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Abwesenheitsnotiz Betriebsferien: Vorlage und Generator

Zeitraum eintragen, Text für Outlook, Gmail und Combox kopieren. Demo mit Beispielwerten, eigene Werte im LeZo Abo ab CHF 9.

1. Anlass und Zeitraum
Bei Betriebsferien und Feiertagen schreibt der Text «wir», bei Ferien und Weiterbildung «ich».
Anzeige je nach Gerät TT.MM.JJJJ.
Im Text steht «bis und mit», damit klar ist, dass dieser Tag noch dazugehört.
Leer lassen: Es gilt der nächste Tag von Montag bis Freitag nach dem letzten Abwesenheitstag, ohne Feiertagsprüfung.
2. Absender (optional, für Gruss und Combox)
3. Vertretung (optional, für dringende Fälle)
Besser Festnetz oder Zentrale als eine private Handynummer (warum?).
4. Ton und Betreff
Leer lassen für einen automatischen Betreff.

Bitte Anlass und Zeitraum (von, bis) eintragen. Die Texte erscheinen dann automatisch.

Wo trage ich die Abwesenheitsnotiz ein?

Die Menünamen ändern sich je nach Version und Konto (Stand der Anleitungen: November 2026, abgeglichen mit den Hilfeseiten von Microsoft, Google, Apple und Swisscom). Wenn Sie einen Punkt nicht finden, hilft die Suche in den Einstellungen oder die Hilfe Ihres Anbieters.

Outlook (Microsoft 365 / Exchange)

Outlook gibt es in drei Varianten. Welche Sie haben, sehen Sie an der Oberfläche; die Wege unterscheiden sich.

  1. Klassisches Outlook (Windows): Datei, dann «Automatische Antworten». Fehlt der Knopf, geht es über Regeln (Hilfe von Microsoft). Neues Outlook (Windows): Ansicht, Einstellungen (Zahnrad), «Konten», «Automatische Antworten». Outlook im Web: Einstellungen (Zahnrad), «Konto», «Automatische Antworten». Im neuen Outlook und im Web liegt der Punkt also unter «Konten» beziehungsweise «Konto», nicht unter «Mail».
  2. Die automatischen Antworten einschalten (klassisch: «Automatische Antworten senden», neu und Web: Schalter). Die Antwort nur für einen Zeitraum senden und Start und Ende eintragen. Ohne Enddatum bleibt die Antwort an, bis Sie sie selbst ausschalten.
  3. Den kopierten Text einfügen. Bei Geschäfts-, Schul- und Unikonten gibt es im klassischen Outlook getrennte Reiter für «innerhalb» und «ausserhalb» der Organisation; im neuen Outlook und im Web gibt es eine Auswahl, ob auch ausserhalb der Organisation geantwortet wird, und die Option, nur Kontakten zu antworten.
  4. Speichern (klassisch: «OK», neu und Web: «Speichern»). Ein Betreff-Feld gibt es nicht; die Antwort trägt dann den Betreff der eingegangenen Mail.
Gmail
  1. Am Computer: Zahnrad oben rechts, «Alle Einstellungen aufrufen», Reiter «Allgemein», nach unten zu «Abwesenheitsnotiz» scrollen und «Abwesenheitsnotiz aktiviert» wählen. In der Gmail-App (Android, iPhone): Menü (drei Striche), «Einstellungen», Ihr Konto, «Abwesenheitsnotiz», Schieberegler auf «An». Die App-Schritte sind in der Hilfe von Google für Android beschrieben; auf dem iPhone können Bezeichnungen leicht abweichen. Wenn der Punkt in der App fehlt, nehmen Sie den Browser am Computer.
  2. Den Zeitraum eintragen. Die Notiz gilt ab dem ersten Tag um 0:00 Uhr bis zum letzten Tag um 23:59 Uhr.
  3. Betreff und Text einfügen. Mit dem Häkchen unter der Nachricht lässt sich einstellen, dass nur Ihre Kontakte die Antwort erhalten.
  4. Am Computer unten «Änderungen speichern» klicken, in der App oben «Fertig» (Android) beziehungsweise «Fertig» oder «Speichern» (iPhone). Zum vorzeitigen Beenden im Banner oben im Posteingang «Jetzt beenden» wählen.
Apple Mail und iCloud
  1. Das Programm Mail auf dem Mac sendet automatische Antworten nur über Regeln und nur, solange das Programm geöffnet ist. Besser: die Abwesenheitsnotiz dort einrichten, wo Ihr Konto liegt (Gmail, Exchange, Ihr Hosting-Anbieter).
  2. Bei iCloud-Mail: auf icloud.com/mail anmelden, oben in der Postfachliste den Knopf «Einstellungen» (Zahnrad) und dann «Einstellungen» wählen.
  3. In der Seitenleiste «Automatische Antwort» (englisch «Auto-Reply») öffnen, die Option zum automatischen Antworten auf eingehende Nachrichten einschalten und den Text einfügen. Optional einen Zeitraum setzen; ohne Zeitraum müssen Sie die Option selbst wieder abwählen. Wer mehrmals schreibt, bekommt innerhalb von 24 Stunden nur eine Antwort.
  4. Speichern und mit einer Testmail von einer anderen Adresse prüfen. Ob die Funktion auch für Aliase und eigene Domains gilt, nennt Apple nicht; im Zweifel testen.
Combox oder Voicemail
  1. Den Combox-Text zweimal laut lesen und ein ruhiges Tempo üben. Er ist auf etwa 25 Sekunden ausgelegt (Richtwert nach Wortzahl).
  2. Swisscom-Combox: Die Combox anrufen (Taste 1 lange drücken oder 086 und die eigene Nummer wählen), dann nach der Anmeldung mit PIN die Taste 9 (Einstellungen), dann 1 (Ansagen), dann 1 (persönliche Ansage aufnehmen). Bei anderen Anbietern stehen Nummer und Menü in deren Anleitung.
  3. Eine eigene Abwesenheitsansage mit mehreren Ansagen gibt es bei Swisscom nur mit Combox pro; sonst ersetzen Sie die persönliche Ansage für die Zeit der Abwesenheit. Das Hochladen als Sprachmemo bieten nicht alle Anbieter an.
  4. Von einem anderen Telefon anrufen und die Ansage anhören. Nach der Rückkehr die Standardansage wieder aktivieren.

Testen Sie jede Notiz einmal mit einer Mail von einer fremden Adresse, bevor Sie in die Ferien gehen. Und: Ausschalten nicht vergessen. Mit festem Enddatum erledigt sich das in Outlook und Gmail meist von selbst.

Was gehört nicht in eine Abwesenheitsnotiz?

Orientierungshilfe. Die Texte sind Vorschläge und ersetzen keine Beratung. Prüfen Sie, ob für Ihren Betrieb besondere Angaben nötig sind (zum Beispiel eine Notfallnummer bei Praxen), und passen Sie die Texte an.

Häufige Fragen

Was gehört in eine gute Abwesenheitsnotiz?

Vier Dinge: von wann bis wann Sie nicht erreichbar sind, ab wann Sie wieder antworten, wer in dringenden Fällen hilft und ein freundlicher Gruss. Mehr braucht es nicht. Der Generator setzt genau diese Teile zusammen.

Was ist der Unterschied zwischen Betriebsferien und Ferien im Text?

Bei Betriebsferien und Feiertagen schreibt der Text im «Wir», weil der ganze Betrieb geschlossen ist. Bei Ferien und Weiterbildung schreibt er im «Ich» und betrifft nur eine Person.

Wie lang darf eine Combox-Ansage sein?

Kurz genug, dass Anrufende nicht aufgeben: Der Generator zielt auf höchstens 25 Sekunden bei ruhigem Sprechtempo. Wird der Text länger, lässt er zuerst den Schlusssatz, dann die Vorstellung und zuletzt die Vertretung weg und weist Sie darauf hin. Die Sekundenzahl ist ein Richtwert, also sprechen Sie den Text einmal laut.

Berücksichtigt der Generator Feiertage?

Nein. Das automatische Rückkehrdatum ist der nächste Tag von Montag bis Freitag nach dem letzten Abwesenheitstag. Feiertage und Ruhetage unterscheiden sich je nach Kanton und Betrieb. Fällt dort ein Feiertag, tragen Sie das Rückkehrdatum selbst ein.

Was passiert mit meinen Eingaben?

Der Generator läuft in Ihrem Browser. Wir erhalten keine Eingaben, speichern nichts und setzen keine Tracking-Cookies. Nach dem Neuladen ist das Formular wieder leer. Details in der Datenschutzerklärung.

Weiterführend

Annahmen

Datum als TT.MM.JJJJ. Ohne Rückkehrdatum gilt der nächste Tag von Montag bis Freitag, Feiertage sind nicht eingerechnet. Combox-Dauer: etwa 2.3 Wörter pro Sekunde. Menüs der Mailprogramme können abweichen.

Stand: November 2026.