäftsführerin Beispiel Treuhand GmbH Bahnhofstrasse 10, 6003 Luzern +41 41 000 00 01 · [email protected] beispiel-treuhand.ch · CHE-234.567.890
«GmbH» gehört zur Firma und steht in der Signatur dabei. Der Sitz ist der Ort, der im Handelsregister steht; er kann von der Postadresse abweichen. Dann ist die Postadresse für Ihre Kundschaft wichtiger, den Sitz erwähnen Sie auf Wunsch zusätzlich.
AG
Freundliche Grüsse Peter Probe Leiter Verkauf Probe Maschinen AG Industrieweg 5, 6020 Emmenbrücke +41 41 000 00 02 · [email protected] probe-maschinen.ch · CHE-345.678.901
Auch hier: Firma wie eingetragen, mit «AG». Ob Sie aus Gründen Ihrer Branche weitere Angaben aufnehmen, klären Sie mit Ihrem Verband.
Verein
Freundliche Grüsse Sabine Beispiel Präsidentin Turnverein Beispiel Postfach, 6000 Luzern turnverein-beispiel.ch · [email protected]
Vereine müssen sich nur im Handelsregister eintragen lassen, wenn sie ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreiben oder revisionspflichtig sind (Art. 61 Abs. 2 ZGB); viele sind es nicht. Dann gilt der Name laut Statuten. Eine UID ist meist nicht vorhanden und nicht nötig.
Alle vier Beispiele erstellen Sie mit dem kostenlosen E-Mail-Signatur-Generator. Er läuft im Browser, wir erhalten Ihre Eingaben nicht.
Disclaimer, Datenschutz und andere Mythen
«Diese E-Mail ist vertraulich …»
Solche Hinweise sind weit verbreitet, aber uns ist keine Schweizer Vorschrift bekannt, die sie verlangt. Ihre rechtliche Wirkung ist unklar, und wir kennen keine Zusage, dass sie Fehlversand verhindert oder Empfänger verpflichtet. Einen Hinweis zu setzen schadet nicht, aber er ersetzt keine Sorgfalt: Prüfen Sie Adressfelder, bevor Sie senden. Der Generator auf lezo.ch verzichtet bewusst auf automatische Disclaimer.
Berufsgeheimnis
Ärztinnen, Anwälte, Treuhandfachleute und andere unterliegen eigenen Pflichten. Diese gelten unabhängig von einem Hinweis in der Signatur. Fragen Sie bei Zweifeln Ihren Berufsverband.
«Datenschutz-Hinweis in der Signatur ist Pflicht»
Das neue Datenschutzgesetz (DSG) verlangt Information, wenn Sie Personendaten beschaffen (Art. 19 DSG), in der Regel über eine Datenschutzerklärung (zum Beispiel auf der Website). Uns ist nicht bekannt, dass das DSG verlangt, jede E-Mail-Signatur müsse einen Datenschutztext enthalten. Ein Link auf die Datenschutzerklärung Ihrer Website kann nützlich sein, wenn Sie Daten Dritter systematisch bearbeiten. Für Kundschaft in der EU kann zusätzlich die DSGVO gelten.
«Ohne Handelsregister-Nummer ist die Mail ungültig»
Nein. Uns ist keine Regel bekannt, nach der eine E-Mail ohne vollständige Signatur ungültig wäre. Es geht um Transparenz und Vertrauen und um die Regel zur Firma (Art. 954a OR), nicht um die Gültigkeit der Mail.
Aus Deutschland oder Österreich übernommen
Im Netz finden Sie viele Listen mit Pflichtangaben «für E-Mails». Die meisten gelten für Deutschland (Handelsregisternummer, Registergericht, Geschäftsführer) oder Österreich und stammen aus dortigen Gesetzen (zum Beispiel § 37a HGB, § 35a GmbHG, § 14 UGB). Sie gelten in der Regel nicht für eine Schweizer Firma, die nur in der Schweiz auftritt. Haben Sie eine Niederlassung oder Kundschaft in diesen Ländern, kann es anders sein; klären Sie das separat.
Quellen
- Obligationenrecht (OR), Art. 954a, auf fedlex.admin.ch
- Bundesgesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG), Art. 3 Abs. 1 Bst. s, auf fedlex.admin.ch
- SECO, Onlinehandel (Informationspflichten nach UWG)
- Zefix, zentraler Firmenindex
- UID-Register
- Eidgenössische Steuerverwaltung, Mehrwertsteuer
Weiter mit Ihrem Auftritt
Signatur erstellen
Angaben eintragen, Vorlage wählen und für Gmail, Outlook oder Apple Mail kopieren. Gratis.
Eine Website mit Impressum
Die Angaben aus der Signatur gehören auch auf Ihre Website. Wir bauen Websites für Schweizer Kleinbetriebe.
Häufige Fragen
Was muss in einer E-Mail-Signatur in der Schweiz stehen?
Es gibt keine feste Vorschrift für den Inhalt einer Signatur. Wer im Handelsregister eingetragen ist, muss in der Korrespondenz die eingetragene Firma vollständig und unverändert angeben (Art. 954a OR). Wir empfehlen zusätzlich Name, Funktion, Adresse, Telefon, E-Mail und Website.
Muss die UID in die E-Mail-Signatur?
Nein, in der Signatur ist sie freiwillig. Auf Rechnungen mit Mehrwertsteuer gelten eigene Angaben, unter anderem die UID.
Gelten für die GmbH, die AG und die Einzelfirma andere Regeln?
Die Regel zur Firma ist für alle im Handelsregister Eingetragenen gleich: Die Firma steht so da, wie sie eingetragen ist, bei GmbH und AG mit der Rechtsform. Bei Einzelfirmen ist es der eingetragene Name. Nicht eingetragene Einzelunternehmen und kleine Vereine schreiben ihren üblichen Namen.
Brauche ich einen Disclaimer in der Signatur?
Nein, eine Pflicht ist uns nicht bekannt. Die Wirkung solcher Texte ist unklar. Bei besonderen Berufspflichten klären Sie den Bedarf mit Ihrem Verband.
Gilt die Impressumspflicht auch für E-Mails?
Die Angabe von Identität und Kontakt im elektronischen Geschäftsverkehr (Art. 3 Abs. 1 Bst. s UWG) betrifft vor allem Website und Shop; für Verträge, die ausschliesslich per E-Mail oder durch vergleichbare individuelle Kommunikation geschlossen werden, gilt sie nach Art. 3 Abs. 2 UWG nicht. Eine Signatur mit denselben Angaben ist trotzdem eine gute Praxis.